Организация хранения документов до передачи их в архив

При формировании дела в него помещаются документы, которые  по своему содержанию соответствуют  заголовку дела, при этом запрещается  группировать в дела черновые и дублетные  экземпляры документов (за исключением  особо ценных), а также документы, подлежащие возврату.

Дела  формируются в организациях при  централизованном ведении делопроизводства – службой документационного  обеспечения управления (ДОУ) организации, при децентрализованном – как  структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой  ДОУ организации. При этом формирование дел ведется под непосредственным методическим руководством архива организации, а при необходимости – и  соответствующего государственного архива.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;
• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
• группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы выборных органов и их постоянных комиссий, депутатских групп, которые группируются за период их созыва; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год; документы театров, характеризующие сценическую деятельность за театральный сезон; дела фильмов, рукописей, истории болезней и др.;
• дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома).

При наличии  в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются  на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри  дела документы должны быть расположены  так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются  в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие  – по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

Приложения  к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они  относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Оформление дел

 

Оформление  дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Оформление  дел проводится работниками службы документационного обеспечения  управления (ДОУ) организации или  другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при  методической помощи и под контролем  архива организации.

В зависимости  от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному  оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу. При этом полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;
• нумерацию листов дела;
• составление листа-заверителя;
• составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Дела  временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле,
• не нумеровать листы дела,
• не составлять заверительные надписи.

При оформлении дела документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела  постоянного хранения, состоящие  из особо ценных документов или неформатных  документов, хранятся в закрытых твердых  папках с тремя клапанами с  завязками или в коробках.

При наличии  в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы  вкладываются в конверт, который  подшивается в дело. При наличии  большого количества таких документов, последние изымаются из дел и  на них составляется отдельная опись.

В конце  каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) – бланк внутренней описи документов дела.

В целях  обеспечения сохранности и закрепления  порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Для учета  количества листов в конце дела на отдельном листе составляется лист-заверитель. В книгах лист-заверитель составляется на оборотной стороне последнего чистого листа, а в картотеках – на отдельном чистом листе формата карточки.

В листе-заверителе дела указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации  номеров дела (наличие литерных номеров  дела, пропущенных номеров, номеров  листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также  указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством  листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации  в деле.

Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в  составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается  выносить лист-заверитель на обложку  дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или  переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть  листа на внутренней стороне обложки  дела. ¹¹

Для учета  документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых  вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета  дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документа, составляется внутренняя опись документов дела – учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе по установленной форме, приведенной в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций. При составлении внутренней описи в нее вносятся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя  опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито  без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме  опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Составление и оформление  архивных описей дел

 

Для обеспечения  комплектования архива в организации  на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи. Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.

Описи составляются отдельно:

• на дела постоянного хранения;
• дела временного (свыше 10 лет) хранения;
• дела по личному составу;
• дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.

В организации, в каждом структурном подразделении  описи составляются ежегодно под  непосредственным методическим руководством архива организации. По этим описям документы  передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной  описи дел организации, которую  готовит архив и по которой  он сдает дела на постоянное хранение.

Описи дел  структурных подразделений составляются по установленной форме в трех экземплярах и представляются в  архив организации через год  после завершения дел в делопроизводстве.

При составлении  описи дел структурного подразделения  соблюдаются следующие требования:

• заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
• каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
• порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет;
• порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом организации;
• графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
• при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "То же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
• графа описи "Примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

В конце  описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами  и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи  дел, а также оговариваются особенности  нумерации дел в описи (наличие  литерных и пропущенных номеров).

Опись дел  структурного подразделения подписывается  составителем с указанием его  должности и утверждается руководителем  структурного подразделения. По требованию архива организации к описи могут  составляться оглавление, список сокращений, указатели.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Экспертиза ценности  документов. ЦЭК (центральная экспертная  комиссия)

 

Экспертиза  ценности документов – это определение политического,                    экономического, социально-культурного, практического и иного значения документа с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков их хранения.

ЭЦД проводится в несколько этапов:

1. Составление номенклатуры дел.
2. Проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы при сдаче документов в архив учреждения.
3. Передача документов в государственный архив.

Основными критериями, определяющими ценность документов являются:

• степень значительности содержания документов;
• значение учреждения (лица), в деятельности которого они образовались;
• автографичность;
• время и место их возникновения;
• юридическая сила документов;
• подлинность;
• копийность; дублетность их;
• поглощенность информации, содержания в документе;
• внешние особенности документов.

          Экспертные комиссии создаются  для организации и проведения  методической и практической  работы по экспертизе ценности  документов и подготовке их к передаче на архивное хранение. Центральная экспертная комиссия действует постоянно и создаётся с той же целью, что и ЭК, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных служб структурных подразделений министерства (ведомства) и подведомственных ему организаций и предприятий.