Кадровая документация

 

Введение

 

Управление  предприятием неизбежно требует  создания многих видов управленческих документов. В них формулируются управленческие воздействия по вопросам стратегического планирования и оперативного управления работой предприятия, его структурных подразделений и отдельных работников. Посредством документов решения руководства доводят до сведения исполнителей, а также контролируют исполнение этих решений. Являясь ценным информационным ресурсом предприятия, документы содержат свидетельства деловой активности предприятия и его должностных лиц, доказательства выполнения ими юридических обязательств и должностных обязанностей.

Особое место  в управленческой деятельности предприятия  занимают вопросы разработки и ведения  документации, связанной с управлением  персоналом, движением кадров и кадровым учётом.

Большинство руководителей  понимают, что именно «персонал» является самым значимым и важным ресурсом, который определяет процесс развития бизнеса и может накладывать  свои ограничения, которые могут  влиять на бизнес-стратегии.

Движение персонала  – одна из базисных категорий управления персоналом под которой, как правило, понимают: приём на работу, перевод  на другую работу, предоставление отпуска, увольнение.  Оформление и ведение  документации, фиксирующей трудовую деятельность работника в организации, выполняется специальным структурным подразделением – кадровой службой.

Документальное  оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и  организационно-правовой формы. От того, насколько правильно это будет сделано, зависят дальнейшие взаимоотношения между работником и работодателем. Правильно оформленные документы необходимы работнику для получения социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством. Работодателю же правильно выстроенная система документирования поможет избежать привлечения к ответственности по результатам проверок контролирующих органов.

К сожалению, сегодня  не все работодатели уделяют должное  внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. Часто об учете кадров и кадровой документации вспоминают только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверки сотрудниками контролирующих органов. В подобных случаях прибегают к услугам по экстренному восстановлению кадрового делопроизводства в организации, что в зависимости от сроков и состояния дел далеко не всегда приводит к желаемому результату.

Именно поэтому кадровое делопроизводство – всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов и недооценивать его нельзя.

Цель данной работы – рассмотреть процессы документирования кадровых процедур по приёму, увольнению, переводу и отпускам работников.

Контрольная работа состоит из трёх частей.

В первой части  дан обзор состава, форм и видов  кадровых документов.

Во второй части  рассмотрены правила и порядок  оформления документации по приёму и  увольнению, переводу и предоставлению отпусков сотрудникам.

Правила оформления приказов по личному составу рассмотрены  в третьей части контрольной  работы.

В приложениях  приведены образцы оформления документов.

 

 

 

 

Структура кадровой документации

 

Исходя из основных управленческих задач, комплекс кадровых документов можно представить в виде системы, включающей в себя следующие связанные информационным единством группы документов:

• Организационно-правовая документация. Комплекс регламентирует порядок построения и функционирования системы управления персоналом на предприятии. В комплекс входят: правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.
• Персональная документация. Комплекс документов служит инициативным условием возможности установления, ведения, изменения или прекращения трудовых правоотношений гражданина с фирмой. Комплекс включает в себя такие документы, как трудовая книжка, личное дело, резюме, личные заявления работника и т.д.
• Договорная документация. Эти документы регламентируют правовые взаимоотношения работников и работодателя. Взаимоотношения закрепляются в соглашении, коллективном договоре и трудовом договоре.
• Распорядительная документация. В комплекс входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа.
• Учётная документация. Комплекс документации выполняет функцию персонального учёта работников и является накопительной базой персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующем обновлении сведений по составу и движению кадров. К исходным учётным документам относится личная карточка унифицированной формы № Т-2.
• Отчётная и отчётно-справочная документация. Это, прежде всего отчётная документация, представляемая в органы статистики, финансовые и налоговые органы. Отчётная документация тесно связана, с одной стороны, с плановой документацией, а с другой – с учётными документами.

Кроме того, к  кадровой документации применяют и  другой принцип систематизации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приёму на работу:

- заявление о приёме на работу;

- трудовой договор;

- приказ о приёме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

- заявление о переводе на другую работу;

- представление о переводе на другую работу;

- приказ о переводе на другую работу. 

3. Документация по оформлению отпусков:

- график отпусков;

- заявление о предоставлении отпуска;

- приказ о предоставлении отпуска.

4. Документация по увольнению с работы:

- заявление об увольнении;

- решение профсоюзного органа о согласии на увольнение;

- приказ об увольнении.

А также документация: по оформлению поощрений работников, о наложении дисциплинарных взысканий, по оформлению служебных командировок и другие.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно  шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного  работодателя.

В целях обеспечения  единого порядка документирования кадровые документы создаются по единым правилам и требованиям. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. №1 утверждены следующие унифицированные формы первичной учётной документации по учёту кадров, обязательные для использования всеми юридическими лицами, независимо от форм собственности:

• приказ (распоряжение) о приёме работника на работу (форма № Т-1);
• приказ (распоряжение) о приёме работников на работу (форма № Т-1а);
• личная карточка работника (форма № Т-2);
• личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма № Т-2ГС (МС));
• штатное расписание (форма № Т-3);
• учётная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а);
• график отпусков (форма № Т-7);
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (форма № Т-8а);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а);
• командировочное удостоверение (форма № Т-10);
• служебное задание для направления в командировку и отчёт о его выполнении (форма № Т-10а);
• приказ (распоряжение) о поощрении  работника  (форма № Т-11);
• приказ  (распоряжение)   о   поощрении   работников   (форма    № Т-11а);

Следует помнить, что унифицированные формы являются типовыми и требуют «привязки» к  особенностям работы с персоналом в  конкретной организации. Вносимые изменения  должны быть оформлены соответствующими организационно-распорядительными документами, при этом нужно помнить, что все имеющиеся в унифицированных формах реквизиты должны остаться без изменений.

Типовые формы  некоторых документов и в целом  порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Рассмотрим порядок оформления документов по основному составу кадровых процедур: приёму, переводу на другую работу, отпускам и увольнению работника.

 

 

Оформление  кадровых документов по приёму на работу

 

Процесс приёма на работу начинается с предъявления работодателю, согласно ст.65 ТК РФ, лицом, поступающим на работу следующих  документов:

• паспорта или иного документа удостоверяющего личность;
• страхового свидетельства государственного пенсионного обеспечения;
• трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
• документов воинского учёта - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу;
• документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний – при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

С учётом специфики работы предприятия при приёме на работу предусматривается необходимость  прохождения предварительного медицинского обследования с целью установления соответствия состояния здоровья работника характеру предлагаемой работы.

Вместе с  предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление.

 

Заявление о  приёме на работу

 

Заявление о  приеме на работу представляет собой краткую письменную просьбу соискателя, содержащую:

• сведения об адресате (указываются должность, Ф.И.О. руководителя предприятия);
• сведения о заявителе с указанием даты рождения, образования и последнего места работы;
• наименование вида документа;
• текст документа (начиная со слов «Прошу принять на работу…», с указанием наименования структурного подразделения, должности и желаемой даты приёма на работу);
• подпись заявителя (с указанием даты написания, личной подписи и её расшифровки);

К прочим реквизитам заявления о приёме на работу относятся резолюция и отметка об исполнении документа и направление его в дело.

Если оговаривались  какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п. - это также пишется в тексте заявления.

Крупные предприятия  часто имеют разработанный трафаретный  бланк заявления, который поступающий  лишь заполняет.

Заявление в  обязательном порядке визируется руководителем  того структурного подразделения, в  котором вновь нанимаемый работник будет непосредственно работать (выполнять порученную ему трудовую функцию), а также руководителем кадрового службы предприятия. Руководитель предприятия также ставит на заявлении свою резолюцию, подпись и дату резолюции.

 

Анкета

 

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемой  им анкете.

Анкета –  это документ, содержащий перечень вопросов о персональных данных соискателя, составленных по определённой форме.

Анкета является наиболее удобным обобщающим  структурированным документом, дающим организации все необходимые данные о его работнике  – фамилию, имя, отчество, год и место рождения, образование, выполняемую работу с начала трудовой деятельности, основные сведения о ближайших родственниках, отношение к воинской обязанности и другие.

Заполнение  анкеты осуществляется лично соискателем  чётко и разборчиво, сокращения, прочёркивания и исправления  не допускается. Этим обеспечивается бесспорное доказательство принадлежности гражданину факта документирования сообщаемых им сведений, и, кроме того, фиксируется образец его подчерка.

Поступающий на работу подписывает заполненную  анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих  документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки. Работник, оформляющий приём на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с предъявленными документами. К анкете прилагаются копии документов об образовании (учёной степени, звании), заверенные подписью работника отдела кадров и печатью и фотографии (размером не менее 4х6 см).

Предоставленный комплект документов, из которых в  дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом  тщательного изучения руководителями предприятия, структурного подразделения и службы безопасности.

 

Согласие работника на обработку персональных данных