Понятие и функции делопроизводственной службы

«Основные термины и понятия»;

«Регистрация документов»;

«Прием зарегистрированных документов, поступающих для исполнения»;

«Отправка документов, рассмотренных руководителем»;

«Работа с отчетами (исполнение резолюций)»;

«Визирование и подписание документов»;

«Поиск документов».

Особенную ценность технологической инструкции придают скриншоты окон САДЭД «Дело» и пошаговые инструкции.

Таким образом, структура и численность управления делами НИУ «БелГУ» обусловлена объемом создаваемых документов и спецификой деятельности университета. Для точной и подробной регламентации деятельности управления были конкретизированы положения федеральных актов. Это отразилось в разработке локальных актов, организационно-правого, инструктивного и методического характера.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документационное обеспечение управленческой деятельности организации – важнейшая обслуживающая функция управления, от рациональной организации которой зависят скорость и качество принятия управленческих решений, эффективность работы организации в целом.

Рациональная организация документационного обеспечения управления возлагается в организации на самостоятельную, организационно-обособленную службу, подчиненную руководителю организации, - службу документационного обеспечения управления (служба ДОУ, служба делопроизводства). В небольших организациях, где объем обрабатываемых документов невелик и создание такой службы нецелесообразно, всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь руководителя или специально выделенный для проведения этой работы сотрудник.

Служба ДОУ в зависимости от принадлежности к определенной группе организации может называться по-разному: управление делами (управление делопроизводства или информационно-документационного обеспечения), канцелярия, общий отдел.

Деятельность службы ДОУ регламентирована большим количеством нормативно-правовых и нормативно-методических актов.

В НИУ «БелГУ» делопроизводственная служба называется «управление делами». Она включает 2 отдела. На локальном уровне ее деятельность регламентируется рядом актов.

Так, на общеуниверситетском уровне созданы акты, устанавливающие цели и необходимые мероприятия по направлениям деятельности. Собственно для управления делами разработаны положения, определяющие подчиненность, функции и задачи деятельности управления и его отделов. Следует обратить внимание на то, что для сотрудников управления разработаны должностные инструкции. Должностные обязанности четко разграничены в зависимости от занимаемой должности и категории.

Так как управление делами является структурным подразделением ответственным за делопроизводство, возрастает роль документов по документационному обеспечению управления. В первую очередь это инструкция по ДОУ. Она достаточно подробная, включает 11 разделов. В их числе разделы, специфичные для университета. Можно сделать вывод о том, что данная инструкция решает проблемы, которые могут в делопроизводстве такого большого учреждения как НИУ «БелГУ».

В НИУ «БелГУ» внедрена САДЭД «Дело», что упрощает работу с документами. Для простоты освоения основных операций была разработана технологическая инструкция пользователя.

В целом, от успешной работы службы ДОУ зависит своевременной документационное и информационное обеспечение управления. Для этого на федеральном уровне разработано большое количество актов. Однако на уровне организации также не должно быть пробелов. Именно с этой целью в НИУ «БелГУ» разработаны локальные акты по делопроизводству и принимаются меры для эффективной работы делопроизводственной службы.

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. ИСТОЧНИКИ

Неопубликованные источники

1. Устав федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет». – Режим доступа: URL: http://www.bsu.edu.ru/upload/iblock/5da/ustav2011.pdf (дата обращения 02.04.2013).
2. Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». – Белгород, 2012. – 6 с.
3. Положение об отделе служебного документооборота и организационно-распорядительных документов управления делами НИУ «БелГУ». – Белгород, 2012. 4 с.
4. Положение об архивном отделе управления делами НИУ «БелГУ». – Белгород, 2012. 4 с.
5. Коллективный договор между администрацией и коллективом работников ГОУ ВПО «Белгородский государственный университет» на 2012-2014 гг. - Режим доступа: URL: http://www.bsu.edu.ru/upload/iblock/7e5/kol_dog_2012.pdf (дата обращения 03.04.2013).
6. Циклограмма деятельности НИУ «БелГУ» и его структурных подразделений в 2013 году. - Режим доступа: URL: http://www.bsu.edu.ru/upload/iblock/f39/cyclogr.pdf (дата обращения 03.04.2013).
7. План работы университета на 2012/2013 учебный год/ - Режим доступа: URL: http://www.bsu.edu.ru/upload/iblock/2ba/plan2012-13.pdf (дата обращения 03.04.2013).
8. Инструкция по документационному обеспечению управления НИУ «БелГУ» (утв. Приказом ректора №636-ОД от 26.12.2011). – URL://http://www.bsu.edu.ru/bsu/resourse/officialdocs/sections.php?ID=165 (дата доступа 02.04.2013).
9. Номенклатура дел на 2013 г.. – URL://http://www.bsu.edu.ru/bsu/resourse/officialdocs/sections.php?ID=165 (дата обращения 03.04.2013).
10. Технологическая инструкция руководителя пользователя системы «Дело» WEB-интерфейс (выполнение основных процедур при работе с документами) – URL://http://https://auth.bsu.edu.ru/cas/login?service=http%3A%2F%2Fwww.bsu.edu.ru%2Fbsu%2Fauth.php%3Fbackurl%3D%2Fbsu%2Fresource%2Fofficialdocs%2Fsections.php%3FID%3D165 (дата обращения 02.04.2013).
11. Методические рекомендации по использованию номенклатуры дел. – Режим доступа: URL: http://www.bsu.edu.ru/upload/iblock/5fd/Metod_Nom_2011.pdf (дата обращения 03.04.2013).

 

Опубликованные источники

12. Конституция РФ. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
13. Гражданский кодекс РФ. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
14. Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
15. Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
16. Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
17. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
18. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
19. Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
20. Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
21. Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
22. Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
23. Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
24. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
25. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
26. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 7). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
27. Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по документационному обеспечению управления. - М., 1995. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
28. Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций. - М, 1992. Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
29. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. - М., 1993. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
30. Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. - М., 2002. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
31. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
32. Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
33. Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
34. Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
35. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
36. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
37. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
38. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
39. ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
40. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. – Режим доступа: URL: http://archives.ru/methodics/instr-office-work.shtml (дата обращения 02.03.2013).
41. Примерная номенклатура дел высшего учебного заведения. – Режим доступа: URL: http://www.allmedia.ru/laws/DocumShow.asp?DocumID=71228 (дата обращения 03.04.2013).
42. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
43. Перечень документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений, организаций и предприятий системы просвещения (введен в действие приказом Министерства просвещения СССР от 30.12.1980 № 176). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
44. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 № 1182). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».
45. Перечень документов с указанием сроков их хранения (Приложение № 15 к Административному регламенту предоставления Федеральной миграционной службой государственной услуги по регистрационному учету граждан Российской Федерации по месту пребывания и по месту жительства в пределах Российской Федерации (утв. приказом ФМС России от 20.09.2007 № 208)). - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

 

2. ЛИТЕРАТУРА

 

46. Нормативная база делопроизводства. - Режим доступа:URL:http://norm-gorn.narod.ru/ (дата обращения 02.04.2013).
47. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) в организации. - Режим доступа:URL:http://vinirina-prof.ucoz.ru/index/sluzhba_dou_v_organizacii/0-6 (дата обращения 02.04.2013)
48. Быкова, Т.А., Вялова, Л.М., Санкина, Л.В. Делопроизводство /Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина //– М., 2006. – С. 46.
49. Энциклопедия делопроизводства. Раздел 4. Служба документационного обеспечения управления Режим доступа: URL: http://www.edou.ru/enc/razdel41/?COURSE_ID=6&LESSON_ID=128 (дата обращения 03.04.2013).
50. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая // – М., 2004. – С. 16.
51. Янковая, В.Ф. Организация службы документационного обеспечения. – Режим доступа:URL:http:// http://www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03.04.2013).
52. Янковая, В.Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. – Режим доступа: URL:http:// www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03.04.2013).

1 Янковая В.Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. – Режим доступа:URL:http:// www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03.04.2013); Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения. – Режим доступа:URL:http:// http://www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03.04.2013).

2 Делопроизводство. Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Л.В. Санкина. – М., 2006. – 560 с.

3 Конституция РФ. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Гражданский кодекс РФ. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»;, Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

4 Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р "Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 "Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р "О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников".  - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Приказ Минкультуры от 25 августа 2010 г. № 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".  - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 "Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

5 Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 "Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 "Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 "О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия". - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс»; ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».

6 Янковая В.Ф. Служба ДОУ: цели и задачи деятельности в современных условиях. – Режим доступа:URL:http:// www.sekretariat.ru/discuss/91390/ (дата обращения 03.04.2013).

7 Янковая В.Ф. Организация службы документационного обеспечения. – Режим доступа:URL:http:// http://www.profiz.ru/sr/1_2005/1537/ (дата обращения 03.04.2013).

8 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Доступ из справочно-правовой системы «КонсультантПлюс».