Электронный документооборот в рамках факультета

 

После создания всех таблиц в окне базы данных должны быть записаны имена всех таблиц. Окно базы данных "

 

Связи между таблицами базы данных

 

При создании связи между таблицами связываемые поля могут иметь разные имена. Однако связываемые поля должны иметь одинаковый тип данных, за исключением случая, когда поле первичного ключа является полем типа Счетчик. Поле счетчика связывается с числовым полем, если значения свойства "Размер поля" обоих полей совпадают.

Связи между таблицами базы данных устанавливаются согласно инфологической модели.

 

Запросы базы данных

 

Работа с любой базой  данных предполагает получение (выбор  из совокупности данных) необходимой  пользователю информации. С этой целью разрабатываются запросы, в содержании которых определяется информация, которая может понадобиться пользователю, и процесс ее поиска и вывода.

Работнику деканата могут  потребоваться следующие сведения:

• Студенты, обучающиеся на определенной кафедре и не сдавшие хотя бы один экзамен, с указанием группы и предметы, оценка по которому отсутствует или равна 2;
• Средний балл каждой группы;
• Средний балл по каждому предмету;
• Список студентов указанной кафедры, которые по итогам сессии могут получать стипендию;
• Список студентов, подлежащих отчислению;
• Количество студентов, не получающих стипендию; получающих обычную стипендию; получающих стипендию с 50% -ной надбавкой; получающих стипендию со 100% -ной надбавкой;
• Какой предмет студенты сдали хуже других предметов;
• Какой предмет студенты сдали лучше других предметов.

Согласно этим пунктам  создаются запросы, позволяющие пользователю, то есть работнику деканата, быстро и без особых усилий найти необходимую ему информацию: об успеваемости студентов с указанием их фамилий, о средних баллах по предметам, о средней успеваемости каждой группы, о студентах, получающих определенную стипендию и др.

 

Запрос, выводящий фамилии  студентов определенной кафедры  с указанием группы и предмета, по которому оценка отсутствует или равна 2, ссылается на связанные между собой таблицы "Кафедра", "Специальность", "Группа", "Студент", "Предметы", "Сессия".

 

Запрос, в результате действия которого выводятся данные о среднем балле студентов  каждой группы, ссылается на таблицы "Факультет", "Кафедра", "Специальность", "Группа", "Студент", "Сессия".

 

Запрос, в результате действия которого выводятся данные о среднем балле по каждому  сдаваемому студентами предмету, ссылается  на таблицы "Сессия" и "Предметы".

 

В результате работы запроса "Студенты, которые могут получать стипендию" выводятся фамилии, инициалы студентов и размер стипендии. Данный запрос ссылается на таблицы "Стипендия" и "Студент".

 

В результате работы запроса "список студентов, подлежащих отчислению", выводятся фамилия студента, количество несданных зачетов и экзаменов. Этот запрос ссылается на запросы "Кол-во несданных зачетов" и "Кол-во несданных экзаменов".

 

Запросы о количестве студентов, не получающих стипендию, получающих обычную стипендию, получающих стипендию с 50% -ной надбавкой и получающих стипендию со 100% -ной надбавкой ссылаются на одну и ту же таблицу "Стипендия

 

Запрос, выводящий названия наиболее плохо сданных предметов, ссылается на запрос "Кол-во 2 по предметам".

 

Запрос, выводящий названия наиболее плохо сданных предметов, ссылается на запрос "Средний бал по предмету".

 

Формы базы данных

Работа с данными  в Microsoft Access осуществляется в основном с помощью форм. Любая форма  содержит окна - поля, которые предназначены  для ввода информации.

Для ввода и редактирования данных создаются следующие формы:

• "Данные о студентах";
• "Студент";
• "Начисление стипендии".

В процессе работы с формой "Данные о студентах" работник деканата может с помощью нее удалить или добавить в базу студента, а также поменять студенту номер группы, специальность, кафедру, номер зачетки. Источником данных для данной формы являются запрос "Для формы студенты".

 

Форма "Студент" содержит поля, в которых работник деканата (пользователь разрабатываемой базы данных) может внести оценки по каждому предмету, сданному студентом в течение сессии. Создание данной формы сопровождалось созданием подчиненной формы "Сессия.

 

С помощью формы "Начисление стипендии" работник деканата имеет  возможность по результатам сессии начислить студенту соответствующую стипендию. Данная форма ссылается на запрос "Начисление стипендии".

 

Отчеты базы данных

 

Хотя таблицы и формы  можно напечатать, часто возникает  необходимость преобразовать их в отчеты, которые предназначены  для пользователей, занимающихся анализом информации. Отчет включает в себя сведения из таблицы или запроса, которые являются источником данных, содержащихся в этом отчете.

 

Практически была создана  БД для автозаполнения вкладышей  в диплом, что существенно может повлиять на качество и скорость работы деканата

 

 

 

 

Заключение.

 

В курсовой работе было определено, что система электронного документооборота, во многом превосходят традиционный.

Преимущество электронного документооборота на практике – это  простота в обращении непосредственно  с самой документацией.

Однако электронный  документооборот так же имеет, пожалуй, единственный и главный недостаток, который заключается лишь в том, что конфиденциальной информацией  могут завладеть третьи лица, в  планы которых входит исключительно  обогащение, за счет полученных данных. Исходя из этого, следует уделять особое внимание системе безопасности при хранении и передачи важной документации.

Итак в первом параграфе первой главы нашей работы был осуществлен анализ терминологической системы, позволившей выявить понятие  и функции «документа» из различных источников, содержание понятия  «документооборот», «электронный документооборот ».и т.д.

Во втором параграфе  первой главы нашей работы мы охарактеризовали основные принципы электронного документооборота, а также преимущества электронного документооборота, по сравнению с бумажным.

В третьем параграфе первой главы нами была исследована система электронного документооборота

Во первом параграфе второй главы мы рассмотрели в общих чертах базы данных и системы управления базами данных

Во втором параграфе  второй главы мы выявили пример создания БД «Электронный деканат» в СУБД Access. и выяснили преимущества автоматизации документооборота на факультете

Цели и задачи исследования, поставленные в данной курсовой работе были выполнены.

Список использованной литературы:

 

1. Федеральный закон Об обязательном экземпляре документов от 29 декабря

1994 года № 77-ФЗ.

2. Федеральный закон Об информации, информатизации и защите информации от 20 февраля 1995 года № 24-ФЗ.

3. Федеральный закон Об электронной цифровой подписи от

10 января 2002 года №  1-ФЗ.

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство  и архивное дело. Термины и

определения . - М., 1998.

5. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные  системы документации.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов . - М., 2003.

6. Алферов Е.В., Бачило И.Л. Электронный документ и документооборот[Текст]/Е.В. Алферов.- М: Издательство «ИНИОН РАН», 2003 . - 208 с.

7. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст] / М.П. Бобылева. – М.: Издательство МЭИ, 2004. —49 с.

8. Бобылева, М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота [Текст] / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2002. – № 2. – С.27–33.

9. Гринченко, Н. Н.  Проектирование баз данных. СУБД Microsoft Access. Учебное пособие [Текст] /Н. Н. Гринченко, - М:Горячая Линия – Телеком, 2004. – 240 с.

10. Методы и средства работы с документами. Антология [Текст]/Томск: 
Издательство: Едиториал УРСС, 2000 г

. 11. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота [Текст] // Директор информационной службы. – 2001. №2

12. Романов Д.А., Ильина Т.Н., Логинова А.Ю. Правда об электронном

Документообороте [Текст]/ Д.А. Романов. - М.: ДМК-Пресс, 2002.

13. Санкина Л.В. Делопроизводство: Практическое пособие [Текст]/ Л.В. Санкина . - М.: МЦФЭР, 2002.