Понятие и функции делопроизводственной службы

Пользуется всеми правами и льготами, предоставляемыми НИУ «БелГУ» законодательством и другими нормативными и правовыми актами Российской Федерации.

В своей деятельности УД руководствуется54:

1. Действующим законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в том числе: Правительства РФ, Министерства образования и науки РФ, региональным законодательством.
2. Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования РФ от 22.07.2000 № 2286.
3. ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
4. Основными правилами работы архивов организаций, утвержденных коллегией Росархива 06.02.2002.
5. Основами МС ИСО 2001:2008 «Системы менеджмента качества. Требования», требованиями документированных процедур процессов менеджмента (СМК-ДП-1.1 «Анализ системы со стороны руководства», СМК-ДП-1.2 «Управление документацией», СМК-ДП-1.3 «Управление записями») и процессов измерения, анализа и улучшения;
6. Уставом НИУ «БелГУ», приказами и распоряжениями ректора, постановлениями Ученого совета, настоящим Положением, правилами внутреннего распорядка университета, коллективным договором, документированной процедурой системы качества и другими нормативными актами НИУ «БелГУ».

УД создается, реорганизуется, упраздняется приказом ректора НИУ «БелГУ» и находится в его непосредственном подчинении. Ректор университета определяет основные виды деятельности УД. Общее руководство, координацию и текущий контроль деятельности УД осуществляет первый проректор. Структуру и штатную численность управления утверждает ректор университета, исходя из условий и особенностей деятельности университета, по представлению начальника УД и по согласованию с первым проректором и с правовым управлением и управлением бухгалтерского учёта и финансового контроля.

Непосредственное руководство деятельностью УД осуществляет начальник управления, принимаемый на работу и увольняемый с неё ректором НИУ «БелГУ»55.

Начальник управления самостоятельно решает все вопросы деятельности УД, входящие в его компетенцию в силу действующего законодательства РФ, Устава НИУ «БелГУ», настоящего Положения, трудового договора, должностной инструкции и других нормативных документов, несет ответственность за результаты деятельности УД перед ректором и первым проректором.

Начальник УД в установленном порядке в пределах своей компетенции осуществляет координирующее руководство и взаимодействие с руководителями других структурных подразделений в вопросах делопроизводства. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные настоящим Положением, должностной инструкцией, приказами, распоряжениями и другими локальными актами университета.

В подчинении начальника УД находятся все работники управления.

Начальники структурных подразделений (отделов) в составе управления, другие работники назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом ректора университета по представлению начальника УД.

Начальник УД руководит деятельностью управления, обеспечивает хранение гербовой печати, штампов университета, печати УД; в пределах своей компетентности заверяет копии документов, осуществляет подписание документов, исполняет другие обязанности, определенные должностной инструкцией.

Распределение видов и объемов работ между отделами осуществляет начальник УД. Руководство деятельностью отделов осуществляют начальники отделов.

Права и обязанности работников УД, квалификационные требования устанавливаются должностными инструкциями, разработанными начальником УД (начальниками отделов) и утвержденными в установленном порядке, а также нормативными и распорядительными документами НИУ «БелГУ», действующим законодательством и нормативными актами РФ.

На время отсутствия начальника УД (болезнь, отпуск, командировка и др.) его права и обязанности по представлению начальника управления возлагаются на сотрудника управления приказом ректора.

УД выполняет следующие задачи56:

1. Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях университета единой системы делопроизводства в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству.
2. Организация методического руководства по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях университета.
3. Совершенствование документационного обеспечения в университете на основании единой технической политики и применении современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
4. Осуществление экспедиционной обработки, приема, учета, регистрации, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
5. Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства университета, анализ состояния исполнительской дисциплины.
6. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
7. Разработка сводной номенклатуры дел университета.
8. Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями университета, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также осуществление контроля за её состоянием.
9. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности университета;
10. Выполнение требований Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», нормативных правовых актов РФ и локальных актов НИУ «БелГУ» в области защиты информации.

УД выполняет следующие функции57:

1. Ведение единой государственной системы делопроизводства в университете.
2. Автоматизация делопроизводства на основе использования системы «Дело», информационное обеспечение её функционирования, а также ведения технологической базы данных.
3. Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
4. Обеспечение оперативного прохождения в университете документов и служебной корреспонденции.
5. Подготовка, оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений ректора и проректоров университета и доведение их до исполнителей.
6. Осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями университета и отдельными руководителями решений, приказов, указаний и поручений руководства университета;
7. Формирование сводной номенклатуры дел университета.
8. Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
9. Разработка инструкций по делопроизводству в университете и их внедрение.
10. Обеспечение печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами структурных подразделений университета.
11. Организация учета печатей и штампов университета.
12. Выполнение копировально-множительных работ.
13. Осуществление методического руководства по делопроизводству в структурных подразделениях, контроля за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив университета.
14. Формирование дел и сдача их для постоянного хранения в государственный архив.
15. Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
16. Реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота в университете.
17. Обеспечение правильного использования и хранения гербовой печати, печатей и штампов университета, печатей и штампов УД.
18. Осуществление действий по обработке персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», нормативных правовых актов РФ и локальных актов НИУ «БелГУ» в области защиты информации.

УД имеет право58:

1. Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях университета и докладывать руководству о результатах проверок.
2. Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций управления.
3. Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях университета с нарушением инструкции по делопроизводству.
4. Требовать представления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
5. Вносить предложения руководству университета о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц университета по результатам проверок.
6. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию УД.
7. Привлекать специалистов структурных подразделений университета к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.
8. Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
9. Вносить предложения руководству университета и в управление кадров о перемещении работников управления делами, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих дисциплину.

Начальник УД несет персональную ответственность за59:

1. Некачественное и несвоевременное выполнение задач и функций, возложенных на УД.
2. Соблюдение сотрудниками управления трудовой дисциплины.
3. Обеспечение сохранности имущества, находящегося в управлении, и соблюдение правил пожарной безопасности.
4. Подбор, расстановку и деятельность работников управления.
5. Соблюдение режима доступа к информации, являющейся конфиденциальной, а также использование этой информации сотрудниками управления в служебных целях.
6. Хранение и использование гербовой печати, печатей и штампов университета, а также печатей и штампов УД.
7. Ответственность сотрудников УД устанавливается их должностными инструкциями.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, УД взаимодействует60:

Со структурными подразделениями университета по вопросам:

- ведения делопроизводства;

- организации контроля  и проверки исполнения документов, поручений и решений руководства университета;

- подготовки и представления  документов для согласования  и утверждения;

- передачи входящей корреспонденции  и приема исходящей, движения  внутренней документации;

- получения и выдачи  документов, подлежащих печатанию, копированию и хранению в архивном отделе.

С правовым управлением – по правовым вопросам, связанным с подготовкой и согласованием нормативно-распорядительных документов.

С управлением кадров – по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

С управлением бухгалтерского учета и финансового контроля – по финансовым вопросам, касающимся деятельности УД.

С управлением информатизации – по вопросам обеспечения технического обслуживания и ремонта компьютерной техники, копировально-множительного оборудования УД, обучению и консультированию сотрудников управления.

В структуру управления делами входят отдел служебного документооборота и организационно-распорядительных документов и архивный отдел61.

Задачи отдела служебного документооборота и организационно-распорядительных документов62:

• Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
• Подготовка и издание распорядительных документов университета: приказов ректора по основной деятельности и распоряжений; своевременное доведение документов до руководителей структурных подразделений.
• Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
• Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».
• Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов университета, внесение в них изменений.
• Осуществление проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях.
• Прием и отправление корреспонденции.
• Прием, обработка курьерской почты через систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело».