Основные положения по документированию

 

В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии  Личная подпись В.Д. Банасюкевич   Члены комиссии   Личная подпись  А.Н. Сокова   Личная подпись А.С. Красавин                                                             Личная подпись О.И. Рысков

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

23 - гриф согласования  документа состоит из слова  СОГЛАСОВАНО, должности лица, с  которым согласован документ (включая  наименование организации), личной  подписи, расшифровки подписи  (инициалов, фамилии) и даты  согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО   Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации   Личная подпись           А.Г. Грязнова   Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и  др., гриф согласования оформляют следующим  образом:

 

СОГЛАСОВАНО   Письмо Российской академии медицинских наук от 05.06.2003 № 430-162

 

или

 

СОГЛАСОВАНО   Протокол заседания Правления Российской государственной страховой компании «Росгосстрах» от 05.06.2003 № 10

 

24 - визы согласования  документа - согласование документа  оформляют визой согласования  документа (далее - виза), включающей  в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и  дату подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела   Личная подпись        А.С. Орлов   Дата

 

При наличии  замечаний к документу визу оформляют  следующим образом:

 

Замечания прилагаются   Руководитель юридического отдела   Личная подпись        А.С. Орлов   Дата

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают  и прилагают к документу. Для  документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - оттиск  печати заверяет подлинность  подписи должностного лица на  документах, удостоверяющих права  лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации.

26 - отметка  о заверении копии - при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно   Инспектор службы кадров         Личная подпись       Т.С. Левченко   Дата

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27 - отметка  об исполнителе включает в  себя инициалы и фамилию исполнителя  документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

В.А. Жуков 924 45 67

 

28 - отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело включает  в себя следующие данные: ссылку  на дату и номер документа,  свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого  документа краткие сведения об  исполнении; слова «В дело»; номер  дела, в котором будет храниться  документ. Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело подписывается и датируется  исполнителем документа или руководителем  структурного подразделения, в  котором исполнен документ.

29 - отметка  о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости  - часы и минуты). Допускается отметку  о поступлении документа в  организацию проставлять в виде  штампа.

30 - идентификатор  электронной копии документа  - отметка (колонтитул), проставляемая  в левом нижнем углу каждой  страницы документа и содержащая  наименование файла на машинном  носителе, дату и другие поисковые  данные, устанавливаемые в организации.

 

3.2. Требования к бланкам документов

3.2.1. Документы  изготавливают на бланках. Устанавливают  два стандартных формата бланков  документов - А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее (мм.): 20 - левое; 10 - правое; 20 - верхнее; 20 - нижнее.

3.2.2. Бланки  документов следует изготавливать  на бумаге белой или светлых  тонов.

3.2.3. Бланки  документов оформляют в соответствии с Приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

3.2.4. В зависимости  от расположения реквизитов устанавливают  два варианта бланков - угловой  (рисунок А.1) и продольный (рисунок  А.2).

3.2.5. Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой  реквизита 08. Реквизит 03 допускается  располагать на уровне реквизита  08. Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные  отметки для реквизитов 11,12,13 в  пределах границ зон расположения  реквизитов размещают одним из  способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.2.6. Для организации,  ее структурного подразделения,  должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк  конкретного вида документа.

3.2.7. Общий  бланк используют для изготовления  любых видов документов, кроме  письма. Общий бланк в зависимости  от учредительных документов  организации включает в себя  реквизиты 01(02 или 03),08,11,14. Бланк  письма в зависимости от учредительных  документов организации включает  в себя реквизиты 01(02 или 03),04,05,06,08,09 и, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ  зон расположения реквизитов 11,12,13,14,15,17,18,19,20. Бланк конкретного вида документа,  кроме письма, в зависимости от  учредительных документов организации  включает в себя реквизиты  01(02 или 03),08,10,14 и ограничительные  отметки для границ зон расположения  реквизитов 11,12,13,18,19.

3.2.8. Для организаций  субъектов РФ, имеющих наряду  с государственным языком Российской  Федерации государственный язык  субъекта РФ, целесообразно использование  продольного бланка; при этом  реквизиты 08,09,14 печатают на двух  языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

3.2.9. При изготовлении  документов на двух и более  страницах вторую и последующие  страницы нумеруют. Номера страниц  проставляют посередине верхнего  поля листа.

 

 

4. ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ

Составить общий бланк с угловым  расположением реквизитов для Московской технологической академии «Станкин» Министерства общего и профессионального образования РФ. 110114, Москва, Бутиковский пер. д. 10, т. 250-32-35, факс 254-44-01.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

		20 мм.
20 мм.	МИНИСТЕРСТВО ОБЩЕГО И  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ  РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ МОСКОВСКАЯ ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ  АКАДЕМИЯ «СТАНКИН»   Бутиковский пер., д. 10, Москва, 110114 Телефон (095) 250-32-35 Факс (095) 254-44-01 ОКПО 22536470, ОГРН 1125863010100 ИНН/КПП 7700256910/123568100   __________________________№_____________________________   На № ____________________от____________________________
			10 мм
		20 мм.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Для документационного  обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной  структуры управления предусматривается  делопроизводственная служба. В нормативных  документах службу делопроизводства в  настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного  обеспечения управления (ДОУ). Службу документационного обеспечения  на разных уровнях управления и в  зависимости от масштабов организации  именуют по-разному: для министерств (ведомств) - управлением делами, для  исполнительных органов власти - общим  отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений - канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта  и 2-3 делопроизводителей.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации  форма работы с документами. Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших  организационных документов относятся  Положение о службе (канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные  инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации.

Документооборот - это движение документов в организации  и за ее пределами с момента  подписания до уничтожения или помещения  в архив, где документ находится  в состоянии покоя и не участвует  справочно-информационной системе. Основными  принципами организации документооборота являются следующие:

- прохождение  документов должно быть оперативным.  Чтобы сократить время их пребывания  в сфере делопроизводства, следует  различные операции по обработке  документов выполнять параллельно;

- каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов;

- порядок  прохождения и процессы обработки  основных видов документов должны  быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота – прямоточное направление в  движении документов, однократность  и единообразие их обработки. По отношению  к аппарату управления различают  потоки поступающих, отправляемых и  внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами), каждой группе документов присущи свои делопроизводственные операции. Основными  характеристиками потоков, которые  учитываются при организации  документооборота, являются:

- объем  потока, который определяется количеством  документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год,  полугодие или квартал;

- структура  потока, определяемая разновидностью  документов, авторством и другими  классификационными признаками;

- режим  потока, который определяется периодичностью  движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Для оптимизации  маршрутов движения различных категорий документов (входящих, исходящих, внутренних; приказов по основной деятельности и личному составу, писем и предложений граждан; заявок; рекламаций и т.д.), разрабатываются маршрутные схемы. Схемы документооборота включаются в Инструкцию по документационному обеспечению управления в качестве неотъемлемого приложения.

Учет  документооборота необходим для  определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации  в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и при решении  вопроса о внедрении средств  механизации для обработки документов.

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ

1. Гражданский кодекс Российской  Федерации [Электронный ресурс]. // www.consultant.ru