Нормативно-правовое обеспечение деятельности служб делопроизводства, структура и содержание инструкции по делопроизводству на предприя

Министерство сельского хозяйства и продовольствия

 

Белорусский государственный аграрный технический университет

 

 

 

Кафедра

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

На тему:  « Нормативно-правовое обеспечение деятельности служб делопроизводства, структура и содержание инструкции по делопроизводству на предприятии»

 

 

 

 

Выполнил                                        студент группы 40-зтс   Битус Д. А.

 

Принял Фокина Ирина Сергеевна

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

Введение………………………………………………………………………3

 

Нормативно-правовая база делопроизводства Республики Беларусь…..4

 

Содержание инструкции по делопроизводству на предприятии…………7

 

Список использованных источников…………………………………………9

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В настоящее время в Республике Беларусь действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Вся работа с документами, начиная с момента их создания, получения, отправки или сдачи в архив, регулируется законами, комплексами нормативно-правовых и методических документов, которые и составляют государственную нормативно-методическую базу делопроизводства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

• указы, распоряжения Президента Республики Беларусь;
• постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне;
• правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;
• государственные стандарты на документацию;
• классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• Государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);
• законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации;
• нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

 

Важную часть нормативной базы подготовки и оформления документации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственными комитетами и другими органами исполнительной власти.

 

Нормативные правовые акты Республики Беларусь, регулирующие вопросы архивного дела и делопроизводства:

 

1. Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-3 «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». 
2. Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. № 455-З "Об информации, информатизации и защите информации".
3. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. № 361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь», с изменениями и дополнениями. 
4. Закон Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". 
   Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4, с изменениями и дополнениями
5. Указ Президента Республики Беларусь от 28 июня 2000 г. №357 «Об упорядочении изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
6. Закон Республики Беларусь от 10 ноября 2008 г. №455-З «Об информации, информатизации и защите информации»;
7. Закон Республики Беларусь от 10 января 2000 г. №361-З «О нормативных правовых актах Республики Беларусь»;
8. Закон Республики Беларусь от 5 июля 2004 года №301-З «О государственных символах Республики Беларусь»;
9. Закон Республики Беларусь от 26 мая 2012 года №384-З «Аб афіцыйных геральдычных сімвалах»;
10. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 25 февраля 1993 г. №100 «О перечнях документов, на которых ставится печать с изображением Государственного герба Республики Беларусь»;
11. Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь и внесении изменений в постановление Кабинета Министров Республики Беларусь от 7 августа 1995 г. №424 (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 июля 2000 г. №1172, с изменениями и дополнениями, внесёнными постановлениями Совета Министров Республики Беларусь от 13 января 2007 г. №38, от 14 апреля 2009 г. №464);
12. Постановление Совета Министров Республики Беларусь от 14.04.2009 №464 «О некоторых вопросах изготовления государственных символов Республики Беларусь»;
13. Положение об основных требованиях, предъявляемых к уровню защищённости бланков строгой отчётности, а также специальным материалам для защиты их от подделки (утверждено постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 1 марта 2002 г. №29);
14. Инструкция о порядке использования и бухгалтерского учёта бланков строгой отчётности (утверждена постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 18.12.2008 №196);
15. Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4);
16. Инструкция о порядке ведения делопроизводства по административным процедурам в государственных органах, иных организациях;
17. Положение о порядке приёма, рассмотрения документов, выдачи заключений и регистрации символики политических партий, профессиональных союзов и других общественных объединений;
18. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников;
19. Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников;
20. Инструкция по оформлению документов с использованием компьютерных технологий в республиканских органах государственного управления и иных государственных организациях, подчиненных Правительству Республики Беларусь (утверждена Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 24.07.2003 №27);
21. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
22. Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и охранения». 
23. Положение о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан и юридических лиц в государственных органах, иных организациях, у индивидуальных предпринимателей (утверждено постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2011 г. №1786);
24. Правила ведения книги учёта проверок (утверждены постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 18.03.2010 №383);
25. Положение о порядке учёта контролирующими (надзорными) органами выданных предписаний на проведение проверок.

 

Основными документами, регламентирующими ведение делопроизводства, являются:

- Инструкция по делопроизводству  в государственных органах и  организациях РБ, утвержденная Постановлением  Министерства юстиции РБ от 19.01.2009 N 4. 

- СТБ 6.38-2004 "Унифицированные  системы документации РБ. Система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Правильное, документационное обеспечение работы в учреждении основывается на соответствующей нормативно-методической базе – комплексе правовых документов организационного, инструктивного, методического характера. Нормативные и методические документы по делопроизводству в каждом учреждении разрабатываются на основе соответствующих законодательных и нормативных актов.

Кроме того требуется разработка и утверждение положения о службе документационного обеспечения управления и должностные инструкции работников, выполняющих данные обязанности.

Каждая организация должна иметь собственную номенклатуру дел. Номенклатура дел организации составляется на дела всей организации (сводная номенклатура) и каждого структурного подразделения (при наличии).

Государственная архивная служба контролирует состояние делопроизводства в государственных органах, а также на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности, принимает меры реагирования на выявленные нарушения в соответствии с законодательством (ст. 26 Закона N 3277-XII).

Кроме достаточно жесткой нормативно-правовой регламентации документооборота предприятия, правильное построение работы с документами, четкая организация документооборота  являются одним из факторов отлаженной и систематизированной работы любой фирмы, позволяющей не только эффективно использовать документы и связанные с ними ресурсы, но также легко и быстро передавать их под ответственность того или иного должностного лица при приеме/увольнении сотрудников и, порой самое главное, вовремя и просто отыскать необходимую информацию или документальное подтверждение.

Согласно Основным правилам работы архивов  центральных и местных органов государственной   власти   и   управления, учреждений,о организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденных Государственным комитетом по  архивам  и  делопроизводству  Республики  Беларусь  от 30.04.1997 N 5, каждая организация должна разработать свое положение об архиве, определив  в  нем  правовой  статус  архива, его задачи, функции и права, источники  комплектования и состав  документов,  поступающих на  хранение (подп. 14.1.)

 

Содержание инструкции по делопроизводству на предприятии

 

Вышеуказанные нормативные акты обязывают предприятия самостоятельно разработать инструкцию, определяющую порядок ведения делопроизводства, отражающую специфические особенности работы с документами, характерные для конкретной организации, предусматривающую порядок создания и оформления документов, документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности.

Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления, а также особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов и т.д. В ней расписана процедура организации документооборота и исполнения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановление, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.   В Инструкции также должна существовать глава, посвящённая особенностям работы с документами в электронном виде.

 

Примерное содержание Инструкции по делопроизводству:

Глава 1. Общие положения по применению Инструкции по делопроизводству: включает в себя нормативно-правовая базу, на которой простроена инструкция; документы, которые данная инструкция не регламентирует; наименование службы, ответственной за делопроизводство на данном предприятии.

Глава 2. Составление и оформление организационно–распорядительных документов: список документов, подпадающих под определение «организационно–распорядительные документы»; реквизиты и порядок их применения при составлении указанных документов; порядок их утверждения и согласования (при необходимости); порядок составления некоторых иных форм документов.

Глава 3. Организация документооборота: порядок прохождения исходящей – входящей документации (составление, утверждение, подписание, регистрация и т.д.)

Глава 4. Контроль исполнения документации: сроки исполнения, ответственные лица.

Глава 5. Номенклатура дел предприятия: составление, утверждение, состав дел и т.д.

Глава 6. Подготовка дел для передачи в архив

Глава 7. Хранение дел в архиве

Глава 8. Работа с обращениями граждан

Глава 9. Работа с электронными документами

Приложения к Инструкции (формы приказов, распоряжений, актов, протоколов, писем, докладных записок и пр.; перечни документов, подлежащих регистрации и не подлежащих регистрации; форма журналов регистрации и регистрационно-контрольных карточек; форма номенклатуры дел и оформления документов в архив и т.д.)

 

 

 

Список использованных источников