Контрольная работа по документоведению

Существует  множество  определений и трактовок данному понятию. Но каждый вариант определения информации в каком-то  смысле обладает некоторой неполнотой. Если взять  это  определение в широком смысле,  информация - это отражение реального (материального, предметного) мира, выражаемое в виде сигналов и знаков.

 

2. История   организации  делопроизводства в  Российской империи («коллежское делопроизводство»)

Кардинальные изменения в развитие специальности внес XVIII в., и связаны они с изменением системы государственного управления.

В начале XVIII в. проводятся реформы Петра I. Важнейшей из них была реформа государственного аппарата, в результате которой сложилась новая система государственных учреждений: Сенат, Синод, коллегии, местные учреждения. Преобразования начались в 1711 г. созданием Сената как высшего органа управления. Реформа государственного аппарата во многом проводилась под влиянием опыта управления за рубежом, с которым Петр I ознакомился во время своего пребывания за границей. Но надо было не только создать учреждения нового типа, но и заставить государственный аппарат работать по-новому, значительно более оперативно и с большими результатами, что и было главной задачей реформ. Поэтому именно в период реформ появляются первые организационные документы, в которых прописывается сам порядок работы государственных учреждений.

К таким документам можно отнести указы Петра I о Сенате и создаваемых коллегиях. Ведение в них делопроизводства расписывалось в регламентах, создаваемых коллегией. Однако основным документом, на два столетия определившим порядок ведения делопроизводства в учреждениях дореволюционной России и штат работников, занимавшихся делопроизводственным обслуживанием, стал Генеральный Регламент или Устав, по которому Государственные коллегии «також и все оных принадлежащие к ним Канцелярий и Контор служители не токмо во внешних и внутренних учреждениях, но и во отправлении своего чина, подданейше поступать имеют» от 28 февраля 1720 г. Он был составлен с учетом почти десятилетнего опыта работы новых учреждений.

Генеральный регламент стал как бы обобщающим документом и являлся первым законодательным актом, в котором был прописан не только весь порядок работы Коллегий, ведения в них делопроизводства, но и обязанности каждого работника канцелярии. Это новый тип организационного документа, прообраз всех последующих регламентов, в том числе современного Регламента Государственной Думы, типовых регламентов федеральных органов исполнительной власти, административных регламентов.

В Генеральном регламенте перечислены созданные к этому году коллегии, служба в которых являлась присяжной должностью, определено их устройство, скрупулезно расписан весь порядок работы, должностной состав. Половина глав посвящена порядку работы Коллегий — начало работы Коллегий, время отпусков, прием посетителей, награждения, наказания работников и т.д. Остальные главы касаются непосредственно работы с документами и должностных обязанностей служащих канцелярий. Возглавлял Коллегию Президент, которому согласно главе XVII «особливой секретарь позволяется иметь, который токмо от своего Президента и его указов зависит, а до Коллегии дела не имеет».

Кроме личного секретаря Президента, учитывая, что вся работа коллегий была связана с документами как фиксирующими ее непосредственную деятельность, так и получаемых извне, в коллегии образовывалось специальное структурное подразделение, занимающееся делопроизводством, — канцелярия, которой посвящены специальные главы Генерального регламента.

В главе XXVIII был определен состав канцелярии: секретарь, нотариус, переводчик, актуариус, регистратор, канцеляристы, копиисты.

Важнейшим организационным моментом являлось четкое разграничение обязанностей должностных лиц и описание функций каждого из них. Всем должностям посвящаются специальные главы.

Должность нотариуса описана в главе XXX: «должность его чина в том состоит, чтобы он при собрании и Коллегии протокол держал. Записывать разговоры о важных делах, також де записывать и то, ежели Коллегиум о каком деле большого изъяснения требует, и оное до другого времени отсрочить надлежит. Записывал, когда Члены в голосах не согласны, он же Нотариус должен сей протокол помесячно сшивать, в Канцелярии набело переписывать, листы нумеровать и алфавитным реестром содержание дел и персон напреди сделать и переплетчику в переплет отдать; сверх того надлежжало Нотариусу роспись иметь об оных делах, которые прошлой недели не вершены, и такую роспись пред Президентом на столе иметь, дабы оную в Коллегии ежедневно видеть, и о невершеных делах ведать мочно было, приключится и доносит коллегии по порядку при том припоминает, что к тому потребное, и попечение имеет, дабы дела равным порядком, как доношение учинено, отправлены были, из которых ежели важные суть, сам сочиняет, а другие (между прочими канцелярскими служителями по должности каждого разделяет) причем ему крепко того смотреть надлежало, чтобы все отправления или отпуски по уставам и резолюциям явственно и ясно изготовлены, и нужные копии сохранены были, дабы никакого просмотра при том не приключилось, ибо он в том ответ дать, и того ради во «секретарь, который в коллегии докладывает, сбирает все указы, грамоты, письма, мемориалы, реляции (отписки) и прочее, что в его коллегии всех отправах имя свое подписать должен. Кроме того, також его должность есть по обстоянию времени и дел всегда в Коллегии быть гораздо ранее, прежде заседания Членов, дабы доношения от челобитчиков принимать, також докладу все приуготовить и дела, которые он в руках имеет, в Канцелярии разделить к лучшему оных исправлению». Кроме того, работа секретаря описана и в главе V «О докладах в коллегии». В ней указывается, в какой последовательности секретарь докладывает дела на коллегии, «такожде он долженствует роспись о вершенных и оконченных делах иметь».

   В обязанности актуариуса, согласно главе XXXII, входило «письма прилежно собирать, оным реестр чинить, листы перемечивать он актуариус надзирание и попечение о бумаге, перьях, чернилах, сургуче, воске, о дровах, свечах и о прочем, что надлежит».

О чине регистратора в главе XXXIII сказано «регистратор должен в том состоять, чтобы он письма собирал и по пакетам раскладывал, и потом велел набело переписывать сочинения всех указов (грамот) и писем помесечно и во весь год, которые из Коллегии отпущены и в Коллегии получены. Чего ради надлежит ему следующие книги держать».

Не забыты в Генеральном регламенте и должности канцеляристов (глава XXXIV) и копиистов (глава XXXV). «Канцеляристам надлежит все то, что по реестру из отправляемых дел от Секретаря повелено будет изготовлять також и те дела, о которых они генеральные формуляры (образцовые письма) имеют, а именно: дипломы, патенты и прочее. А что они сами сочинили, то имеют прежде Секретарю для поправления подавать. Копиистам надлежит все, что отправляется в Канцелярии набело писать: того ради имеют выбраны быть добрые и исправные писцы».

Приведенные главы Генерального регламента показывают достаточно четкое разграничение обязанностей канцелярских служащих, описание функций, выполняемых каждым из них, но на что надо обратить особое внимание, в Регламенте впервые было расписано, как они должны выполнять свою работу, т.е. методика работы.  Например, для нотариуса указано не только, что он ведет протокол, но и как он его составляет: «того ради надлежит ему оный следующим образом сочинять: прежде надлежит вверху листа год и число написать, потом присутствующие Члены записать, и потом протокол держать». Для  регистратора указано не только, что он регистрирует документы в журнале, но и в каких журналах какие документы и что о каждом        записывает: «1. Журнал (повседневная записка), который имеет он сочинять из всех концептов всего года в Коллегии отправленных дел, в котором ему по алфавиту, числу и месяцу вкратце выписывать содержание каждого дела и имя к тому принадлежащих особ, и место, кому и куда дело послано, по которому журналу (записке) можно найти, что в Регистратуре (в записных книгах) искать надобно. 2. Регистратура (записка) состоит в следующих четырех книгах: (А) в первой книге все от Коллегии к Его Величеству во весь год посланные письма, реляции, доклады, следующим образом через копииста вписываются, а именно: перемечивает он в книге листы и ставит на одной стороне число и месяц, на другой стороне год, и означивает потом кратко дело, к кому, куда отправлено; после того вписывает он весь документ с числом и подписанием всех чинов, и потом из сей книги явно будет, какие отправления Коллегиум во весь год имел; и ежели что во оном приискать и посмотреть нужно, то может оное через журнал (повседневной записке) легко учинить».

Также описан порядок ведения и других регистрационных книг.

Учитывая необученность персонала, возможную нерадивость работников, Генеральный регламент предусматривает все, на первый взгляд даже мелкие детали работы с документами. Именно в небрежности, неполном выполнении операций с документами, которые являются единственным способом фиксации просьб и решений, таится возможность злоупотреблений: задержка или сокрытие документа, неполный или неправильный доклад по делу и т.д. Расписывая делопроизводственные операции, Генеральный регламент, по сути, расписывает технологию управления, механизм работы учреждения, образно говоря «кухню управления».

С Генерального регламента фактически начинает складываться профессия будущего документоведа.

Еще один документ XVIII в. важен для понимания профессии и места службы делопроизводства и ее работников в системе государственных учреждений.

24 января 1722 г. был введен  «Табель о рангах всех чинов  воинских, статских и придворных, которые в каком классе чины»  — законодательный акт, по которому  государственная служба была  разделена на гражданскую (штатскую), военную и придворную. Каждая  разновидность службы делилась  на 14 ступеней — классов. «Чины  давались за службу в порядке  постепенности и как бы обозначали  степень деловой подготовки служащих  и их пригодность к занятию  определенных должностей» 

Чины от I до IX класса по службе могли получить потомственное дворянство, от X до XIV — личное дворянство.

Нас интересует гражданская служба. Согласно «Табели о рангах», утвержденной Петром I:

 обер-секретарь Сената  получал чин VI класса;

 обер-секретарь иностранной, воинской и адмиралтейской коллегий  — чин VII класса;

 секретари в воинской  и иностранной коллегии, а также  сенатские протоколисты и переводчики  — чин IX класса;

 секретари прочих коллегий, переводчики и протоколисты воинской, адмиралтейской и иностранной  коллегий получали чины X класса;

 секретари в надворных  судах и канцеляриях в губерниях  — чины XII класса 

 обер-секретарь в коллегии, секретарь в Сенате — чин VIII класса;

 секретари в провинциях, переводчики и протоколисты коллежские, актуариус и регистраторы сенатские  — чины XIII класса;

 актуариусы, архивариусы, регистраторы при коллегиях —  чины XIV класса.

Простейший анализ Табели о рангах показывает, что работники канцелярий занимали достаточно высокие чины, например, профессора при академии получали чин IX класса, такой же, как сенатские протоколисты, переводчики и секретари коллегий; бургомистры от магистратов в губерниях — чин X класса.

Начиная с XVIII в. эволюция «Табели» шла в направлении ее упрощения, уточнения названий чинов и их места в служебной иерархии. В результате к началу XIX в. номенклатура гражданских чинов приобрела следующий вид:

 

Класс чина	Название чина
I	Канцлер; Действительный тайный советник
II	Действительный тайный советник
III	Тайный советник
IV	Действительный статский советник
V	Статский советник
VI	Коллежский советник, военный советник
VII	Надворный советник
VIII	Коллежский асессор
IX	Титулярный советник
X	Коллежский секретарь
XI	Корабельный секретарь
XII	Губернский секретарь
XIII	Провинциальный секретарь
XIV	Коллежский регистратор

 

 

Одним из главных организационных принципов государственной службы было обязательное прохождение всей служебной лестницы снизу вверх целиком, начиная с выслуги низшего классного чина. В каждом классе чиновник должен был прослужить известный минимум лет, но за особые заслуги по службе этот срок мог быть сокращен.

Таким образом, служба начиналась с работы с документами и чины с XIV по X можно было получить, работая в канцеляриях.

Среди проявлений чинопочитания важное значение приобрели формулы титулования — титул по классу или должности. Хотя эти формулы не были установлены законом и сложились постепенно на практике, к концу XVIII века титулов было пять.

I и II классы — Ваше  Высокопревосходительство,

III и IV классы — Ваше  Превосходительство,

V класс — Ваше высокородие,

VI-VIII классы — Ваше  Высокоблагородие,

IX-XIV классы — Ваше благородие.

Пользование титулом применялось во всех случаях обращения устного и письменного к вышестоящему по службе или по общественному положению.

XVIII в. активизирует подъем  экономики и развитие общества. Для процветания надо было  устанавливать и поддерживать  связи, ведя активную переписку, и в XVIII в. появляются должности  личных секретарей. Ее началом  можно считать создание Петром I кабинета и личной канцелярии  царя и появление должности  кабинет секретаря. Хотя после  смерти Петра I кабинет ликвидируется, но и во время царствования  Елизаветы Петровны составлением  документов занимался ее личный  кабинет-секретарь барон И.А. Черкасов, принимавший и докладывавший  все документы, поступающие на  имя императрицы и составлявший  документы по ее поручению. В  словаре Владимира Даля статс-секретарь  определен как «доверенный письмовод  государя», так как обязанности  секретаря, прежде всего, связаны  с составлением и оформлением  документов. Секретари выполняли  массу поручений императора, связанных  как с государственными, так и  с мелкими личными делами.

  Екатерина II сразу же в день переворота, прежде всего, подбирает секретарей, которые могли бы от ее имени составлять документы, вести ее переписку, разбирать и докладывать прошения. Ее первым секретарем был Г.Н. Теплов, остававшийся на этом посту с 1762 по 1779 г. В личный секретариат Екатерины II входили А.В. Олтуфьев и И.П. Елагин. Секретариат затем получил название Собственная его Величества Канцелярия. В должности статс-секретаря начал свою карьеру известный государственный деятель екатерининского периода А.А. Безбородко, который в 1780-е гг. стал старшим среди статс-секретарей императрицы и сосредоточил в своих руках все дела, ждущие ее утверждения. С 1776 г. императорские манифесты и именные указы составлялись исключительно в канцелярии А.А. Безбородко, а в фонде Сената сохранилось 387 указов, написанных им собственноручно.