Облікові документи по кадрам

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І НАУКИ, МОЛОДІ ТА СПОРТУ УКРАЇНИ

 

КИЇВСЬКИЙ ТЕХНІКУМ ЕЛЕКТРОННИХ ПРИЛАДІВ

 

 

 

 

 

Облікові документи  по кадрах

 

Пояснювальна записка  до курсового проекту

СД   5.02010501  19   ПЗ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Розробила:

студентка гр. 312 - Д

Осауленко Надія Василівна

 

Керівник:

Шинкаренко Т.М.

 

2013 
ЗМІСТ                    

  Арк.

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ВЕДЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ…2

РОЗДІЛ 2.  ДОКУМЕНТАЛЬНЕ ОФОРМЛЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ..3

2.1 Оформлення і ведення особової картки по формі № П-2………….3

2.2  Оформлення і ведення особової картки по формі № П-2ДС …….7

2.3 Оформлення та ведення особових справ…………………………..13

2.4 Заповнення особового листка з обліку кадрів…………………….16

2.5 Порядок складання автобіографії………………………………….18

ЛІТЕРАТУРА…………………………………………………………….20

ДОДАТКИ

 

 

РОЗДІЛ 1. ТЕОРЕТИЧНІ АСПЕКТИ ВЕДЕННЯ  ОБЛІКУ КАДРІВ

Управлінська діяльність знаходить  своє відображення у документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі, облікові тощо.

Найхарактерніше для усіх документів те, що вони є джерелами або носіями  інформації і мають відповідати  таким вимогам, як придатність до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

Тому він повинен бути правильно  складений як за формою, так і за змістом. Найважливішими документами виробничого процесу на підприємстві, в установі, організації є документи, що містять інформацію про особовий склад, зафіксовану в облікових документах.

Облік кадрів здійснюють кадрові служби (менеджери персоналу) або спеціально уповноважені посадові особи на підприємствах з малим обсягом робіт.

До основних документів з обліку кадрів (особового складу) належать:

• накази про прийняття, переведення  та звільнення працівників (первинні документи  з обліку чисельності працівників);

• особова картка за формою № П-2 (ведеться на всіх працівників, незалежно  від строку, трудового договору і  форми власності, виду діяльності й  галузевої належності підприємства, установи, організації);

• особова справа (ведеться на керівників, спеціалістів і матеріально відповідальних працівників):

• штатно-посадова книга, алфавітна  книга, книга руху кадрів тощо.

 

 

 

 

 

 

 

РОЗДІЛ 2.  ДОКУМЕНТАЛЬНЕ  ОФОРМЛЕННЯ ОБЛІКУ КАДРІВ

2.1 Оформлення і ведення  особової картки по формі №  П-2

Основним обліковим документом особового складу (кадрів, персоналу) є особова картка по формі № П-2.

Типова форма № П-2 затверджена  наказом Мінстату України від 27.10.95 №277(див. додаток 1).

Особові картки ведуться на всіх працівників  підприємств, установ, організацій незалежно від форм власності, виду діяльності й галузевої належності.

Особові картки комплектуються відповідно до штатного розпису по структурних  підрозділах, а всередині структурного підрозділу — по прізвищах працівників  за алфавітом.

На сумісників, тимчасових працівників і жінок, які знаходяться у відпустці по догляду за дитиною, особові картки комплектуються окремо. З карток складається картотека особового складу підприємства, установи, організації. Усі записи в особовій картці підтверджуються особистим підписом працівника.

Заповнює особову картку фахівець з кадрів (чи особа, яка відповідає за оформлення працівників на роботу) на підставі опитування працівника та відповідних документів: паспорта, трудової книжки, документа про освіту (кваліфікацію, спеціальність), про стан здоров'я. Особова картка заповнюється за відповідною формою чорнилом чи кульковою ручкою за винятком 12 і 13 пунктів. Ці пункти (паспортні дані, домашня адреса і телефон) заповнюються олівцем у зв'язку з можливими змінами.

Особова картка заповнюється в такій послідовності:

1. Загальні відомості.

п. 1 — прізвище, ім'я, по батькові працівника в називному відмінку: Петренко Іван Сидорович;

п. 2 — рік, місяць, число народження (арабськими цифрами): 1950. 08.20;

п. З — місце народження (найменування населеного пункту вказується в називному відмінку, району й області — в родовому): село Дударків Бориспільського району Київської області;

п. 4 — освіта:

а) зазначається:

• повна вища (для осіб, які закінчили  навчальні заклади 3-го чи 4-го рівнів акредитації);

• неповна вища освіта, базова вища освіта (для осіб, які закінчили  технікум, коледж, педагогічні, медичні, музичні, культурно-освітні та прирівняні до них навчальні заклади);

• середня (для осіб, які отримали атестат зрілості);

• початкова (для осіб, які закінчили 3-4 класи);

б) заповнюється повне найменування і дата закінчення вищого або прирівняного до нього навчального закладу (інститут, академія, консерваторія, університет): Львівський медичний інститут, 1958 p.;

в) повне найменування і дата закінчення професійно-технічного (професійного) училища: Середнє професійно-технічне училище № 5, м. Київ, 1986 p.;

г) форма навчання (денна, вечірня, заочна) — підкреслюється необхідне.

Працівники, які закінчили п'ятий чи шостий клас середньої школи, відносяться до осіб з початковою освітою, а ті, хто не закінчив повний курс навчання у школі, — до осіб з неповною середньою.

Працівників, які навчалися чи навчаються у вищих та середніх спеціальних  навчальних закладах, але не закінчили  їх, відносять до осіб з освітою, яку вони мали до вступу в ці навчальні заклади.

Незакінчена вища освіта записується  у випадку, коли працівник залишив  навчання після закінчення не менш як трьох курсів вузу або продовжує  навчання в ньому;

п. 5 — спеціальність за дипломом (свідоцтво) — заповнюють лише на спеціалістів з вищою освітою. Назва спеціальності вказується на підставі запису в дипломі (посвідченні, свідоцтві) про закінчення вищого навчального закладу;

п. 6 — кваліфікація за дипломом (свідоцтвом) (ті, що закінчили вищий навчальний заклад, технікум (училище), коледж, інститут, консерваторію, академію, університет) — заповнюють повну назву кваліфікації вищого навчального закладу, який закінчив спеціаліст, ставлять номер та дату видачі диплома (свідоцтва) про закінчення вищого навчального закладу: Інженер-механік ЯО № 13730 від 20.06.94.

Далі записується  дата заповнення особової картки фахівцем по кадрах чи відповідальною особою з  оформлення прийняття працівника на роботу;

п. 7 — загальний стаж роботи —  записується з початку трудової діяльності, підрахувавши його згідно з постановою Кабінету Міністрів України від 19.10.98 № 1658;

п. 8 — записується безперервний стаж роботи;

п. 9 — останнє місце роботи, посада — записується повне найменування підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював і яку посаду обіймав;

п. 10 — із трудової книжки записуються дата і причина звільнення з підприємства, установи, організації, де востаннє працівник працював: 10.08.90 ст. 38 КЗпП України, за власним бажанням;

п. 11 — записується родинний стан і перелічуються всі члени сім'ї із зазначенням дати народження: Заміжня. Чоловік — Бойко Іван Васильович, 1965 p.;

п. 12, 13 — записуються серія і номер паспорта, ким виданий, дата видачі, домашня адреса і номер телефону. Дані паспорта і адреса записуються із паспорта олівцем.

Після заповнення фахівцем відділу  кадрів усіх пунктів першого розділу  в особовій картці працівник, який приймається  на роботу, ставить особистий підпис.

2. Відомості про військовий облік  — заповнюється на військовозобов'язаних на підставі даних військового квитка і відповідно до інструкції з обліку військовозобов'язаних, яку фахівець з кадрів одержує в районному військовому комісаріаті за місцем розташування підприємства, установи, організації.

Вказані дані фахівець з кадрів щороку звіряє в райвійськкоматах за місцем проживання працівника.

3. Призначення і переведення  — відповідний запис здійснюється  під час оформлення на роботу. Надалі тут відображаються переміщення,  зміни у кваліфікації. Усі записи з цього розділу переносять до трудової книжки.

Вносячи на підставі наказів у трудову  книжку записи про прийняття, переведення  чи звільнення, фахівець відділу кадрів ознайомлює про це її власника під  розписку в колонці "Підпис власника трудової книжки". В колонці "Дата" ставиться дата, коли працівник приступив до роботи. Ця дата відлічується як початок робочого року щорічної відпустки.

У колонці "Назва структурного підрозділу" коротко записується назва підрозділу: навчально-методичний відділ.

У колонці "Назва професії, посади" записується найменування посади згідно зі штатним розписом: методист першої категорії.

У колонці "Розряд" (оклад) записуються  прописом розряд, категорія, посадовий  оклад: шостий, 130 грн.

У колонці "Підстава" записуються  номер і дата наказу про прийняття  працівника на роботу: наказ № 10-к від 10.06.90.

У колонці "Підпис власника трудової книжки" ставиться особистий підпис працівника, з яким уклали трудовий договір. Це може

бути і підпис ознайомлення з  наказом про прийняття на роботу, переведення чи переміщення за винятком наказу про стягнення за порушення трудової дисципліни, де ставиться підпис на самому наказі.

4. Відпустки — ведеться облік  щорічник і додаткових відпусток,  який дублюється в журналі  обліку відпусток.

У колонці "Вид відпустки" пишеться вид відпустки: щорічна, без збереження заробітної плати тощо.

У колонці "За який період" пишеться робочий рік, за який надається щорічна  і додаткові відпустки. Робочий  рік, згідно зі ст. 6 Закону України, "Про  відпустки" відлічується з дня  укладення трудового договору: 10.02.97- 09.02.98р.

У колонці "Дата" пишеться початок  і кінець відпустки: 12.09.98-04.10.98р.

У колонці "Підстава" пишеться дата і номер наказу про надання  відпустки: наказ № 12-к від 10.09.98.

Окремо в особовій картці по формі  № П-2 виділені пункти:

"Додаткові відомості" —  у рядку записуються зміни,  які відносяться до першого  і другого розділів картки, зміни  прізвища, підвищення кваліфікації  тощо: Прізвище Петренко змінено  на Сидоренко на підставі наказу  № 201-к від 10.03.98.

У рядку "Трудову книжку отримав" вказується дата, місяць і рік отримання, ставиться підпис власника трудової книжки.

Особові картки на працівників повинні  мати номери, що відповідають номерам  запису в книзі обліку трудових книжок і вкладишів до них. Зберігаються особові картки після звільнення працівника два роки у відділі кадрів і 73 роки в кадровому архіві. У разі повторного прийняття особи на роботу на підприємство рекомендується користуватись її старою особовою карткою.

На спеціалістів з вищою освітою, які виконують науково-дослідні, проектно-конструкторські й технологічні роботи, крім особової картки по формі № П-2, ведеться особова картка по формі № П-4. Типова форма № П-4 затверджена наказом Мінстату України від 09.10.95 № 253. Заповнюється і ведеться працівником кадрової служби по тому ж принципу і вимогах, що й типова форма № П-2.

2.2  Оформлення і  ведення особової картки по  формі № П-2ДС 

Особові картки (форма № П-2ДС) заповнюють усі органи, установи (організації), на працівників яких поширюється  Закон України "Про державну службу"(див. додаток 2).

Питання, пов'язані з порядком ведення  особової картки, її зберіганням, повнотою інформації, актуальністю, регулюються  чинним законодавством та іншими документами (паспорт, військовий квиток, дипломи, свідоцтва).

Особова картка заповнюється українською мовою, в називному відмінку (крім окремо зазначеного).

До особової картки заносяться:

І. Загальні відомості

Пункти 1-11 заповнює державний службовець відповідно до записів у паспорті, дипломі, свідоцтві, атестаті про освіту та інших документів.

1. Прізвище: теперішнє, дівоче —  в дужках, якщо таке існує; ім'я  та по батькові.

2. Громадянство України: число  (дд) — двозначне число, місяць (мм) — назва, рік (рррр) — чотиризначне  число.

3. Місце народження: країна, область,  район, місто (село).

4. Дата народження: число (дд), місяць (мм), рік (рррр).