Отчет по практике в ЗАО «ГОТЭК»

· задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

• краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

• отметку "В дело";

• номер дела, в котором будет храниться документ;

• дату;

• подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

           5.3. Постановка справочной работы с документами.

Одна из главных целей регистрации - создание базы данных о документах организации. На основе этого банка данных можно за несколько минут определить:

- у кого, где и в какой стадии работы находится любой документ;

- в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Автоматизированная система регистрации на предприятии ЗАО «ГОТЭК» позволяют составлять запросы и получать ответы по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

Аналогично осуществляется и поиск самих документов. Поиск может осуществляться по любому признаку (полю), заполненному в регистрационной карточке: входящий номер документа дата поступления документа, вид документа, корреспондент, территория, исполнитель документа, исходящий номер документа дата отправления документа и т.д. Соответствующие значения полей либо вводятся с клавиатуры либо (для классифицируемых значений) выбираются из соответствующего списка (вид документа, исполнитель и т.п.).

Справка может выдаваться:

- по конкретному документу (где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения);

- теме или содержанию (конкретный документ, группа документов);

- корреспонденту (конкретный  документ, все документы автора, все документы автора по определенному  вопросу, все документы автора  за определенный период);

- региону, стране, области, городу.

Поиск может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года).

6. КЛАССИФИКАЦИЯ  И СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ФОРМИРОВАНИЕ  ДЕЛ.   

Номенклатуры дел на предприятии ЗАО «ГОТЭК» нет. Дела формируются в каждом отделе по следующим принципам:

- вид документа;

- год утверждения документа.

Одно дело может содержать не более 250 листов, что соответствует толщине в 3–4 см. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят его деление на самостоятельные дела (тома).

Документы в дела формируют все работники в каждом структурном подразделении в течении текущего года. Для формирования в дела и последующего хранения используются документы на бумажных носителях.

7. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ  ДОКУМЕНТОВ. ПОДГОТОВКА ДЕЛ К  СДАЧЕ В АРХИВ.

На предприятии ЗАО «ГОТЭК» не создана экспертная комиссия и положения о ней нет.

В каждом структурном подразделении есть специальный кабинет где хранятся дела с законченным делопроизводством и сроком хранения выше 10 лет. Организованное помещение на предприятии ЗАО «ГОТЭК» не отвечает требованиям температурно-влажностного режима и вообще не соответствует требованиям установленным “Основными правилами работы архивов организаций” одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г.. Сформированные дела специалисты структурных подразделений хранят в своих отделах. Документы хранятся на бумажных носителях.

Срок хранения дел на предприятии ЗАО «ГОТЭК» определяется в соответствии с «Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения» от 31 июля 2007 года № 1182.

Предприятие ЗАО «ГОТЭК» не является источником комплектования государственного и муниципального архива.

                                   ЗАКЛЮЧЕНИЕ.

Производственная практика проходила на предприятии ЗАО «ГОТЭК» в отделе кадрового администрирования. Работа с документами показалась мне очень интересной и познавательной. Благодаря данной практике я поняла, сколько важных операций выполняется отделом кадрового администрирования и как много зависит не только от смысла документа, но и от его оформления. В результате прохождения практики были решены следующие задачи:

- приобретены навыки  практической реализации теоретических  знаний при решении задач документирования  в управленческой деятельности;

- изучена по месту  практики организационная структура  предприятия, структура своего подразделения, организация рабочего места;

- изучены особенности  и специфика процесса производства, установление внешних и внутренних  взаимосвязей, организация документооборота;

- изучены используемые  информационные технологии и  вычислительная техника в организации  процесса документооборота.

Подробно изучен процесс движения документов на всех этапах документооборота: от момента получения и создания документа до момента отправки на исполнение. Находясь на должности помощника инспектора кадров, получила возможность подробно познакомиться с деталями бездокументного обслуживания руководителя, процесса подготовки совещаний, также было уделено внимание и особенностям документального обслуживания, создания документов, их согласования, регистрации, процедуры формирования дел и передачи их на хранение.

Делопроизводство на предприятии организуется централизованно подразделением канцелярия. В процессе практики был изучен состав видов служебных документов, порядок и особенности их оформления. Было выяснено, что на предприятии нет единых правил оформления и создания документов. Нет единого бланка письма для всей группы предприятий ЗАО «ГОТЭК».

Выяснено, что в организации присутствуют следующие системы документации: организационно-правовая, кадровая, статистическая, плановая, распорядительная, информационно-справочная и справочно-аналитическая, отчетная, финансовая, документация по материально-техническому обеспечению, договорная, документация по документационному и информационному обеспечению деятельности предприятия.

Можно сделать вывод, что организация документооборота на предприятии ЗАО «ГОТЭК» не приведена к однообразию, порядок выполнения большинства делопроизводственных операций не соответствуют нормативно-методическим требованиям. Организация и хранение дел в организации не соответствует “Основным правилам работы архивов организаций” одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г..

                    СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: Изд-во стандартов, 2003.
2. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // ИПС "Консультант Плюс".
3. ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007. Управление документами. Общие требования (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12.03.2007 № 28-ст с датой введения 01.07.2007). М.: Стандартинформ, 2007. 16 с.

4. “Основные правила работы архивов организаций” одобренны решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г..

5. Кузнецов И.Н.: Документационное обеспечение управления и делопроизводство. - М.: Юрайт, 2012.

6. Кузнецова Т.В.: Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии). - М.: МЭИ, 2011.

7. Нашивочникова В.Н.: Полный справочник кадровика. - СПб.: Питер, 2011.

8. Рогожин М.Ю.: Справочник по делопроизводству. - СПб.: Питер, 2011.

9. Андреева В.И.: Делопроизводство. - М.: КноРус, 2010.

10. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя. - М.: Эксмо, 2010.

11. Басаков М.И.: Справочник кадровика: документирование кадровой работы. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

112. Бобылева М.П.: Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: МЭИ, 2010.

13. Ватолина М.В.: Делопроизводство в вопросах и ответах. - Ростов н/Д: Феникс, 2010.

14. Дёмин Ю.М.: Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2010.

15. Колесникова В.Л.: Компьютерные информационные технологии в документационном обеспечении управления. - Белгород: БелГУ, 2009.

16. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных  технологиях и о защите информации" // ИПС "Консультант Плюс".