Организация хранения документов до передачи их в архив

  

СОДЕРЖАНИЕ   Введение……………………………………………………………………………..3
Организация хранения документов…………………………………………4 Номенклатура дел…………………………………………………………….5 Сроки хранения дел…………………………………………………………..8 Формирование дел............................................................................................10 Оформление дел……………………………………………………………....12 Составление и оформление архивных описей дел…………………………15 Экспертиза ценности документов. ЦЭК (центральная экспертная комиссия)………………………………………………………………….......17 Заключение…………………………………………………………………………..20 Список использованных источников………………………………………………22
Приложение А (номенклатура дел).....……………………………………….…….23
Приложение Б (график документооборота)..……………………………….……..26

         

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В понятие  делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование  документов в текущей деятельности предприятия.

Хранение  документов – это обеспечение  рационального размещения и сохранности  документов.

Цель  данной работы – охарактеризовать организацию хранения документов до передачи их в архив.

Исходя  из цели были поставлены следующие  задачи:

• описать назначение номенклатуры дел;
• определить сроки хранения дел;
• рассмотреть процесс формирования дел;
• описать процедуру оформления дел;
• охарактеризовать процесс составления и оформления архивных описей дел;
• описать принцип проведения экспертизы ценности документов и рассмотреть основные задачи ЦЭК (центральной экспертной комиссии).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Организация хранения  документов

 

В понятие  делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование  документов в текущей деятельности предприятия.

Данный  вид хранения называют оперативным (или текущим), при этом оперативное  хранение можно подразделить на два  подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;
• хранение исполненных документов.

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.

Документы во время их исполнения должны храниться  у исполнителя в специальных  папках с надписями "Срочно", "На исполнение", "На подпись" и  т.д. На папках указываются также  фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки в течение дня хранятся на столе исполнителя, а после  окончания работы должны убираться  в ящик стола, шкаф или сейф.

Исполненные документы должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

Говоря  о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно  обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с  хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали  применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет  упростить использование документов в текущей деятельности, так как  работу с документом могут производить  несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в  соответствии с правами сотрудника. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных  хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий  и должностных обязанностей.

 

 

 

2. Номенклатура дел

 

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность  и качество решения вопросов, а  также деятельность организации  в целом, в значительной мере зависят  от организации использования и  хранения документов, в том числе  и от систематизации и классификации  документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация  документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

Простейшей  классификацией документов является группировка  их в дела. Дело – это совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами, номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура  дел является документом многоцелевого  назначения:

• предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации;
• содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;
• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;
• имеет справочное значение при изучении структуры организации;
• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;
• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• может быть использована во время разработки и построения справочной картотеки на исполненные документы, т.е. классификационная схема номенклатуры дел может лечь в основу справочной картотеки.

Номенклатура  дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она  должна охватывать все документы, создаваемые  в процессе их деятельности.

Говоря  о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур  дел:

• типовая номенклатура дел;
• примерная номенклатура дел;
• индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно  типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций.

Однако  в каждой организации должна быть индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

• в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики;
• в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура  дел организации (сводная) составляется по установленной форме на основании  номенклатур дел структурных  подразделений, разработанных по аналогичной  форме, согласованных структурными подразделениями с архивом организации  и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел, а также график документооборота организации представлены в приложениях А, Б.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Сроки хранения дел

 

Определение сроков хранения документов осуществляется на основании специальных перечней типовых или ведомственных документов.

Перечень  документов со сроками хранения представляет собой систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

Установленные данными перечнями сроки хранения документов являются обязательными, при  этом сроки хранения не разрешается  сокращать, а можно лишь, в случаях, вызванных спецификой деятельности организации, – увеличивать.

При определении  сроков хранения документов в зависимости  от их научной и практической ценности следует руководствоваться типовыми перечнями документов с указанием  сроков хранения. В настоящее время  в Республике Беларусь действует  два таких перечня:

1. Перечень  типовых документов, образующихся  в деятельности госкомитетов, министерств,  ведомств и других учреждений, организаций и предприятий с  указанием сроков хранения, утвержденный  начальником Главного архивного  управления при Совете Министров  СССР 15 августа 1988 г.;

2. Перечень  типовых документов органов государственной  власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики  Беларусь по организации системы  управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным  имуществом, приватизации, внешнеэкономическим  связям с указанием сроков  хранения, утвержденный постановлением  Государственного комитета по  архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 (о типовых перечнях и порядке их применения см. «Отдел кадров» № 2 за 2002 г.).

При установлении сроков типовым перечнем следует  пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном  перечне состав и содержание документов организации отражены с большой  полнотой и конкретизацией.

В случае если срок хранения определенных документов не предусмотрен типовым или ведомственным  перечнями, то данный срок устанавливается  экспертно-проверочной комиссией  соответствующего архивного учреждения по представлению архива организации и центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) организации.

Таким образом, в процессе проведения экспертизы ценности документов все дела, образовавшиеся в организации в течение делопроизводственного  года, разделяются на две основные группы:

• постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения;
• временного (до 10 лет включительно) хранения.

Исчисление  сроков хранения документов, законченных  делопроизводством в текущем  году, начинается с 1 января следующего года.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Формирование дел

 

Формирование  дела – это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.