Оформление и ведение учетных форм при архивном хранении документов

 

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«Самарский государственный университет»

                                                        Исторический факультет

                                                       Кафедра документоведения

 

 

Оформление и ведение учетных форм при архивном хранении документов

 

 

                                           Курсовая  работа      

                                                            Студентки Мишаниной О.В.

                                                                              5 курса заочного отделения

                                       Специальности

                                                        Документоведение и ДОУ

                                                               

                                                                              

 

 

 

 

 

Самара

       2014

Оглавление

 

Введение…………………………………………………………………………..3

1.Организация учета документов  в архиве……………………………………...6

  1.1Состав  учетных документов архива………………………………………..8

  1.2Общие требования к ведению и оформлению учетных форм документов   

        и базы данных архива……………………………………………………...11

 2.Учет поступления и выбытия архивных документов………………………20

  2.1 Учет  уникальных  и  особо ценных документов архива…………….23

  2.2 Создание страхового фонда документов  архива……………………....25

Заключение…………………………………………………………………….....26

Список источников и литературы…………………………………………........27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

  Государственные архивы России являются основными хранителями Архивного фонда Российской Федерации.

 Документы, образующиеся в результате работы организаций, отражают различные стороны жизнедеятельности общества. Содержащаяся в таких документах информация, во многом представляет собой ценность с исторической точки зрения. Список организаций и их документов, подлежащих включению в Государственный архивный фонд РФ, определяются Федеральным Архивным агентством.

  Основной задачей архивов является создание оптимальных условий для хранения и размещения документов в архиве; учета документов, проверка их наличия и состояния; выявления уникальных и особо ценных документов и создания страхового фонда архива. Этот комплекс работ почти одинаков для государственных и муниципальных архивов.

  Для осуществления контроля над наличием документов и их быстрого поиска ведут учет архивных документов. Под учетом архивных документов понимается установление их количества, отражение этого количества в учетных документах архивов и  архивных органов.

   Учет архивных документов осуществляется в несколько этапов: подсчет документов в архиве, регистрация сведений о количестве документов во « внутренних» учетных документах архива; заполнение на их основе документов централизованного государственного учета, которые предоставляются в органы управления архивным делом субъектов федерации. Составление в органах управлении архивным делом сводных документов  централизованного  государственного  учета  и  представление их в Росархив.

  Цифры учетных форм должны отражать реальное количество документов в архиве.

  Единицей учета Архивного фонда РФ называется единица измерения количества документов. Единицами учета Архивного фонда РФ являются: архивный фонд и архивная коллекция; единица хранения; отдельный обособленный документ.

 Важнейшей задачей для создания и совершенствования архивного дела является обеспечение сохранности историко-культурного наследия страны и передача его потомком. В этом и заключается актуальность данной работы.

  Объектом курсовой работы является учетные документы архива.

  Таким образом, целю данной курсовой работы, является – изучение оформления и ведения учетных форм при архивном хранении документов.

   Цель работы предопределяет следующие задачи:

   1.Ознакомиться с организацией учета документов  в архиве;

    2. Рассмотреть состав учетных документов архива;

    3. Изучить общие требования к ведению и оформлению учетных форм  

       документов  и базы данных архива;

   4.Рассмотреть учет поступления и выбытия архивных документов;

    5.Познакомиться  с учетом уникальных  и особо ценных документов;      

    6. Изучить создание страхового фонда документов архива.

  В написании курсовой работы использовались следующие источники и литература:

 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ. нормативно-методическая база;

ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации и.д.р.

  Вопрос учета архивных документов довольно подробно освещен в учебнике Тельчарова А.Д. «Архивоведение. В нем излагаются основы организации архивной службы в стране, задачи по концентрации и использованию  архивных документов. В учебнике Крайской З.В., Челлини Э.В. «Архивоведение» изучаются вопросы взаимодействия в работе государственных  и ведомственных архивов, учета и хранения документов, комплектования архивных фондов.

  В книге « Архивоведение» Алексеевой Е.В, Афанасьевой Л.П, Буровой Л.М  рассматриваются проблемы становления и функционирования архивной сферы, ее правовое регулирование. Детально освещаются организационно – методические вопросы классификации научно – справочного аппарата и использования документов Архивного фонда РФ.

   В справочнике по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере, авторов Павлюк Л.В, Киселевой Т.И, Ворониной М,Ф  рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовка для передачи на архивное хранение.

  В книге «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы» Степанова Е.А под ред. Кудряева В.А  подробно рассмотрены все особенности подготовки, оформления и ведения всех видов внутренних документов архива.

  В учебнике  Кудряева  В.А « Организация работы с документами» рассмотрены история развития системы государственного делопроизводства, нормативно – методическая база, понятия и терминология, общие правила работы с документами.

 

1. Организация учета документов в архиве

 

 Государственному учету  подлежат следующие документы:

  - государственных архивов (федеральных,  центральных, краевых, областных, городских, районных);

 - государственных музеев и библиотек;

 - научных и научно – отраслевых архивов Российской академии наук, а               
    также других ведомств;

 - структурных подразделений организаций, хранящих документы   

   (ведомственных архивов);

 - негосударственных архивов юридических и физических лиц, отнесенных к составу Архивного фонда РФ.

  Современные правила учета базируются на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ от 8 июля 1997г. Он устанавливает  порядок  и  сроки предоставления учетных сведений учреждений системы Росархива и организаций, являющихся источником пополнения государственных и муниципальных архивов, а также негосударственных организаций, хранящих документы Архивного фонда. 1

 Организация учета  представляет собой долгий процесс  составления и ведения учетных  документов.

  Под учетным документом  понимается документ, установленной формы, фиксирующий поступление, выбытие, количество, состав и состояние архивных документов в единицах учета.2

    Учет архивных  документов в государственном  архиве осуществляется специальным  подразделением или возлагается  на специально выделенного работника. В архивохранилище назначается специальный работник, ответственный за учет документов архивохранилища. В муниципальном архиве учетом документов занимается заведующий муниципальным архивом или специально назначенный работник. Записи в учетные документы могут делать только те работники, которые ответственны за учет.3

  В архиве разрабатывается порядок и учет архивных документов. Он определяет состав учетных документов и учетных баз данных, ведущихся централизованно и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность работ по учету. Порядок и схема учета утверждается приказом руководителя или заведующего архивом.

  Учетные документы  архива размещаются в изолированном  помещении или рабочем помещении  сотрудника, ответственного за учет документов. Здесь размещаются первые экземпляры описей дел, документов. Там же в шкафу или на стеллаже хранятся вторые экземпляры описей дел. Третьи экземпляры описей дел размещаются в читальном зале.

   Кроме описей дел, документы предназначены для служебного использования и пользователям не выдаются. В отдельном случае по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.1 Состав учетных документов архива

 

  В архиве ведутся основные и вспомогательные учетные документы. Форма и состав основных учетных документов определены Правилами организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ от 18 января 2007г.4

  Под системой учетных  документов архива понимается  комплекс основных  и вспомогательных  учетных документов, а также баз  данных, отражающих количество, состав  и изменения документов архива.

Состав и формы вспомогательных  учетных документов архив определяет для себя самостоятельно.

Основными (обязательными) учетными документами архива являются:

-    книга учета  поступления документов. Она предназначена  для учета каждого поступления документов в архив;

-   список фондов, ведется для регистрации принятых на хранение архивных фондов;

-  лист фонда, предназначен для учета количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества и состава архивных документов;

-  лист учета аудиовизуальных документов  необходим для учета количества аудиовизуальных документов определенного вида при их нефондовой организации; учета и нумерации описей аудиовизуальных документов, динамики их изменений;

-  опись дел, документов ведется для поединичного и суммарного учета архивных документов;

-  реестр описей дел, документов нужен для регистрации описей дел, учета их количества и состава;

-  инвентарная книга учета дел, имеющих в оформлении или в приложении к ним драгоценные металлы и камни - для поединичного и суммарного учета состава и состояния таких дел;

-  паспорт архивохранилища   необходим для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

-  лист учета и описания уникального документа;

-  список фондов, содержащих особо ценные документы;

-  опись особо ценных дел, документов или перечень номеров особо ценных дел (номерник);

-  реестр описей особо ценных дел, документов;

-  книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

-  опись страхового фонда;

-  дело фонда - комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию; при нефондовой организации аудиовизуальных и электронных документов - дело организации - сдатчика документов;

-  лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;

-  внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

 Вспомогательные учетные документы архива:

-  карточки и книги движения фондов, описей дел, документов, книги учета документов, переданных в другие архивы, книги учета фондов и документов, выделенных к уничтожению, книги повидового учета документов и др.

  Архив вправе вести самостоятельно другие вспомогательные учетные документы. Вспомогательные учетные документы могут вестись на бумажном или электронном носителе.5

   В учетные документы  могут вноситься изменения только  на основании актов, заранее утвержденных  в установленном порядке. После  внесения изменений в учетные  документы акты помещаются в  дело фонда. При нефондовой организации архивных документов акты вносятся в дело организации, сдающей документы.

  Акты нумеруются в  деле фонда по видам актов  в валовом порядке. При нефондовой организации архивных документов они нумеруются в организации сдающей документы.

 

 

 

 

 

1.2 Общие требования к ведению и оформлению учетных форм  архивных документов и базы данных архива

 

  Книга учета поступления документов предназначена для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания.

   В книгу учета поступлений документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления архивных документов. Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности. 6

 Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших за год архивных документов.

 Список фондов предназначен для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров, учета количества архивных фондов, учет архивных фондов, находящихся на хранении и выбывших.