Электронный документооборот в рамках факультета

Федеральное агентство  по образованию ГОУ ВПО «Башкирский

Государственный педагогический университет им. М. Акмуллы»

Социально-гуманитарный факультет

Кафедра культурологии  и социально-экономических дисциплин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Электронный документооборот в рамках факультета

(Электронный деканат)

 

Курсовая работа

по дисциплине: «Информационные технологии»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Уфа 2010

 

Содержание:

 

Введение……………………………………………………………………..3

Глава I. Электронный документооборот 
§ 1.1. Основные понятия электронного документооборота …...…………5

 

§ 1.2. Документооборот в мире безбумажных технологий ………………8

 

§ 1.3. Система электронного документооборота…………………………..11

 

Глава II.СУБД Access как средство создания БД «Электронный деканат»

§ 2.1. Базы данных и системы управления базами данных…………….....15

 

§ 2.2. Автоматизация документооборота на факультете……...…………..16

 

Заключение………………………………………………………………….34

Список использованной литературы ……………………………………35

 

 

 

 

 

 

Введение.

 

Наступление компьютерной техники на систему образования  носило косвенный характер, поскольку эта техника использовалась в большей степени как объект изучения, а только, вследствие этого, как средство обучения.

 

Однако, в связи с  тем, что эффективность применения машин быстро возросла, вместе с доступностью техники пришли и новые возможности ее использования для организации учебного процесса в системе высшего образования.

 

Проблема автоматизации  учебного процесса стала особенно актуальной в связи с развитием телекоммуникаций и компьютерных сетей, поскольку эти технические нововведения раскрывают широкие перспективы. Кроме того, образовательный процесс связан с обработкой значительных объемов информации, хранение, получение и обработка которой может стать значительно дешевле в смысле затрат средств и времени.

Сказанное свидетельствует об актуальности темы исследования 

Объектом исследования данной работы является система электронного документооборота факультета.

 

 Предмет исследования - основные теоретико-прикладные характеристики документооборота.

Цель исследования – совершенствование процессов делопроизводства деканата.

Задачи исследования:  
1. Раскрыть сущность понятия «электронный документооборот».

2. Проанализировать терминологическую систему, связанную с понятием «электронный документооборот».  
3. Исследовать создание БД «Электронный деканат» в СУБД Access. 
4. Раскрыть преимущества «безбумажного делопроизводства».

 

Структурно работа состоит  из введения, двух глав и заключения. В первой главе содержится по три параграфа, во второй - два . В конце работы прилагается список использованных источников и литературы.

 

 

Глава I. Электронный документооборот.

§ 1.1. Основные понятия электронного документооборота

 

Для ориентации в электронном документообороте необходим единый понятийный аппарат определяющий, что такое, «документ», «документо -оборот», «электронный документ», «электронный документооборот» и другие.

 

В действующем законодательстве понятие «документа» определяется в Федеральном законе от 29 декабря 1994 года № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», как материального носителя с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи (фонограммы), изображения или их сочетания, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях общественного использования и хранения.

 

Федеральный закон от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяет понятие «архивного документа», как материального носителя с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства. Приведенные понятия только частично совпадают с понятием «документированной информации» Закона об информационных технологиях.

 

Основной функцией традиционного  документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, некоторая информация, а во-вторых, - сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, содержащейся в документе. Возможно, для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

 

Саму информацию, содержащуюся в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть - непосредственно содержание, вторая - вспомогательная информация, которая дает возможность установить его аутентичность (подлинность). К ней относятся реквизиты типа исходящего номера, подписей и печатей.

 

В состав информации, как содержательной, так и о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления документа.

 

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа  оригинал существует в ограниченном, известном заранее количестве экземпляров. Например, может быть указано, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр явится копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы. В ряде случаев существенно наличие именно оригинала документа.

 

Таким образом, документ выполняет следующие функции:

• фиксация некоторой (содержательной) информации;
• фиксация лица, подписавшего документ;
• фиксация условий составления документа;
• доказательство в судебном разбирательстве;
• функция оригинала, обеспечиваемая его уникальностью.

 

 Наиболее полное  понятие «документа; документированной  информации» приведено в Государственном  стандарте Российской Федерации  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения», утвержденном постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года № 28, как зафиксированной на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Данный ГОСТ дает еще ряд необходимых понятий, таких как:

 

— Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде;

 

— Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа;

 

— Документооборот (ДО) — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: прием, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

—Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

— Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

 

Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ «Об электронной  цифровой подписи» определяет «электронный документ» (ЭД) - как документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной цифровой подписью (ЭЦП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

 

 

 

§ 1.2. Документооборот в мире безбумажных технологий

 

Увеличение информационных потоков в науке, бизнесе, производстве, культуре требует адекватной реакции со стороны информационных технологий. Для общества обременительно расходование огромного количества бумаги, да и информация, поступающая на таких носителях, менее динамична, чем электронная.

 

Концепция безбумажной  технологии имеет за плечами не одно десятилетие. В это же время сегодня  можно говорить лишь о частичной  реализации этой идеи. Здесь ряд  причин :

• можно указать на психологический аспект проблемы. Получение  информации в электронном виде требует привычки;

• безбумажные технологии требуют основательной технической  поддержки: соответствующей производительной вычислительной техники, высокой пропускной способности коммуникационных линий, технологичности алгоритмов;

• безбумажные технологии требуют основательной юридической поддержки (например, в России на данный момент ни одна налоговая инспекция не примет отчет только в электронном виде, ни один суд не примет договор, заверенный электронной подписью и т.п.).

 

Компьютер предложил новый вид документа – электронный. Этот тип документооборота оказался намного эффективнее традиционного бумажного. Бумажный документ – это неизбежные трудности обновления, редактирования, распространения, неудобный поиск и затрудненный доступ к большим объемам информации. При работе с такими документами их размножение, пересылка, правка и поиск занимают большую часть времени. Электронный документ лишен этих недостатков. Потоки электронных документов не занимают места на столах и в шкафах, а их доставка не связана со скоростью работы курьерской службы. Высокая скорость их обращения, от которой напрямую зависит принятие решения, двигает любое дело вперед гигантскими шагами. Электронный документооборот – это не просто перевод в байты и биты информации с бумаги. У него свои законы, и есть как положительные, так и отрицательные стороны. В то же время отменить его уже невозможно, он внедряется все шире, что означает необходимость знать его основные принципы и особенности – каким образом он организуется на предприятии и как взаимодействовать по каналам документообмена с государственными и контролирующими органами.

 

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует  интенсификации и четкой организации  всего предприятия, вплоть до каждого  сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

 

Основные принципы электронного документооборота:

 

• Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции системы.
• Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения
• Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
• Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.
• Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.
• Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

 

Преимущества электронного документооборота:

 

К основным преимуществам  электронного документооборота можно  отнести следующие:

• Полный контроль за перемещением и эволюцией документа, регламентация доступа и способ работы пользователей с различными документами и их отдельными частями.
• Уменьшение расходов на управление за счет высвобождения людских ресурсов, занятых различными видами обработки бумажных документов, снижение бюрократической волокиты за счет маршрутизированного перемещения документов и жесткого контроля за порядком и сроками прохождения документов.
• Быстрое создание новых документов из уже существующих.
• Поддержка одновременной работы многих пользователей с одним и тем же документом, предотвращение его потери или порчи.
• Сокращение времени поиска нужных документов.

 

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учёта.

 

 

 

§ 1.3. Система электронного документооборота

 

Электронный обмен данными - это реальность, с которой сегодня мы сталкиваемся практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, электронная почта - вот далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых происходит обмен данными в электронном виде.

 

В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".