Контрольная работа по документоведению

CОДЕРЖАНИЕ

1. Содержание и эволюция понятия «Информация»

В настоящее время объемы информации удваиваются  каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В современных  условиях, когда очень быстро меняется экономическая ситуация и законодательство, организации, особенно коммерческие,  выживают  только  в том случае, если они вовремя получили нужную информацию в необходимом объеме. Информация давно стала товаром. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

На сегодняшний день в Республике Беларусь накоплены огромные запасы информации, сосредоточенной в разнообразных базах и банках данных, на дискетах и CD-ROM, на флешках,  телефонах и на других носителях  информации. Эта информация применяется повсеместно — в библиотеках, информационных центрах, музеях, архивах, образовательных учреждениях и других организациях.

Люди стремятся заранее получить всю информацию о том или ином событии и на основании этого принять наилучшее решение, обмениваются устными сообщениями, записками, посланиями. Они передают друг другу просьбы, приказы, отчеты о проделанной работе, описи имущества; публикуют рекламные объявления и научные статьи; хранят старые письма и документы; долго размышляют над полученными известиями или немедленно кидаются выполнять указания начальства. Все это – информационные процессы. Информационные процессы, т.е. процессы хранения, передачи и переработки информации. Они всегда играли важную роль в жизни общества.

Анализируя современную  ситуацию в мире, я пришла к выводу, что  к информации люди относятся как к редкому благу и стремятся использовать её эффективно.

Я попробовала ответить на простой, казалось бы, вопрос: что такое информация?  Я пользуюсь этим термином постоянно: работаю с информацией, ищу информацию, воспринимаю информацию, действую под управлением информации. Задумалась на минуту и попыталась ответить: Информация – это…

Первое, что  пришло  в голову: “Это что-то новое”, “Это сообщения, сведения”, “Это знания”, “Это данные”…

Человечество на протяжении многих веков вырабатывало свои представления об информации. В современном мире существует множество определений понятия «информация». От самых общих возвышенно-философских типа «информация есть отражение реального мира» или «информация есть всеобщее свойство материи и мера организации систем» до сугубо практических «информация есть сведения, являющиеся объектом сбора, преобразования, хранения и передачи».  

Информация – явление многогранное и мегазначительное. Достаточно сложно сразу определить  ее содержание и сущность,  так как существует большое количество определений понятия «информация». Каждое из них заслуживает пристального внимания, поскольку понятие информации определяется с разных точек зрения и рассматривается в самых  различных  отраслях  знания, в результате чего, естественно, появляются определения этого понятия, существенно отличающиеся одно от другого. Очевидно, эти точки зрения могут быть в принципе сведены к одной, единой точке зрения на предмет. Однако до сих пор в теории информации этот уровень исследований не достигнут.

В зависимости от области знания, в которой проводилось исследование, информация получила множество определений: информация – это обозначение содержания, полученного от внешнего мира в процессе приспособления к нему (Н. Винер); информация – отрицание энтропии (Бриллюэн); информация – коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (К.Э. Шеннон); информация – передача разнообразия (У.Р. Эшби); информация – оригинальность, новизна; информация  –  мера сложности структур (Моль); информация – вероятность выбора (И.М. Яглом) и т.д. Каждое из этих определений раскрывает ту или иную грань этого многозначного понятия.

Этимология слова информация уводит нас в древнегреческие времена. Слово μορφή (morphe) означало форму (идеи, мысли), а слово εἶδος (eidos) означало идею, добро, обрамление.  Именно в этих значениях использовались эти слова в сочинениях Платона, а затем Аристотеля, называемых «Теорией форм».  Позже, в латинском языке возникло слово  «informatio», обозначало понятие, идею, буквально – нечто оформленное в сознании и слове. Известно, что в Древнем Риме информацией стали называть разъяснение и истолкование письменных и устных текстов, а в русский язык это слово вошло в Петровскую эпоху. Впервые фиксируется в "Духовном регламенте" 1721 г. в значении "представление, понятие о чем-л." (В европейских языках оно закрепилось раньше - около XIV в.). 
       Этим термином пользовались для определения чисто практических понятий, таких, как некоторая совокупность знаний, сведений о конкретном предмете, явлении, событии. В него было  вложено больше философского смысла.

Впервые слову информация, помимо обычного, первоначального значения – сведения, сообщения, был придан немного иной смысл, а именно статистические данные, Рональдом Фишером, английским математиком и биологом, в ходе разработки методов математической статистики (1921 г.).  А американский учёный-электрик Ральф Хартли ввёл понятие информации как математической переменной и был первым, кто попытался определить «меру информации», введя в 1928 г. логарифмическую меру информации, которая называется хартлиевским количеством информации.  Хартли развивал понятие информации, основанной на «физическом противопоставлении психологическим рассмотрениям», для изучения электрических коммуникаций.  Он рассматривал информацию как средство коммуникации (между передатчиком и приемником информации) по электрическим проводам.

Клод Шеннон обобщил идеи Хартли и ввел понятие информации как меры, снимающей неопределённость в приемнике информации. Он первым начал рассматривать передаваемую информацию и шумы в каналах связи с точки зрения статистики, рассматривая как конечные, так и непрерывные множества сообщений. Развитая Шенноном Теория информации помогла решить проблемы, связанные с передачей сообщений, а именно: устранить избыточность передаваемых сообщений, произвести кодирование и передачу сообщений по каналам связи с помехами. Клод Шеннон дал такое определение информации: «Сигнал, коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределённость».

Примерно в эти же годы математик Норберт Винер пришел к выводу, что информация – это средство, которое делает похожим поведение живых организмов и электронно-вычислительных машин. "Кибернетика" Норберта Винера увидела свет в 1948 году. Она открыла людям глаза на то, что сейчас известно каждому – информационные процессы происходят в любом живом организме, начиная с амебы и вируса. Созданные человеком машины также работают под управлением информации. Любое сообщество живых существ – муравьев, пчел, рыб, птиц и, конечно, людей не может существовать без потоков информации, циркулирующих в нем.

В 1960-е гг. главный научный центр в области изучения информации СССР определял информацию как «объективное содержание связи между взаимодействующими материальными объектами, проявляющееся в изменении состояний этих объектов». Такая трактовка, с одной стороны, чрезвычайно расширяет понятие: «информацией» становится любое взаимодействие объектов действительного мира.

Именно тогда в язык науки вошло понятие информации как особого материала, с которым имеют дело сложные электронные устройства. Естественно, что для построения на основе «вновь открытого» термина строгой теории понадобилось четкое его определение, которое, как выяснилось, дать непросто. Разнообразие подходов к представлению сущности информации демонстрирует сложность этой «нематериальной материи», лежащей в основе человеческой цивилизации, а по мнению некоторых ученых, самой Вселенной.

Выделяются три подхода в рассмотрении информации: функциональный, атрибутивный и субстанционный.

В контексте функционального подхода информация рассматривается в связи с функционированием самоорганизующихся систем, как правило, живых, или, в крайнем случае, сложных кибернетических устройств.

Функциональный подход нашел отражение в работах Д.И. Дубровского, который констатирует, что самоорганизующиеся системы "возникают исторически в период становления жизни на Земле". Академик Н.Н. Моисеев рассматривает понятие "информация" как понятие в некотором смысле историческое. Оно возникает только тогда, когда появляется субъект, обладающий возможностью целенаправленного поведения, целенаправленных действий. Получая информацию, субъект использует ее для приспособления к изменениям среды, реагируя на них своим поведением. Он считает, что "строгого и достаточно универсального определения информации не только нет, но и быть не может. Это понятие чересчур широко. Одно дело, та информация, которая введена в компьютер для решения хорошо формализованной задачи или передается по проводам или радиоканалам. Здесь все может быть точно и однозначно определено… Совсем иная ситуация возникает тогда, когда речь идет о человеке, который наблюдает окружающий мир".

«Атрибутисты» квалифицируют информацию как свойство всех материальных объектов, т.е. как атрибут материи (Б.В. Ахлибининский, Л.Б. Баженов, Б.В. Бирюков, К.Е. Морозов, И.Б. Новик, Л.А. Петрушенко, А.Д. Урсул и др.).

Дальнейшее развитие атрибутивного подхода нашло отражение в работах Ф.И. Перегудова и Ф.П. Тарасенко, Е. А.Седова, А.И. Уёмова, Ю.А. Урманцева, А.Д. Урсула. В их контексте информация рассматривается как мера упорядоченности структур и взаимодействий. Так, Е.А. Седов считает, что хранилищем информации объектов неживой природы является их собственная упорядоченная структура.

В монографии В.П. Попова и И.В. Крайнюченко анализируются и функциональный, и атрибутивный подходы и делается вывод, что никакого противоречия между ними нет, поскольку функциональный подход рассматривает внешнюю сторону информации, а атрибутивный – ее внутреннюю сущность.

Субстанционное понимание информации раскрывается в работах А.Е. Акимова, А.А. Силина, И.И. Юзвишина.

Например, А.А. Силин рассматривает мироздание как непрерывное единство сознания (как информационной структуры) и материи. Он же отождествляет прирост информации с эволюцией, под которой понимает развитие от простого к сложному.

Отечественная наука с самого начала указывала на глубокую связь понятия информации с основополагающими философскими категориями. "...В самом общем случае, — писал И.А.Акчурин, — понятие информации связано с философскими категориями возможности и действительности... Всюду, где имеют место различные возможности, из которых реализуется, переходит в действительность, приобретает бытие только одна, имеет смысл говорить об информации, которую несет с собой эта реализовавшаяся возможность". Более широко, переход любой потенции в бытие, в какой бы форме он ни осуществлялся, можно рассматривать как возникновение новой информации. Если же этот переход совершается посредством осознанных действий человека, то такое превращение потенциального в актуальное есть акт производства информации.

Информация в качественном смысле определяется, во-первых, противопоставлением ее материи и энергии: "Механический мозг не выделяет мысль, "как печень выделяет желчь", что утверждали прежние материалисты, и не выделяет ее в виде энергии, подобно мышцам. Информация есть информация, а не материя и не энергия". Эта точка зрения, высказанная Н. Винером, очевидно, не является бесспорной. Она вызывает возражения, впрочем, столь же скупо аргументированные, как и рассуждения самого Винера по этому вопросу.

И. Земан, например, придерживается прямо противоположной точки зрения на природу информации: "Теория информации рассматривает информацию преимущественно с коммуникационного, гносеологического аспекта. Кибернетическое понимание информации как формы организации исходит из онтологического аспекта, здесь информация, понимается уже не как сообщение, а в более общем виде - как порядок,  организация, упорядоченность, которые можно также математически выразить с помощью меры организованности, на основе формулы энтропии, выведенной Больцманом-Шенноном (для термодинамической энтропии).  Следовательно, можно было бы понимать в общем виде информацию как какую-то упорядоченную систему вообще, которую можно описать математически...".

К. Штейнбух, не претендуя на философское освещение вопроса о природе информации, высказывает, однако, принципиально важные соображения по этому поводу. Ход его рассуждений следующий: информация, т.е. сообщение, преобразуется отправителем в некоторую систему сигналов, которую получатель затем снова преобразует в сообщение. При этом следует строго различать сообщение как величину нематериальную и сигнал как величину физическую.

"Сигналы - это физические  факты, могущие служить для передачи  или накопления сообщений, например, токи, напряжения, световые волны, звуки, намагниченность, токи нервного  возбуждения и т.п. В литературе  вместо термина "сигнал" иногда  употребляется выражение "носитель  знака".

Информация – это содержание сообщения, сигнала, памяти, а также сведения, содержащиеся в сообщении, сигнале или памяти.

Сообщение не является материальной или энергетической категорией. Когда мы рассматриваем сообщения субъективно, они являются событиями, которые мы сообщаем кому-либо другому (например, человеку, животному или артефакту) или принимаем от кого-либо другого. Сообщения в большинстве случаев образуют дискретное единство. Сущность сообщения состоит в том, что благодаря ему получатель побуждается к выбору определенного поведения (в особенности поведения в области мышления).

Проблема информации сегодня по существу является интегральной проблемой современной науки, стоящей на пересечении философии, кибернетики, логики, экономики, психологии, общей теории систем. Я попытаюсь  рассмотреть понятие «информация»  с точки зрения экономки.