Нормативные базы делопроизодства

Статистическая документация –  важный и эффективный инструмент в управлении хозяйством. Уже в  июле 1918 г. были сформированы центральные (ЦСУ) и местные органы статистики, которые проводили обследования по состоянию и перспективам развития советской экономики. В это время  шла интенсивная работа по организации  текущей статистики промышленности, форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В декабре 1926 г. проведена первая Всесоюзная перепись населения. В качестве документальной основы использовались личные, посемейные и нехозяйственные бланки. Статистическая документация была единообразной по форме и включаемым показателям.

Бухгалтерская документация, отражая  и фиксируя движение финансовых средств, уже в силу своей специфики  должна быть унифицирована в большей  мере, чем другие системы. Эта задача, в основном, и решалась исследователями. При рационализации объемных массивов бухгалтерской документации широко использовался опыт царской России, западноевропейских стран. Правильная организация учета на всех уровнях  управления, совершенствование учетных  форм документации - таковы актуальные вопросы развития бухгалтерского учета  и его документирования в рассматриваемый  период.

Формируется и укрепляется централизованная административно-командная система  управления, исключающая возможность  рассмотрения альтернативных подходов к организации государственного делопроизводства. Определенные успехи были достигнуты в рационализации бухгалтерской  и кадровой документации, предпринимались  неоднократные попытки властных структур изменить к лучшему работу с заявлениями, жалобами и письмами трудящихся. Отсутствие единого методического  центра по координированию работы учреждений в области управления и делопроизводства, разнобой в деятельности ведомств и  организаций в вопросах документирования поставили на повестку дня проблему концентрации в общегосударственном  масштабе научных сил и их организационного оформления. В 1941 г. было проведено Первое межотраслевое совещание по оргтехнике.

Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления относится  к началу 60-х гг. , что связано с реорганизацией системы управления народным хозяйством.

Все документирование управленческой деятельности велось в соответствии с «Примерной инструкцией о делопроизводстве в совнархозах, министерствах и  ведомствах РСФСР, Советах Министров  автономных республик и исполнительных комитетах местных Советов депутатов  трудящихся», утвержденной постановлением Совета Министров РСФСР от 30 сент. 1961 «О мерах по улучшению делопроизводства в учреждениях и организациях РСФСР»[31].

В июне 1960 г. в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Принятые решения по своему содержанию во многом совпали с рекомендациями совещания 1941 г. – подтверждена актуальность создания специализированного института  с возложением на него задачи разработки Единой системы делопроизводства, сформулировано понятие НОТ и обозначены основные направления исследований.

В начале 60-х гг. усиливается роль Главного архивного управления (ГАУ) при Совете Министров СССР на вопросы совершенствования делопроизводства в стране. С 1958 г. ГАУ стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организаций и предприятий. В 1963 г. ГАУ изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов и способствовали упорядочению их деятельности.

Важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров  СССР «О мерах по улучшению архивного  дела в СССР». Главному архивному  управлению и ряду государственных  комитетов и институтов поручалась разработка Единой государственной  системы делопроизводства. Первым реальным результатом этой работы можно считать  подготовку в 1965 г. «Материалов к  Единой государственной системе  делопроизводства». В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить  разработку данного документа.

В конце 1950-х гг. было положено начало подготовки специалистов-документоведов в Московском государственном историко-архивном институте. В сентябре 1960 г. было издано постановление Совета Министров РСФСР от 08.05.1964 «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» и открытие в МГИАИ факультета государственного делопроизводства.

В сентябре 1973 г. Госкомитет СМ СССР по науке и технике одобрил «Основные положения ЕГСД» и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. ЕГСД носила комплексный характер, т. е. включала не только вопросы делопроизводства, но и рекомендации по научной организации труда служащих, структуре делопроизводственных служб и их техническому оснащению.

Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся  в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен  позже созданием новой редакции Государственной системы документационного  обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной начальником Главного архивного  управления в 1988 г.

В конце 1980-х гг. возросло внимание к подготовке специалистов-документоведов. Были открыты факультеты документоведения и архивоведения в Донецком и Свердловском государственных университетах и Московском институте управления им. С. Орджоникидзе.

Важным этапом в истории  делопроизводства 1970-1980-х гг. стало  совершенствование стандартизации и издание ГОСТов на управленческие документы, общесоюзных классификаторов  технико-экономической (а позднее  и социальной) информации, унифицированных  систем документации (УСД) и серии  государственных стандартов на эти  унифицированные системы.

В 1993 г. издан Общероссийский классификатор  управленческой документации (ОКУД), в  который были включены наименования форм документов унифицированных систем, адаптированных к современным условиям, и Основные положения по ведению  системы классификаторов и УСД.

В начале 1990-х гг. Министерством труда были выпущены типовые и укрупненные нормативы времени и выработки по подготовке типовых и творческих документов по всем основным этапам их обработки: от сверки текстов и подбора экземпляров до завершения исполнения и оформления дел для архивного хранения.

В связи с проведением  в начале 2000-х гг. административной реформы в стране, усилилось внимание к вопросам совершенствования делопроизводства. В 2003 г. постановлением Госстандарта России № 65-СТ от 03.03.2003 утвержден новый ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Выход данного стандарта стал заметным событием для работников делопроизводства. В инструкциях, правилах, электронных технологиях и шаблонах форм документов стали реализовываться новые стандартные положения. В чем заключаются основные отличия положений нового ГОСТа от предыдущего стандарта ГОСТ Р 6.30-97, отмененного в 2001 г.? Фактическим основанием для отмены явилось требование Министерства юстиции Российской Федерации об исключении из государственного стандарта некоторых правовых норм, связанных с оформлением документов, которые в соответствии с правовым статусом не могут регулироваться стандартом, а должны регулироваться специальными федеральными законами.

Но все же его главное отличие  – рекомендательный характер Р 6.30-2003. В нем записано: «требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми». Эта запись соответствует изменению места государственного стандарта в системе государственных нормативно-правовых актов, увеличению его нормативно-технического значения (см. закон Российской Федерации № 5154-1 от 10.06.93 г. «О стандартизации» с изменениями 2001 г.). В федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» № 184-ФЗ (от 27 декабря 2002 г., начало действия 01.07.2003 г.) рекомендательный характер стандартов получил дальнейшее развитие: статья 12 этого закона «Принципы стандартизации» содержит такой текст: «Стандартизация осуществляется в соответствии с принципами... добровольного применения стандартов». ГОСТ Р 6.30-2003 имеет многоаспектное назначение. Главная сфера его применения – организации всех форм собственности, где он используется в качестве основы при разработке инструкций, правил или стандартов по документационному обеспечению управленческой деятельности. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т. п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

Важными нормативными правовыми  актами, регулирующими делопроизводство в органах исполнительной власти, является ряд постановлений Правительства  Российской Федерации. Так, в целях обеспечения защиты прав, свобод и законных интересов граждан, совершенствования правового регулирования и контроля за соответствием издаваемых федеральными органами исполнительной власти и иными органами и организациями нормативных правовых актов Конституции Российской Федерации, федеральным законам, указам и распоряжениям Президента Российской Федерации, постановлениям и распоряжениям Правительства Российской Федерации, международным договорам в августе 1997 г. было издано постановление Правительства Российской Федерации № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (в ред. постановлений Правительства РФ от 11.12.1997 № 1538, от 06.11.1998 № 1304, от 11.02.1999 № 154, от 30.09.2002 № 715).

В целях установления общих правил организации деятельности федеральных  органов исполнительной власти по реализации их полномочий и взаимодействия этих органов, в том числе правила  организации взаимодействия федеральных  министерств с находящимися в  их ведении федеральными службами и  федеральными агентствами было издано постановление Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. № 30 «О типовом  регламенте взаимодействия федеральных  органов исполнительной власти».

В целях установления общих правил внутренней организации федеральных органов исполнительной власти было издано постановление Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452 «О типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти».

Одним из важным нормативных документов, определяющих в настоящее время  порядок документирования и организацию  работы с документами в организациях является Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536.

В 2000 г. приказом Министерства образования  Российской Федерации от 02.03.2000 № 686 была утверждена новая специальность  высшего образования «Документоведение  и документационное обеспечение  управления» и утвержден Государственный  образовательный стандарт по этой специальности. С этого момента началось открытие специальностей в вузах и колледжах  Российской Федерации.

Управление документацией как  функция управления и менеджмента  сегодня осуществляется в организациях в условиях процесса принятия решений  по достижению выбранной цели. Именно поэтому управление документацией  тесно связано с проблемами менеджмента, организационными структурами, вопросами  проектирования информационных систем управления, их внедрения и эксплуатации, с автоматизацией управленческих процедур и процессов. Современное состояние  документальной среды обусловлено  не только социально-экономическими преобразованиями, но и развитием информационных технологий. Большое значение в современном управлении приобретают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе действующего законодательства и других правовых норм оперативность фиксации, сбора, обработки, поиска и передачи информации, надежность ее хранения, удаленный доступ, предоставление информации в нужное время, на нужном носителе и в нужной форме, с учетом психологических и эргономических требований. Но решение этих задач требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития делопроизводства, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей делопроизводства и управления.