Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно-исполнительной системе

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно-исполнительной системе. Документирование и документооборот.
2. Понятие и основные функции документа. Основные виды служебных документов в деятельности кадровых подразделений уголовно-исполнительной системы.
3. Общие правила оформления документов. Правила подготовки и оформления нормативно-правовых актов.
4. Список литературы и НПА.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Понятие, задачи и сущность делопроизводства в уголовно исполнительной системе.  Документирование и документооборот.

 

Для совершенствования управления большое значение имеет правильная организация документационного обеспечения управленческой деятельности. В уголовно-исполнительной системе также проводится работа по совершенствованию делопроизводства.       В процессе деятельности уголовно-исполнительной системы создаются и используются разнообразные документы, раскрывающие, регулирующие и определяющие многообразные связи и взаимодействие между подразделениями, предприятиями, организациями, учреждениями и отдельными людьми. В настоящее время вследствие значительного увеличения объемов информационных потоков, вопросы составления, оформления и движения служебных документов имеют важное значение. Сотрудники подразделений уголовно-исполнительной системе должны знать основы делопроизводства и обладать навыками по составлению и оформлению документов. 

Делопроизводство — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос. В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

 

Современное делопроизводство включает:

• обеспечение своевременного и правильного создания документов 
(документирование);

• организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). 

Основные функции делопроизводства в уголовно-исполнительной системе заключаются в решении следующих задач:

1. Адекватное отражение  в документах деятельности органа, его структурных подразделений  и сотрудников.      2. Оперативный поиск в делах и архиве необходимой информации для реализации функций органа управления.       3. Обеспечение приема, учета и отправки корреспонденции.   4. Обеспечение надлежащего контроля за исполнением и оформлением документов.           5. Обеспечение сохранности содержащихся в документах сведений, составляющих государственную или служебную тайну.    6. Экономия затрат времени и сил на составление, изготовление и поиск документов.

Основными элементами делопроизводства являются документирование и документооборот. Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов.    Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения и отправки. Организация документооборота в каждом учреждении должна отвечать определенным требованиями прохождение документов по учреждению должно быть оперативным, целенаправленным. Следует исключить прохождение и действия с документами, не обусловленные деловой необходимостью, каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов, в порядке прохождения и в процессе обработки основных категорий документов необходимо добиваться максимального единообразия, для чего следует разрабатывать примерные схемы прохождения и обработки основных категорий и видов документов. В Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы  Российской Федерации, утвержденной Приказом ФСИН России от 10 августа 2011 г. № 463 указано: "Документооборот - это движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки".  Основными принципами организации документооборота являются следующие:

• Прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно);
• Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
• Порядок прохождения процесса обработки основных видов документов должны быть единообразными. По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами). Учёт объёма документооборота осуществляется с целью получения данных для расчёта штатной численности персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами.

Документопоток входящих документов составляют:

• Документы вышестоящих органов, органов власти;
• Документы подведомственных учреждений, присылающих отчётно- учётную документацию и различного рода запросы;
• Документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
• Жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:

• Приём входящих документов;
• Первоначальная (экспедиционная обработка);
• Предварительное рассмотрение и распределение;
• Регистрация;
• Рассмотрение документов руководством;
• Исполнение резолюций;
• Отправление.

В настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу, e-mail, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственные службы обязаны обеспечить учёт и контроль за движением таких документов. Учёт телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи, а затем передаваться в канцелярию. Все поступающие в организацию документы независимо от способа поступления (почта, телеграф, спецсвязь, факс и др.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.   

Документирование управленческой деятельности производится путем записи по установленным формам необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Основанием для создания документов считается необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передач информации, хранения и ее использования.         

Существуют следующие способы документирования:

-текстовое;

-кино-, фото-, видеодокументирование;

-электронное.

Результатом документирования выступает документ.

 

 

 

2. Понятие, основные функции документа. Основные виды служебных документов  в деятельности кадровых подразделений  УИС.

 

Документ - (с латинского - способ доказательства, свидетельство), с самого своего возникновения наполнено правовым содержанием.

Документы - это официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот учреждений и органов УИС.

Функции документа подразделяются на общие и специфические.

Общие функции:

- информационно - отражательная. Значение  любого документа-отразить на  материальном носителе мысль, идею, суждение и сохранить эту информацию  во времени и пространстве;

- социальная – всякий документ  является выражением той или  иной социальной потребности;

- коммуникативная – документ  всегда выступает средством коммуникации  между людьми, народами, государствами;

Особенности различных сфер  управленческой деятельности обусловили наличие ряда специфических функций документа:

- управленческой функцией наделены  документы, создаваемые специально  для реализации целей управления;

- правовой функцией наделены  законодательные и правовые нормативные  документы, фиксирующие правовые нормы и правоотношения в обществе, или документы, которые временно исполняют эту функцию;

- научно – историческую функцию  исполняют документы, реализовавшие  свои основные функции и поступившие  в архив.

Под кадровой документацией подразумевается большой перечень документов, которые содержат информацию о работниках, деятельности предприятия и его кадровой службы.

 

 

По целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету  личного состава работников; 
2. Документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда. В состав документации по личному составу входят различные виды документов: 
         - организационные (штатное расписание, положение о персонале, должностная инструкция, правила внутреннего распорядка и т.д.);

- распорядительные (приказы  по личному составу); 
- информационно - справочные (докладные и объяснительные записки, справки, акты);

- персональные документы ( трудовые книжки, справки с места  работы, автобиографии);

- учетные документы ( личные  карточки Т-2, личный листок по  учету и т.д.);

- плановые документы (плановые  задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.);

- отчетно-статистические документы (по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда и т.д.).   Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях. Содержание кадрового приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу бывают: - индивидуальными, которые содержат информацию только об одном сотруднике; 
- групповыми – когда в учреждении в течение одного дня оформляется большое количество приказов.

 

3. Общие правила оформления документов. Правила подготовки и оформления нормативно правовых актов

 

Деятельность органов и учреждений уголовно – исполнительной системы Министерства Юстиции Российской Федерации обеспечивается системой взаимоувязанной  управленческой документации. Ее состава определяется компетенцией учреждения, порядок размещения вопросов, объемов и характером взаимосвязей с другими учреждениями.

При подготовке и оформлении служебных документов необходимо соблюдать ряд требований и правил, обеспечивающих юридическую силу и полноценность документов, способствующих быстрому их исполнению в справочных и регистрационных целях, а также создающих предпосылки для машинной обработки информации.

Порядок оформления служебных писем и других документов, направляемых за подписью Министерства Юстиции Российской Федерации, его заместителей, определен в инструкции по делопроизводству в Министерстве Юстиции Российской Федерации.

Документы, создаваемые в учреждениях или органах УИС, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, или в виде электронного документа, имеет следующие размеры полей: