Нормативно-методическая база делопроизводства

- фамилия и инициалы (в  дательном падеже, инициалы указываются  после фамилии, например: Лопатину П.Н.);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Расстояние между ними 1,5 межстрочныхинтервала.

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи", утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.97 №1239. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адреса на документах:

-   наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);

-   улица, № дома, № квартиры;

-   населенный пункт (город, поселок);

-   область, край, республика;

-   страна (для международных писем);

-   почтовый индекс.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указываются в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Если документ адресуется руководителю организации, то реквизит "адресат" начинают с указания должности в дательном падеже. Название организации входит в название должности.

Например:                                                                              

Директору ЗАО "Эра"

Г-ну И.В. Рудневу

Ул. Октябрьская, 14

Москва, 127408

Адресование может быть другого вида, например:

ОАО "Сталкер"

Отдел рекламы

Начальнику отдела

А.В. Рогову

Ул. Полякова, 17

Москва, 113209

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту.

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным стандартам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце, страна.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Например:

Директору института

В.Т. Логинову

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику департамента перевозок

К.Н. Фролову

При обращениях к частным лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы. Например:

ул.Паустовского, д.5 кв. 94

Москва, 117463

М.М. Мартынюк

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресом слово «Копия» не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассылку, а на каждом документе указывается только один адрес.

15 Гриф утверждения

После подписания отдельные виды документов требуют утверждения, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах. Так, утверждения требуют почти все организационные документы (положения, перечни, инструкции, правила, программы, штатные расписания и изменения к ним, структура и штатная численность), а также акты, отчеты, планы, сметы и др. Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ может быть утвержден двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: изданием другого документа (чаще всего распорядительного: постановления, решения, приказа, иногда протокола) или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности  лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО "Гранд"

Подпись А.В. Доликов

02.08.2000

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протоколом общего

собрания акционеров

от 15.09.2000 № 14.

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.

16 Резолюция

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом от руки в верхнем правом углу над текстом документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на дополнительном месте. Резолюция включает в себя:

- фамилию исполнителя (кому  поручается исполнение);

- содержание поручения;

- срок исполнения;

- подпись руководителя;

- дату резолюции.

Например:

Васильеву А.К.

Подготовить проект контракта к 20. 12.2000

Личная подпись. 15.12.2000.

Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым.

17 Заголовок к  тексту

Данный реквизит является обязательным для всех видов документов. Заголовок может отсутствовать только на документах, выполненных на бумаге формата А5. Заголовок должен быть максимально коротким и точным. В нем должно отражаться краткое содержание документа. Заголовок необходим для эффективного поиска, регистрации документов без предварительного прочтения всего текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопрос: «О чем?» или «Чего?». Например:

Приказ (о чем?) – о внесении изменений в штатное расписание,

Протокол (чего?) – общего собрания акционеров.

18 Отметка о  контроле

Данный реквизит проставляется должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметка о контроле проставляется на левом поледокумента на уровне заголовка в виде буквы «К» (цветным карандашом или фломастером) или специальным штампом «Контроль».

19 Текст документа

Этот реквизит – основной элемент любого документа.

Текст составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

- в федеральные органы  государственной власти, органы  государственной власти субъектов  российской Федерации;

- на предприятия, в организации  и их объединения, не находящиеся  в ведении данного субъекта  Российской федерации или расположенные  на территории других субъектов  Российской Федерации.

Тексты документов могут быть оформлены также в виде анкеты или таблицы.

При составлении  текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого субъекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованием признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблиц должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В документах, состоящих из одной фразы, первая часть содержит основание или причину создания документа, а вторая- решение, распоряжение, просьбу, например:

Для улучшения информационного обеспечения деятельности юридического отдела прошу установить базу данных "Кодекс".

Постоянная информация может быть оформлена в виде трафаретного текста, например текста справки о зарплате работника.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее созданных документов, указывают их реквизиты в следующей последовательности: название вида документа, наименование организации- автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, например:

В соответствии с постановлением Правительства Москвы от 21.02.99 №240-П "О введении штрафных санкций" и т.д.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации (докладные и объяснительные записки, заявления), изложение текста должно идти от первого лица единственного числа, например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

ПРЕДЛАГАЮ:

ПРОШУ:

Если автором документа является коллегиальный орган, в распорядительных документах следует использовать форму изложения текста от третьего лица единственного числа:

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

РЕШИЛ:

и первого лица множественного числа:

РЕШИЛИ:

ПРЕДЛАГАЕМ:

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа, например:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ:

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положения, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа, например:

"департамент  осуществляет функции…",

"в состав  объединения входят …",

"комиссия установила…"

20 Отметка о  наличии приложения

Часть служебных документов имеет приложения, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчетам и т.д. оформляются в следующем порядке.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют сокращенно:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Слово "приложение" пишется с заглавной буквы прямо от поля всегда в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о приложениях с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например,

 

 Приложение: 1. Проект инструкции по делопроизводству на 12 л. в 3 экз.

 

                         2. Отзыв на  проект инструкции на 2 л. в 1 экз.

Между названием приложений делается 1.5-2 межстрочных интервала, а если название приложения занимает несколько строк, то оно печатается через один межстрочный интервал.

Если к документу прилагается другой документ, который также имеет приложение, то отметку о наличии приложения оформляют по форме:

Приложение: Письмо Минздрава РФ от 13.11.2000 № 01-17/785 и приложение к нему, всего на 10 л.

Если при направлении документа в несколько адресов приложение направляется не всем адресатам, то в отметке о наличии приложений указывается, в какой адрес приложения посылаются, например:

Приложение: на 5 л. в 1 экз., в первый адрес.

Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается, например:

Приложение: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и

ведомствах Российской Федерации, в 3 экз.

В распорядительных документах сведения о наличии приложений указываются в тексте.

Сами документы - приложения к распорядительным документам имеют в правом верхнем углу первого листа отметку с указанием, приложением к какому документу они являются. Например:

Приложение №1

к приказу директора ОАО "Эра"

от .01.12.2000 № 36

21 Подпись

Подпись - один из основных способов удостоверения документа. В состав этого реквизита входят: наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия), например:

Генеральный директор ОАО "Луч"              Подпись              О.А. Гридин.

В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название предприятия, так как оно есть в бланке:

Генеральный директор                         Подпись                       О.А. Гридин.

При оформлении документа на должностном бланке наименование должности лица, подписывающего документ, не указывается.

Денежно-финансовые документы подписывают руководитель учреждения и главный бухгалтер.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименование должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например,

Генеральный директор                    Подпись                      Н.И. Медведев