Классификация и структура организационно-распорядительных документов ГОСТ Р 6.30-2003

Область употребления – как правило, устная речь. Их использование  в деловой документации нежелательно.

Профессионально жаргонная лексика – форма  профессионального просторечия (студенты - дневники). Использование в деловой  и официальной устной речи недопустимо.

Употребление  неологизмов.

Неологизмы  – слова, обозначающие новые понятия и предметы.

Делятся на две  группы:

1)ставшие терминами;

2)профессионального  жаргона.

Неологизмы  первой группы имеют полное право  на существование в деловой речи. Слова типа: спутниковая информация, автосалон, депозит и тд.

Неологизмы  второй группы не имеют законных прав на употребление в официальной деловой речи. Например: анонс – объявление.

 

Употребление  заимствованных слов

Заимствованные  слова – это слова, пришедшие в русский язык из других языков мира.

Наиболее типичная ошибка – излишнее употребление иноязычных слов вместо существующих обозначений понятий привычных слов, таких как, например, спонсор – меценат, покровитель; пролонгировать – продлить; эксклюзивный – исключительный.

Если обозначению  существует русский эквивалент, употребление иностранных слов не допустимо!

Типичные языковые ошибки в текстовых документах:

• Ошибки, связанные с незнанием значения слов. К ним относится не различие слов-паронимов(близкие по звучанию, родственные, однокоренные, но разные по значению). Представить – предоставить.
• Наличие в тексте слов-синонимов (близкие по смыслу)
• Присоединение слов русского и иностранного происхождения, пример, совместное сотрудничество
• Неправильное употребление стилистически окрашенной лексики: употребление слов, выражающих строго научные понятия( увязываться вместо связываться, прогнозировать вместо предвидеть)
• Употребление слов иностранного происхождения, не входящих в состав русского языка и имеющих русский эквивалент: репрезентация – представительная встреча.
• Неправильное употребление предлогов «благодаря» - употребляется только тогда, когда речь идет о положительных изменениях. В случае негативных – только «из-за». Пример: Благодаря высокой квалификации специалистов, задача была решена на высшем уровне. Из-за низкого качества, придется потратить время на исправление недостатков.
• «Согласно»: согласно приказа, согласно приказУ

 

3 основных потока  документации:

1)документы,  поступающие из других организаций;

2) документы,  отправленные в другие организации;

3) документы,  создаваемые на предприятии и используемые работниками в управленческом процессе;

Первые проходят первичную обработку, предварительное  рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководства, передачу на исполнение.

Служба документационного  обеспечения управления ДОУ, которая  должна быть представлена на предприятии как самостоятельная структурным подразделением, так и сотрудниками. (секретарь-референт)

Документы должны принимать и обрабатывать только правильно оформленные и присланные в полном комплекте ( при наличии  приложения).

Обработка и передача документов исполнителем осуществляется в день поступления в службу ДОУ.

Неправомерной формы документы подлежат возврату на доработку. Исходные документы отрабатываются и отправляются в день регистрации.

Внутренние  документы передаются исполнителем под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ  должна вести учёт  количества обрабатываемых документов, включая все их виды, и размноженные экземпляры.

Результаты  учёта документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителю предприятия, для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Регистрация документов.

Регистрация документов – это фиксация факта создания (поступление документа путём  постановления на них даты и индекса)

Регистрации подлежат все документы, требующие  учёта. Не все документы регистрирует служба ДОУ. Документы бухгалтерские и финансовые регистрируют в соответствующих подразделениях.

В службе ДОУ  на них ставится только дата поступления. ДОУ регистрирует документы ОРД.   Регистрируют их в день поступления.

При передаче документа из одного подразделения в другое, он не должен регистрироваться повторно.

В качестве регистрационных  массивов документов используются регистрационные  журналы (РКК).

Форма регистрации  журнала не регламентируется, то есть порядок расположения реквизитов  определяется службой ДОУ предприятия.

Контроль  исполнения документов

Включает в  себя:

1. постановку документа на контроль;
2. проверка своевременного доведения до исполнения;
3. проверка и регулирование хода исполнения;
4. учет и обобщение результатов исполнения

Контроль осуществляет руководитель, служба документального  обеспечения управления  (ДОУ) и  ответственный исполнитель. ДОУ  контролирует организационно-распорядительные документы.

Существует  два вида сроков исполнения:

1. типовые- актами высших органов государственной власти и управления;
2. индивидуальные сроки устанавливаются руководством.

ДОУ ведет не только формально-сроковый, но и предупредительный  контроль, т.е. напоминает о приближении  сроков исполнения, выявляет причины  срыва.

Документ считается исполненным после исполнения задания.

Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами  должны периодически обобщаться, анализироваться  ДОУ и доводиться до руководителя.