Электронный документ как объект управления

Все работы любой службы документационного обеспечения  управления строится на законодательной  правовой и нормативно-методической базе по делопроизводству. На её основе разрабатываются инструкции, правила  самой организации по ведению  документационного обеспечения  управленческой деятельности. Но законодательные  правовые акты и нормативно-методические документы не являются данными раз  и навсегда, они изменяются, корректируются под влиянием динамично развивающегося общества. Появляются новые законы и постоянно вносятся изменения  в уже имеющиеся документы, что  заставляет корректировать и постановку делопроизводства в организации.

Во второй половине 2009 года произошли большие изменения  в отношении общества к документационному  обеспечению управленческой деятельности и ускорения перехода к безбумажному общению организаций.

Самым значительным событием для служб документационного  обеспечения управления был выход 15 июня 2009 года Постановление Правительства  РФ №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Их выход являлся развитием  ст.11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации», в котором указывается, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, установленном Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами местного самоуправления в  пределах их компетенции, должно соответствовать  требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и  документооборота для федеральных  органов исполнительной власти».

Назовём действующие законы, содержащие определённые нормы применения электронных документов:

● Федеральный закон от 27.07.2006 №149 – ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

● Федеральный закон от 10.01.2002 №1 – ФЗ «Об электронной  цифровой подписи»

● Федеральный закон от 02.05.2006 №59 – ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»

● Федеральный закон от 27.07.2006 №152 – ФЗ «О персональных данных»

● Федеральный закон от 27.07.2010 №210 – ФЗ «Об организации  предоставления государственных и  муниципальных услуг»

● Федеральный закон от 22.10.2004 №125 – ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».[13,с.10]

В соответствии с действующим  законодательством электронные  документы являются объектами правовых отношений в различных областях общественной и частной жизни.

Отношения, возникающие в  информационной сфере при осуществлении  права на поиск, получение, передачу, производство и распространение  информации; при применении информационных технологий и обеспечении защиты информации комплексно регулирует Федеральный  закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Определённые нормы, касающиеся прав граждан на информацию, вводит Закон о персональных данных 2006 года. Этот правовой акт регулирует отношения, связанные с обработкой персональных данных с использованием средств  автоматизации в целях обеспечения  защиты прав и свобод человека и  гражданина, с учётом семейной и  личной тайны, неприкосновенности частной  жизни.

Федеральный закон «Об  архивном деле в Россйской Федерации» гласит, что в состав Архивного  фонда РФ включаются архивные документы, независимо от способа их создания, вида носителя, в том числе электронные  документы. Поэтому экспертизе ценности документов подлежат все документы  на носителях любого вида, находящиеся  в федеральной собственности, собственности  субъекта РФ или муниципальной собственности.

Постепенно выстраивается  логическая цепочка нормативно-правовых актов, регулирующих вопросы широкого применения электронных документов в практике управления. Во исполнение Федерального закона об информации постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 №477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных  органах исполнительской власти». Эти правила учитывают то обстоятельство, что почти все федеральные  органы имеют автоматизированные системы  управления документами», соответственно в результате их использования растёт объём электронных документов. Правила делопроизводства определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе, если при документировании соблюдается установленный порядок его оформления. Таким образом, впервые в истории российского документоведения и архивного дела наблюдается попытка придать электронному документу официальный правовой статус.

Особое значение имеют  положения выше указанных Правил, определяющие специфику работы с  электронными документами в федеральном  органе исполнительной власти. В настоящее  время Правила делопроизводства – основополагающий нормативный  документ, устанавливающий общие  требования к организации работы с электронными документами в  федеральных органах исполнительной власти. В правилах делопроизводства подчёркивается, что при определении  сроков хранения электронных документов, уничтожении и др. действуют правила, установленные для аналогичных  документов на бумажном носителе.

Вопросы работы с документами  также затрагиваются в нормативно правовых актах, посвящённых отдельным  предметным сферам правового регулирования: гражданское, административное, уголовное, трудовое, налоговое и другое законодательство РФ. Например, в гражданском кодексе  РФ признаётся принципиальная возможность  использования электронных документов и электронно-цифровой подписи в  гражданско-правовых отношениях. Кодекс РФ об административных правонарушениях, Уголовно-процессуальный кодекс, Арбитражный  процессуальный кодекс и гражданский  процессуальный кодекс содержат положения, позволяющие рассматривать документы  в электронном виде в качестве письменных (вещественных) доказательств.[15, с.11]

Работа по формированию нормативных  основ управления электронными документами  ведётся во многих странах мира и  особенно активизировалась в последние  десятилетия в связи с принятием  в большинстве стран законодательных актов об электронном документе, электронной подписи и электронном правительстве.

Правовое регулирование  вопросов работы с электронными документами  предполагает юридическое (законодательное) закрепление в нормативных правовых актах, прежде всего, понятия «электронный документ» и возможность использования  электронных документов наравне  с традиционными документами  в различных сферах деятельности, особенно в сфере государственного управления. Применение электронных документов в различных областях деятельности общества, в свою очередь, требует законодательного обеспечения их юридической силы, то есть установления порядка их удостоверения, а также защиты от искажений в процессе электронного обмена. Следует признать, что законодательные и иные правовые нормативные акты РФ пока лишь в самых общих чертах регулируют вопросы применения электронных документов в управленческой деятельности. Фрагментарный характер законодательного регулирования электронных документов затрудняет их комплексное применение во всех сферах жизни общества и государства и не позволяет в полной мере использовать их преимущества перед бумажными документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Управление электронными  документами

2.1.  Процессы и системы  управления электронными документами

Управление документацией  в организации должно включать создание, применение и администрирование  специальных систем для управления документами.

Что такое «система управления документами», и чем она отличается от других типов систем?

Прежде всего, система  управления документами является информационной системой, то есть представляет сосбой интегрированную совокупность, искусственное  единство методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления заинтересованным потребителям требуемой информации в заданной форме и объёме. В узком смысле «системой управления документами» называется особый тип автоматизированных информационных систем. То есть в данном случае термин «система» применяется на уровне прикладного программного обеспечения. На выходе этой системы – документированная информация об управленческих действиях и решениях, обеспечивающая управленческую деятельность. В самом широком смысле термин «система» используется для описания миссии организации, управленческих процессов, правил, процедур, практики, кадров, инструментов, технологий. На выходе этой системы – эффективная работа с документацией.[6, с.2]

К характеристикам системы  управления документами относятся:

1) Поддержка таких характеристик  документа, как аутентичность,  надёжность, целостность, пригодность  для использования

2)  Надёжность системы,  то есть её способность продолжительно  и праильно функционировать в  соответствии с установленными  процедурами.

Система должна в определённом порядке включать в себя все управленческие документы; организовывать документы  так, чтобы отражать управленческие процессы, осуществляемые создателем документов; защищать документы от неавторизованного изменения или  передачи; функционировать в качестве основного источника информации о действиях, зафиксированных  в документах; обеспечивать быстрый доступ к соответствующим документам и связанным с ними метаданным.

3) Целостность системы.

Что касается электронных  документов, следует удостовериться, что любые системные сбои, модернизация системы или регулярная её эксплуатация не влияют на целостность документов. Информационная целостность системы  во многом зависит, например, от способности  пользователя правильно зафиксировать  регистрационно-поисковые данные документов, адекватно отразить содержание и  контекст документа.

4) Соответствие системы  требованиям управления.

Документные системы в  организациях должны быть управляемы в соответствии со всеми требованиями, предъявляемыми текущей управленческой деятельностью, регулирующей средой и  общественными ожиданиями.

5) Всесторонность системы.

Документные системы должны управлять документами, являющимися  результатом всех видов управленческой деятельности организации или её структурного подразделения.

6) Систематичность.

Создание, обеспечение сохранности, управление документами должны осуществляться систематически.

Теперь рассмотрим методологию  проектирования и внедрения системы  управления документацией. Выделяют восемь этапов создания или модернизации системы.

1 этап: предварительное обследование организации – на этом этапе определяется структура организации, цели и сфера её деятельности, а также внешняя среда её функционирования ( административная, правовая, регулятивная, деловая, социальная, политическая). При этом должны быть выявлены основные факторы, которые вызывают необходимость создания и сохранения документов данной организацией.

2 этап: анализ управленческой деятельности – то есть создаётся концептуальная модель управленческой деятельности, определяются управленческие процессы, которые сопровождаются документами. В результате анализа составляется детальное описание управленческой деятельности организации в виде иерархической классификационной схемы, демонстрирующей управленческие функции, действия и отдельные операции.

3 этап: определение состава требований к созданию, получению и хранению документов – прежде всего, выявляется состав нормативных актов, требования которых обязательно принимаются во внимание при работе с документами в конкретной организации. Требования к документам определяются путём систематического анализа управленческих потребностей и более того – ответственности перед обществом.

4 этап: оценка существующих документных и других информационных систем – такая оценка поможет определить расхождения между требованиями к документам, принятым в организации, и эксплуатационными характеристиками и возможностями существующих в организации систем. Это обеспечивает основу для разработки новых систем или модернизации существующих систем.

5 этап: определение стратегии соблюдения требований к документам – стратегия управления документами может включать принятие политики и процедур, разработку корпоративных стандартов, проектирование новых компонентов системы, внедрение соответствующей установленным требованиям системы. При выборе стратегии могут учитываться такие факторы, как особенности организации, тип и способы управления, используемые технологии, особенности корпоративной культуры и другие факторы.

6 этап: проектирование системы – заключается в разработке документов, закрепляющих выбранную на пятом этапе стратегию, а также тактику. В этих документах должны быть учтены требования, установленные на третьем этапе и закреплённые в нормативных документах организации, а также потребности организации и недостатки действующеё системы, выявленные на четвёртом этапе.

7 этап: внедрение системы, в том числе её интеграция с управленческими процессами и связанными системами – на данном этапе внедрение новой системы управления документами сопряжено с определёнными рисками для деятельности организации. Минимизировать риски поможет тщательное планирование и документирование процесса внедрения системы.

8 этап: обследование системы после внедрения – в целях оценки её эффективности, устранения недостатков и установления режима мониторинга. В рамках восьмого этапа проводится анализ обоснованности возникновения документов и праильности их организации в процессе управленческой деятельности, а также соответствия документов отражаемым ими управленческим процессам.

Этапы создания системы могут  быть реализованы не последовательно, а в том порядке, который признан  наиболее целесообразным для данной организации.

Итак, вышеописанная методология  может помочь разработать и внедрить в организации систему управления документами или совершенствовать её. Далее попробуем определить, какие делопроизводственные процессы должна поддерживать создаваемая или  модернизируемая система управления документами.