Организация доу

 
 Организация службы ДОУ

Документационное обеспечение управления организации выполняет специальное структурное подразделение.

Возможные названия специального структурного подразделения ДОУ:

· управление делами;

· общий отдел;

· канцелярия;

· секретариат.

В организациях, где объем документов невелик, работу с документами выполняет секретарь. Структура службы Д

ОУ и задачи соответствуют технологической цепочке операции, проводимых с документами (от приема до сдачи документов в архив организации).

Цели службы ДОУ:

· организация работы;

· руководство документационным потоком;

· координация видов работ с документами;

· контроль за последовательностью работы с документами;

· организация работ по документационному обеспечению управления.

Задачи службы ДОУ:

· совершенствование форм и методов работы с документами;

· обеспечение единого порядка документирования;

· обеспечение единого порядка работы с документами;

· контроль за исполнением документов;

· хранение документов;

· унификация форм документов;

· сокращение, по возможности, документооборота;

· методическая работа по совершенствованию документационного обеспечения в организации;

· внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной техники.

Функции службы ДОУ:

· разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

· обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа;

· доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, представленных на подпись руководству;

· контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки;

· изготовление и размножение документов;

· разработка номенклатуры дел, хранение дел;

· контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

· организация работы архива;

· повышение квалификации работников службы ДОУ.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате:

1. Централизованная форма.

Предлагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря). В этом подразделении выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регуляция, контроль за пополнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив – т.е. происходит полный цикл обработки документов.

Полная централизация работы с документами возможна только в небольших организациях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

2. Децентрализованная форма  организации документационного  обслуживания представляет собой  полную противоположность централизованной  службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создает свою  собственную службу для работы  с документами, в которой автономно  выполняется весь цикл операций  по созданию, хранению, систематизации  документов данного структурного  подразделения.

3. Смешанная форма организации  работ с документами.

Часть операций сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы – по месту их создания. Например, в бухгалтерии – бухгалтерские документы, в отделе кадров – документы по личному составу и т.д.

Функции структурных подразделений службы делопроизводства.

1. Секретариат – структурное  подразделение, создаваемое для  обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник  руководителя, секретарь-референт, технические  секретари.

2. Секретарь выполняет  функции:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовки по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организаций;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем.

Документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию:)

- без документное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.д.).

3. Протокольная группа  создается в органах местного  самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре  постоянно действующий коллегиальный  орган.

Выполняет следующие функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов для руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- oанализ справок и документов структурных подразделений, подготовка заключений по ним;

- организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности;

- прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

4. Отдел рационализации  делопроизводства (центр совершенствования  документации (ДОУ), бюро НОТ или  НОУТ, методический сектор и др.):

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка документов;

- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

5. Экспедиция – специализированный  участок, осуществляющий прием и  отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

6. Подразделение по учету  и регистрации документов выполняет:

- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение справочно-информационного материала;

- контроль за оформлением и составление исходящих внутренних документов.

7. Группа контроля (бюро, отдел, инструкция) выполняет:

- контроль за сроками исполнения документов и за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

- анализ исполнительной дисциплины;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

8. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения) ведет  прием и учет предложений, заявлений  и жалоб граждан, анализ и обобщение  результатов рассмотрения документов  в организации и причин обращения  и осуществляет организацию приема  граждан по личным вопросам  руководством организации.

9. Машинописное бюро выполняет:

- перепечатку документов с черновиков;

- очистку и правку текстов документов;

- учет выполняемой работы.

10.Копировально-множительное  бюро выполняет:

- перепечатку документов с черновиков;

- тиражирование документов;

- подготовку рекламной продукции, буклетов, брошюр и т.д.

11.Архив осуществляет:

-прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

- подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет на себя весь комплекс работы по информационно-документационному обслуживанию управленческой деятельности.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник.

Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения других структурных подразделений. Они разрабатывается на основе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы.