Механизация и автоматизация документов

 

 

                                    Оглавление

Введение……………………………………………………………………..….…3

Глава 1. Механизация и автоматизация работы с документами……….…........4

1.1 Механизация и автоматизация  работы с документами……………….…....4

1.2 Задачи автоматизации и механизации ДОУ……………………….………..5

Глава 2. Основные автоматизированные процессы делопроизводства.............6

2.1.Понятие регистрации……………………………………………….....……...6

2.2.Специфика контроля исполнения…………………………………………..10

2.3.Сущность согласования и совместимости………………………………....13

2.4.Поиск и справочная работа………………………………………………....16

2.5.Специфика подписи документа...………………………….……………….19

Глава 3. Влияние средств автоматизации и механизации…….………….…...21

3.1 Влияние средств автоматизации и механизации на системы делопроизводства и документооборота на современном этапе….……….......21

Заключение……………..………………………………………….………....…..25

Список  использованных источников……………………………….………......27

 

 

 

 

 

 

 

       Введение

Актуальность  темы. Тема  курсовой работы  актуальна,  в связи с ростом объема информации, обусловленным развитием экономики, расширением номенклатуры выпускаемой продукции, количеством документации, создаваемой в организациях, предприятиях, фирмах. Это обусловливает необходимость четкой постановки работы с документами – в противном случае закономерно появление документов низкого качества, плохо составленных и плохо оформленных, не содержащих полную и ценную информацию, требующих увеличения срока обработки.

На  сегодняшний день автоматизация и механизация делопроизводства необходима, так как информацию необходимо обрабатывать как можно быстрее и качественнее, подчас информационные потоки не менее важны, чем материальные.

Объектом  исследования является средства автоматизации и механизации документов, автоматизированные системы делопроизводства

Предмет исследования: технологические процессы делопроизводства: регистрация, контроль, согласование, совместная подготовка, подписание, поиск документов и справочная работа.

Целью настоящей работы является изучение влияние средств автоматизации и механизации на создание документов и их форму.

Задачи исследования: рассмотреть основные процессы автоматизации и механизации, рассмотреть влияние средств автоматизации и механизации на документ и их форму.

Методы исследования: теоретический, диалектический метод, изучение, анализ и синтез литературы, цитирование, систематизация и классификация.

Глава 1.Механизация и автоматизация работы с документами

1.1. Механизация и автоматизация работы с документами

Механизация и автоматизация документационного  обеспечения управления направлены на повышение эффективности труда  работников управленческого аппарата, сокращение трудозатрат на документирование, обработку, передачу, использование  документной информации, упорядочение документооборота.

Механизация и автоматизация работы с документами  должны осуществляться на основе упорядоченной  системы документирования управленческой деятельности, унификации и сокращения количества применяемых форм документов, рационализации документооборота.

Механизация и автоматизация внедряются на всех этапах документационного обеспечения  управления: подготовка документов, их копирование и оперативное размножение, экспедиционная обработка, регистрация  и поиск, оперативное хранение и  транспортировка, контроль исполнения, сбор на хранение и др.

Автоматизированная  технология работы с документами  осуществляется путем создания и  внедрения автоматизированной подготовки документов, автоматизированных ИПС  и решения других задач с использованием персональных ЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна обеспечиваться информационно-техническая  совместимость средств вычислительной техники между собой и с  централизованными базами данных.

Руководитель  организации несет ответственность  за эффективность использования  автоматизированной технологии работы с документами, определяет право  доступа работников к информации, хранящейся на машинных носителях, устанавливает очередность перехода на автоматизированную технологию работу с документами.

Работники управленческого аппарата обязаны  четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами.

 

1.2. Задачи автоматизации и механизации ДОУ

1. Подготовка и оформление документов.

Автоматизация этой области позволяет повысить качество и оперативность подготовки документов, создаваемых в организации, унифицировать форму документов.

2. Организация документооборота и исполнения документов. 
   Автоматизация этой области позволяет исключить дублирование работы по вводу информации о документе на различных этапах работы с ним (упростить процесс регистрации), путем создания документальной базы организации уменьшить вероятность потери документа, упорядочить документооборот организации (упростить маршруты прохождения документов), повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами, сократить сроки исполнения и прохождения документов, своевременно информировать сотрудников о поступивших и создаваемых документах.
3. Организация контроля исполнения документов.

Автоматизация контроля исполнения документов позволяет оперативно получать информацию о состоянии исполнения и местонахождении любого документа, отслеживать этапы прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения (создания) до завершения работы с ними.

4. Организация хранения документов, поисковая система по документам. 
   Автоматизация позволяет обеспечить централизованное хранение текстов документов, подготовленных в электронном виде, их графических образов и материалов к ним, организовать оперативный поиск, логически связывать документы, относящиеся к одному вопросу, делать подборки материалов 
   по тематическому или иному признаку.

Говоря о необходимости определения уровня автоматизации ДОУ применительно к каждой конкретной организации, следует определиться с тем, что должен охватить процесс автоматизации ДОУ:

• всю организацию, включая ее территориально удаленные подразделения;
• ряд структур, активно задействованных в документообороте организации (например, служба кадров + служба ДОУ + бухгалтерия и др.);
• структуры, отвечающие за организацию ДОУ (управление делами, служба ДОУ, секретариат, канцелярия и т.п.);

• специальные структуры (бухгалтерия, служба кадров и т.п.)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава2.  Основные автоматизированные процессы делопроизводства

2.1. Понятие регистрации

Первая операция, которая выполняется  всеми программами, – это учет и регистрация документов организации. Она является центральной, так как преследует сразу несколько целей: подтверждение факта создания документа путем учета и создание базы данных для дальнейшей информационно-справочной работы и контроля за исполнением. Поэтому именно автоматизация регистрации документов необходима в первую очередь любой делопроизводственной службе.

Стандартно программа должна обеспечивать регистрацию всех документов: входящих, исходящих и всех видов внутренних документов, поступающих по любым каналам – обычной почтой, по факсу, электронной почтой.

Сведения о документе вводятся в электронную регистрационно–контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Совокупность сведений и вид  регистрационно–контрольной карточки в разных программах различается. Многие из них позволяют самостоятельно добавлять для регистрационных карточек определенной регистрируемой группы документов дополнительные сведения или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Создание регистрационной формы  и базы данных о документах организации  в целом так же, как и заполнение регистрационной карточки на экране компьютера, имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Принцип работы электронной картотеки (базы данных) – в однократности  ввода повторяющейся информации и возможности использования одной информации в различных формах и даже различных базах данных.

Автоматизированная система регистрации  позволяет ускорить сам процесс  заполнения регистрационной карточки, так как содержит не только поля, заполняемые вручную (например, номер  и дата входящего документа, краткое  содержание, текст резолюции), но и поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков.

Желательно, чтобы максимальное количество полей заполнялось в автоматическом режиме или путем выбора из списка. Это не только ускоряет процесс заполнения регистрационной карточки, но и существенно снижает вероятность ошибок, так как в случае опечатки при поиске по данному полю документ не будет найден. Списки значений готовятся при вводе программы в эксплуатацию. В дальнейшем одни остаются неизменными, например список видов документов, другие подлежат постоянной актуализации, например список сотрудников.

При регистрации бумажных документов автоматически сгенерированная дата и регистрационный номер переносятся на документ. На входящих документах пока что во многих организациях ставится штамп, в который от руки вписывается дата и номер. Однако все чаще сегодня используется система надпечатки регистрационных данных, при которой полученный документ закладывается в принтер и, кроме собственно даты и регистрационного номера, на документе надпечатывается штрих-код, что позволяет в дальнейшем существенно ускорить поиск и обработку документов.

Если в организации используются типографски отпечатанные нумерованные бланки, в регистрационной карточке для исходящих и внутренних документов должно быть предусмотрено поле для учета номера бланка, на котором изготовлен данный документ. Это поле может использоваться для учета расхода номерных бланков в подразделениях, а также позволяет в дальнейшем быстро убедиться в подлинности документа, сверив номер бланка и регистрационные сведения о документе.

Обязательно предусматривается поле «Вид документа» (из раскрывающегося  списка выбирается вид документа).

Поля – количество листов в документе  и количество листов приложений – имеют чисто учетную функцию, в большинстве случаев заполняются вручную. В некоторых автоматизированных системах, если карточка заполняется уже после сканирования документа, число листов может указываться автоматически, но это делается очень редко.

При регистрации входящих документов вручную заполняются поля «Дата  поступившего документа» и «Номер поступившего документа». Эти поля могут заполняться путем ввода с клавиатуры либо копированием («перетаскиванием») реквизитов с распознанного текста полученного документа. Некоторые программы, например разработки Cognitive Technologies, поддерживают перетаскивание реквизитов прямо с отсканированного образа с распознаванием «на лету».

В виде пополняемого списка выполняется  поле «корреспондент». Организации, с  которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

В случае использования в организации  систем комплексной автоматизации делопроизводства, данные об исполнителях и структурных подразделениях берутся из базы данных кадровой службы, список организаций – из адресной книги.

К справочнику «Адресная книга» в первую очередь обращаются в  случаях:

• регистрации входящих документов;
• регистрации исходящих документов;
• подготовки телефонных переговоров руководителя;
• подготовки командировок.

При регистрации входящих документов название организации выбирается из списка простым щелчком мыши. Если документ поступил из новой организации, не внесенной в справочник, то на организацию заводится отдельная карточка в «Адресной книге», и все сведения об организации, имеющиеся в поступившем документе, вносятся в «Адресную книгу». Таким образом «Адресная книга» представляет собой отдельную картотеку, БД, интегрированную с основной картотекой по документам. В карточке БД «Адресная книга» могут быть следующие поля:

• Полное название организации (плюс старые наименования, если организация переименовывалась);
• Сокращенное название организации;
• Название вышестоящей организации;
• Почтовый адрес организации;
• Телефон или телефоны;
• Факс;
• Электронная почта (e-mail);
• Адрес сайта;
• Банковские реквизиты;
• Должность и фамилия (имя, отчество) руководителя;
• Должности, фамилии исполнителей и их номера телефонов.