Понятие архивного хранения документов

В целях обеспечения  сохранности и закрепления порядка  расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу простым карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями сначала нумеруется конверт, а затем последовательно каждое вложение в конверт. Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.

Заверительная запись составляется на любую единицу архивного хранения. В книгах, журналах заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках — на чистый карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.

В заверительной записи должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:

• литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
• номера листов с наклеенными документами;
• номера листов с конвертами и вложений в них;
• номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.

Все последующие изменения  в составе и состоянии дела, например: повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов, отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника. В заверительной записи отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования. При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а не стираются, а заверительная запись пересоставляется.

Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данном описываемом  деле, их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела — изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию — эти изменения отражаются в последней резервной графе «Приложения» со ссылкой на соответствующий акт. При добавлении документов в дело внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи.⁴

На обложке дел постоянного  и долговременного хранения в  соответствии с государственным стандартом должно быть указано:

• наименование организации и ее непосредственная подчиненность на период создания документов, включенных в дело;
• наименование структурного подразделения или направления деятельности в зависимости от структуры описи дел;
• делопроизводственный индекс дела по номенклатуре дел;
• номер дела по годовому разделу описи дел;
• заголовок дела;
• дата или крайние даты первого и последнего по датам документов дела;
• количество листов в деле;
• срок хранения дела или запись «Хранить постоянно»;
• архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей — чернилами.

При сдаче в перспективе  документов на хранение в государственный архив на обложке вверху должно быть предусмотрено место для наименования государственного архива, кодов госархива и организации фондообразователя.

 

III. Состав учетных документов архива

 

На все завершенные  в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Самостоятельные описи составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов: судебные, следственные дела, научные отчеты и др.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный  перечень заголовков дел и предназначенный  для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Одновременно опись является основным учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной законченной нумерацией.

Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел.

Описи дел должны быть составлены в течение года после завершения дел в текущем делопроизводстве. Правилами Государственной архивной службы предусматривается, что организации составляют описи ежегодно, а при скоплении неописанных дел за ряд лет - по готовым разделам. Состав индексов описей дел и номенклатур дел, заменяющих в ведомственном архиве опись, определяется самой организацией.

Состав учетных документов установлен Основными правилами  работы ведомственных архивов, является обязательным для организаций, являющихся источниками комплектования Государственной архивной службы, и дополнительно включает в себя кроме вышеназванных заверителей и описей:

• книгу учета поступления и выбытия документов для учета каждого факта поступления и выбытия;
• лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;
• топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

Временное хранение документов государственной части архивного  фонда в государственных организациях ограничено сроками, в зависимости от категории организации и вида документов:

• документы федеральных органов государственной власти, Генпрокуратуры; отраслевых академий, государственных объединений, организаций и предприятий федерального и республиканского подчинения – в течении 15 лет.
• документы органов государственной власти и прокуратура краев, областей, автономных округов, городов федерального значения, учреждений и организаций краевого и областного подчинения.
• формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве;
• формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоги периодических проверок наличия и состояния;
• дело фонда, в котором концентрируются акты отчетности, др. материалы.

 

Заключение

 

Таким образом, документы предприятия отложившиеся в делопроизводстве в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся короткие сроки и затем выделяются к уничтожению. Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов.

Работу по организации  и проведению ценности документов должна проводить постоянно действующая  комиссия (ЭК) предприятия. Экспертиза ценности документов постоянного и  временного сроков хранения должна производиться ежегодно. Отбор документов постоянного срока хранения проводится на основании номенклатуры дел предприятия, с обязательным полистным просмотром дел. При полистном просмотре дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временными сроками хранения. Одновременно проводится и отбор документов и дел временного (свыше 10 лет) хранения и документов по личному составу, а так же акты о выделении дел к уничтожению, формы описи и акта унифицирования.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного  и временного (выше 10 лет) хранения. С целью систематизации и закрепления  перечня заголовков дел внутри фонда  составляется опись дел. На дела постоянного, долговременного сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

В ведомственный архив  вместе с делами передаются регистрационные  карточки на документы по согласованию с архивом.

 

Литература

 

1. Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997.
2. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998.
3. Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998.

¹ Кирсонов М.В. Курс делопроизводства. М., Инфра-М, 1997. с.122-124

² Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.87-89

³ Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организаций. М.; Экмос, 1998. с.89-91

⁴ Организация работы с документами /Под ред. В.А. Кудряева. М.; Инфра-М, 1998. с.34-36