Электронный документ и его место в архивном деле

- организация учета документов Архивного фонда РФ;

 - автоматизированное выполнение работ, связанных с комплектованием АФ РФ;

- использование и публикация документов(организация поступления запросов на архивную информацию, совершенствование процессов поиска, выбора, предоставления и копирования документов, учет выдачи дел исследователями т.д.);

- применение средств автоматизации  для проведения научно-исследовательских и методических работ в государственных архивах;

- автоматизация организационно- управленческих функций архивных учреждений.

Основные проблемы обеспечения сохранности электронных документов сводятся к следующим:

- обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами;

- обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе;

- обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде.

Решения в области  архивного хранения электронных документов еще далеки от своих окончательных форм. Напротив, чем сложнее и функциональнее становятся информационные технологии и информационные системы, тем больше возникает новых проблем на всех этапах работы с электронными документами в архиве. К этому следует прибавить правовые аспекты, связанные с хранением электронных документов: права владения и интеллектуальной собственности, авторские права, защита от несанкционированного доступа, персональные данные и другие конфиденциальные документы в электронном виде и т.д.

При этом нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. "Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации" (2002) лишь в самых общих чертах касаются вопросов приема на хранение, обеспечения сохранности, учета и описания электронных документов.

Решение проблем, безусловно, предполагает изучение опыта зарубежных стран и стран СНГ. И не только. Здесь важен учет мнений и опыта всех заинтересованных сторон: архивистов (в архивах организаций и государственных архивах), делопроизводителей, ИТ-специалистов, управленцев, менеджеров, историков, других пользователей электронными информационными ресурсами. От этого зависит, что станется с накопленным информационным богатством страны, с каким интеллектуальным багажом Россия окажется среди других "путешественников" к открытому информационному обществу.

 

 

Список литературы

 

1. 1. Федеральный закон "Об архивном  деле в Российской Федерации" от 22 октября  2004 года № 125 ФЗ (с изменениями, внесенными Федеральным законом от 4 декабря 2006 года № 202-ФЗ).

2.Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» № 149-ФЗ от 27 июля 2006 г.

3. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи». №1-ФЗ от 10 января 2002г.

4. Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.

5. О состоянии и перспективах развития системы автоматизированного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. Решение коллегии Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 24 января 2005 года № 2.

6. Бобылёва М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. – М.: Издательство МЭИ, 2004. – 172 с.

7. Ларин М.В. Электронные документы: нормативно-методическое обеспечение., | 26 Февраля 2009

8. Артизов А.Н. О состоянии делопроизводства и архивного дела в России"// "Справочник секретаря и офис-менеджера» №7 2010 г.

9. Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1

10. Храмцовская Н.А. Тихая электронная революция в делопроизводстве и архивном деле.//»Секретарь-референт», №12 2010 г.

11. Тихонов В.И. Организация архивного хранения электронных документов:проблемы, практика, рекомендации // http://www.gdm.ru/

12. Внедрение автоматизированных информационных технологий в архивном деле: актуальные проблемы и пути решения . Интернет-конференция руководителя Федерального архивного агентства Артизова А.Н.// http://www.garant.ru/

13. http://state.kremlin.ru/face/8850.

14. http://tsdea.archives.gov.ua

 

 

 

 

 

 

 

1 Котлова Т.Н. Электронные описи ГА РФ. Опыт создания, новые возможности использования и совершенствования//Вестник архивиста. М. 2006. №1 (91). С. 133.

 

2 Методические рекомендации ВНИИДАД. Составление архивных описей. М., 2003 г.

3 http://state.kremlin.ru/face/8850.

4 Официальный сайт – http://tsdea.archives.gov.ua.

 

5 Утвержден приказом Центрального государственного электронного архива Украины от 16.07.2010 № 38, http://tsdea.archives.gov.ua/ru/advisory/work/pdf/Poriadok_koristuvannia.pdf