Электронный документ как объект управления

Введение

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. Сегодня документ является основным способом предоставления информации на любом современном  предприятии. Неоспорима важность сохранности  и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного  ведения бизнеса. Способность принять  верное решение и вовремя отреагировать  на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависти и от того, насколько разумно в нём организованно управление документооборотом. 

Традиционно документы были материальными объектами. Информация жёстко привязывалась к материальному  носителю (обычно бумажному) и фиксировалась  при помощи символов (букв, цифр и  др.), которые человек мог прочитать.

Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к появлению  электронных документов, в которых  информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих  программных и технических средств, интерпретирующих закодированные символы. Электронные документы не привязаны жёстко к определённому материальному носителю.

В новом – информационном обществе зачастую история пишется  именно электронным способом, поскольку  компьютеризация способствовала значительным изменениям в деятельности государственных  и коммерческих организаций. В ряде современных организаций электронная почта вытеснила бумажную переписку. Стало возможным документирование управленческих операций без бумажных носителей информации. Сегодня сотрудники служб документационного обеспечения управления различных

организаций имеют одновременно дело с бумажными и электронными документами, которые сосуществуют, усложняя традиционную систему управления документами. Активное использование электронных документов в управленческой деятельности организаций ставит перед сотрудниками служб документационного обеспечения управления проблему выработки и нормативного закрепления стратегии работы с документами в новых условиях. Полноценная стратегия управления электронными документами в организации должна отвечать юридическим требованиям, отражать лучшую практику управления документацией и современные технологические решения, учитывать необходимость долгосрочного обеспечения сохранности и доступности документов.

Основная цель данной курсовой работы заключается в анализе  электронного документа как объекта  управления. Поставленная цель достигается  решением следующих задач:  1. Дать определение понятию электронный  документ; 2. Изучить нормативные, правовые и методические основы электронного документооборота; 3. Рассмотреть классификацию и типы электронных документов; 4. Определить назначение, цели, задачи автоматизации управления документами; 5. Рассмотреть процессы и системы управления электронными документами.

Предметом исследования является особенности управления электронными документами, объектом исследования являются электронные документы.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и библиографического списка.

1. Правовой статус электронного документа
1. Понятие и классификация электронных документов

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции  бумажного документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность  использовать его в качестве допустимого  доказательства). Главной причиной, по которой именно бумажные документы  выполняют эти функции, является то, что именно бумага была на протяжении многих столетий наиболее распространенным материальным носителем, используемым для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация резко изменилась, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно растут. Как отмечалось ранее, системы  безбумажного документооборота получают все более широкое распространение  в самых разных областях. В связи  с этим важное значение приобретает  определение правового статуса  электронного документа - очерчивание  областей, где возможно и допустимо  его применение.

Прежде всего попытаемся сформулировать, что же такое традиционный документ (документ на бумажном носителе). "Документ - письменный акт установленной или  общепринятой формы, составленный определенными  и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а  также гражданами для изложения  сведений о фактах или удостоверения  фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и  обязанностей" Требования к документу, вытекающие из приведенного определения, можно разделить на три группы. Первая отражает информационную функцию  документа: документом может быть не любая информация, зафиксированная  на бумажном носителе, а только сведения определенного характера. Вторая (требования к форме) группа - это, по существу, требования, обеспечивающие доказательственную функцию  документа (реквизитами формы могут служить наличие печати и подписи определенного лица, персональные данные о лице, издавшем документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с защитными знаками и т. п.). Третья группа (компетентность источника документа) как бы связывает первые две, придает юридическую значимость документу. Документ, изданный некомпетентным органом, подписанный не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не может служить подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для  данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (например, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста ) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (наличие  печати организации, собственноручной подписи лица, специальный тип  бумаги) принципиально неприемлемы  для электронных документов вследствие специфической природы компьютерных носителей информации.

Именно физические характеристики электронных документов долгое время  были объектом критики противников  безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось следующее  утверждение: то, что написано на бумаге, трудно удалить и оно остается навечно; данные же на компьютерных носителях  могут быть легко уничтожены, они  недолговечны. Но, во-первых, сохранность  бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и  для их длительного хранения необходимо применение специальных мер, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении  соответствующих мер безопасности (в том числе и периодическое  копирование) их надежность не ниже, чем  у традиционных. Кроме того, когда  речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения такой информации, исчисляемые годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM.

Еще один аргумент, приводимый в пользу бумажного документа, заключается  в том, что он осязаем (т. е. любой  может физически проверить наличие  документа), каждый грамотный человек  может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят  человеком, не является непреодолимой  сложностью.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент. Бумажный документ почти  невозможно изменить, в электронный  же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это  не снимает проблемы идентификации  электронных документов.

Решить приемлемым образом данную задачу удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для  подтверждения подлинности электронных  сообщений.

С учетом изложенного электронный  документ можно определить как набор  данных, записанных в компьютерочитаемом виде, для которых выполнено следующее  условие: существует признанная участниками  электронного документооборота или  утвержденная компетентным органом  процедура, позволяющая однозначно преобразовать эти данные в документ традиционного режима. Признание  указанной процедуры должно быть подтверждено участниками системы  электронного документооборота посредством  традиционного (письменного) документа, либо такая процедура должна быть санкционирована уполномоченным государственным  органом.

Необходимость традиционного документа  или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования объясняется тем, что в противном  случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого тоже можно оспорить.

Очевидно, что для создания такой  процедуры нужно, чтобы подлинность  данных была подтверждена с достаточной  степенью надежности (например, с помощью  электронно-цифровой подписи).

В Федеральном законе  «Об информации, информационных технологиях и защите информации» электронным документом называется документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для  восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным системам или обработки в информационных системах»; и признания электронного документа равнозначным документу  на бумажной основе: «Электронный документ, электронное сообщение, подписанные  электронной цифровой подписью или  иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено  федеральными законами».[1, с.17]

Состав электронного документа:

1. Содержание – информация содержащаяся в документе;
2. Контекст – деловые, правовые, делопроизводственные, технические, архивные реквизиты в которых фиксируются разнообразные моменты создания и существования документа;
3. Метаданные – совокупность данных описывающих структуру компьютерных данных необходимых для декодирования информации программным обеспечением;
4. Электронный носитель информации. Контекстная информация необходимая, не включающаяся непосредственно в электронный документ, но её необходимо знать для обеспечения работы с документом. Например, для адекватного подбора оборудования к конкретной информации относят данные об аппаратном и программном обеспечении.

Метаданными являются данные включённые в состав документа программным  обеспечением. Основные понятия относящиеся  к метаданным являются: тип данных, структура данных, формат данных. Типы данных определяются значениями которые  эти данные могут принимать и  базовыми определениями над ними. Структурой данных называют множество  допустимых типов данных и отношений  между нмими (записи, файлы, совокупности файлов связанные между собой  различными структурами – линейная, иерархическая, сетевая, реляционная). Формат данных – способ описания элементов  и структуры данных. Формат зависит  от типа, состава и структуры данных, а также набора управляющих символов, стандарта описания и языка программирования.

Классификация электронных  документов

Согласно компонентам  составляющим электронный документ, их классификация может быть следующей. По содержанию и контексту электронный документ классифицируется в соответствии с традиционными классификационными схемами принятыми в дисциплинах, связанных с анализом документов. По носителям классификация электронных документов связана с разнообразием материалов и технологий записи считывания данных. Наиболее сложной является классификация по материалам, то есть технологическим характеристикам необходимым для визуализации. Сложность связана с разнообразием типов, структур и форматов данных, с другой стороны, с их совокупностью в рамках одного документа.

В качестве классификации  модели обычно предлагается ранжирование электронных документов в зависимости  от комбинации метаданных:             1. Одноранговые документы – документ состоит из одного типа данных, объединённых одной структурой, записан в один файл определённого формата.

2. Двухранговые – документ  состоит из нескольких типов  данных объединённых одной структурой, записан в один файл определённого  формата

3. Трёхранговые – документ, состоящий из нескольких типов  данных объединённых несколькими  структурами, записан в один  файл

4. Четырёхранговые – несколько  типов, объединённых в несколько  структур определённого общего  формата

5. Пятиранговые – несколько  типов, объдинённых в несколько  структур, записанных в несколько  файлов в разных форматах, например, гипертекст.

При обобщении следует  сказать, что этапы работы с документами  были и остаются одними и теми же во все времена. С внедрением машин  меняется лишь технология обработки. Всегда документ сначало надо создать, различны только способы его написания: ручной, на пишущей машинке, на компьютере.

1.2. Правовое регулирование  электронного документооборота