Повышение эффективности кадрового делопроизводства

 •ведение документации  и составление отчетности по  охране и условиям труда по  установленным формам и в соответствующие  сроки. 

 

-консультирование руководителей  и работников предприятий по  вопросам охраны труда. 

•ведение табельного учёта  и контроля использования рабочего времени в соответствии с действующим  законодательством 

•ведение табеля унифицированных  форм документов по кадровому отделу

 •формирование и редактирование  штатного расписания организации

 •формирование и ведение  непротиворечивого графика отпусков  сотрудников.

 •методические материалы  по вопросам охраны труда; 

 

основные технологические  процессы производства продукции предприятия;

•методы изучения условий  труда на рабочих местах;

•организацию работы по охране труда; систему стандартов безопасности труда;

•психофизиологические требования к работникам исходя из категории  тяжести работ;

•особенности эксплуатации оборудования, применяемого на предприятии; правила и средства контроля соответствия технического состояния оборудования требованиям безопасного ведения  работ;

•порядок и сроки составления  отчетности о выполнении мероприятий  по охране труда;

•основы экономики, организации  производства, труда и управления; основы трудового законодательства.

 •Осуществляет контроль  за соблюдением в подразделениях  предприятия законодательных и  иных нормативных правовых актов  по охране труда, за предоставлением  работникам установленных льгот  и компенсаций по условиям  труда. 

•Изучает условия труда  на рабочих местах, подготавливает и вносит предложения о разработке и внедрении более совершенных  конструкций оградительной техники, предохранительных и блокировочных  устройств, других средств защиты от воздействия опасных и вредных  производственных факторов.

•Совместно с другими  подразделениями предприятия проводит работу по аттестации и сертификации рабочих мест и производственного  оборудования на соответствие требованиям  охраны труда.

•Участвует в разработке мероприятий по предупреждению профессиональных заболеваний и несчастных случаев  на производстве, по улучшению условий  труда и доведению их до требований нормативных правовых актов по охране труда, а также оказывает организационную  помощь по выполнению разработанных  мероприятий.

•Контролирует своевременность  проведения соответствующими службами необходимых испытаний и технических  освидетельствований

 

Менеджер по рекламе подчиняется  начальнику отдела кадров. Специфика  строительных работ требует поиск  заказчиков. Реклама способствует организации  деловых отношений. Формы рекламы  может быть различные. В ООО «Строитель» имеет свой сайт, также периодически даёт рекламные объявления в газете.

-организует поиск будущих  работников, специалистов. Для этого  используется средства рекламы  и информационные технологии.

 •Организует деловую  переписку

 Главными задачами системы управления персоналом организации являются – обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессионального и социального развития. В соответствии с этими задачами и формируется система управления.

 Совершенствование работы службы кадров

Проведя анализ хозяйственной  деятельности организации, проанализировав  работу, проводимую с персоналом, нами выработан ряд предложений по совершенствованию работы службы управления персоналом.

Совершенствование учетной  политики в управлении персоналом

В организации учет персонала  производится с использованием устаревшего  программного обеспечения, которое  не может обеспечить ввод, хранение и обработку информации, необходимой  для управления персоналом на современном  уровне. Часть информации, вообще, хранится в бумажном виде. Учет использования  рабочего времени производится вручную  с заполнением бумажных бланков. Это негативно сказывается на работе специалистов службы, т.к. они  вынуждены долгое время тратить  на заполнение или поиск необходимой  информации.

В тоже время, на предприятии  разработана система управления персоналом, отвечающая всем современным  требованиям, предъявляемым к учету  персонала, соответствует всем требования законодательства Республики Беларусь, а также учитывает множество  нюансов учета персонала не производстве. Подсистема документооборота многоуровневая, рассчитана на совместное использование  в отделах кадров, труда и заработной платы, юридическом, охраны труда.

Использование данной системы  для нужд малых предприятий, особенно с непроизводственным персоналом, является нецелесообразным из-за жесткого разграничения  полномочий по вводу и обработке  информации.

В связи с этим, предлагается разработать собственными силами и  внедрить облегченный вариант системы  управления персоналом.

 

 

Краткая характеристика предлагаемой системы. Система предназначена для оперативного управления количественными и качественными характеристиками трудовых ресурсов с целью предоставления информации для принятия управленческих решений в области управления персоналом.

Предлагаемая  структура системы:

- ведение штатного расписания 

- ввод документов (приказов, распоряжений) о персонале 

- учет кадров 

- учет рабочего времени 

- формирование отчетности

- запросная подсистема

Подсистема «Ведение штатного расписания» должна позволять:

- создавать описание структуры  предприятия в виде иерархического  «дерева подразделений» 

- формировать и вести  штатное расписание и историю  его изменений 

- формировать печатную  форму штатного расписания

- создавать с помощью  запросной системы произвольные  отчеты.

Подсистема «Ввод  документов (приказов) о персонале» должна позволять:

- ввод и хранение в  электронном виде различных документов (приказов, распоряжений), касающихся  персонала

- печать введенных документов

- автоматическую разноску  информации из документов в  электронное личное дело работников

- оповещать пользователей  о необходимости принятия тех  или иных мер в связи с  наступлением каких либо событий.  Например, оповещение кадровика,  об окончании срока действия  контракта

- осуществлять поиск и  просмотр в архиве утвержденных  документов 

 

 

 

 

Подсистема «  Учет кадров» должна обеспечивать:

- ведение информации о  сотрудниках по разделам: общая  информация; образование; служебная  информация; личная информация; военно-учетный  стол; прочая;

- ведение истории изменения  личных данных 

- формирование различных  справок по требованию сотрудника

- формирование списков  сотрудников по произвольной  комбинации признаков 

- формирование различной  отчетности.

Подсистема «Учет  рабочего времени» должна позволять:

- формировать табель учета  рабочего времени в разрезе  подразделений, сотрудников на  основании месячных планов-графиков  рабочего времени, приказов и  документов о неявках 

- формировать данные для  передачи на расчет заработной  платы. 

Подсистемы «Формирование  отчетности» и «Запросная подсистема» предназначены для автоматизации анализа наличия и использования трудовых ресурсов, предоставления руководству актуальной и достоверной информации для принятия управленческих решений. Должна выполнять следующие функции:

- предварительную аналитическую  обработку данных 

- расчет итоговых показателей 

- составление аналитических  таблиц, графиков и диаграмм 

- обобщение результатов  и их оформление в выходных  формах.

Техническая реализация. Система должна быть разработана по технологии клиент-сервер. Серверная часть должна функционировать с использованием сервера средней производительности с характеристиками не ниже: Pentium 3 –700, RAM 256, HDD – 20Gb. Система управления базой данных : MSSQL Express.

Клиентские части должны работать на рабочих под управлением  операционных систем семейства Windows 2000, XP, 2003.

Экономический эффект от внедрения системы. Отличительные особенности предлагаемой системы от уже существующей:

- упрощенная система ввода  информации;

- отсутствие необходимости  учета персонала в производстве;

- упрощенная система разграничения  полномочий, что исключает необходимость  администрирования всей системы;

- использование бесплатной  СУБД.

Основная цель разработки и внедрения предложенной системы  – увеличение производительности труда  специалистов службы управления персоналом за счет уменьшения времени на ввод необходимой информации и ее поиск. Как результат – сокращение одного табельщика, что позволит ввести должность  специалиста по управлению персоналом.

Разработку и внедрение  предложенной системы поручить управлению проектирования систем менеджмента  персонала. Специалисты этого управления знакомы со спецификой данного направления  и сроки разработки будут минимальны. В дальнейшем, разработанную систему  можно будет предложить своим  клиентам, что позволит окупить затраты  и, возможно, принесет прибыль.