Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

 «Чувашский государственный  университет имени И.Н.Ульянова»

(ФГБОУ ВПО «ЧГУ им. И.Н. Ульянова)

 

 

ИСТОРИКО-ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

КАФЕДРА ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ, ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ И ВСПОМОГАТЕЛЬНЫХ ИСТОРИЧЕСКИХ ДИСЦИПЛИН

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

Государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

 

 

 

 

 

                                                                             Выполнила:

                                                                              студентка группы ИГФ-32-10

  Николаева Марина Николаевна

 

                                                                               Проверил:

                                                                               к.и.н., доцент

 

 

 

 

 

Чебоксары – 2014

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………………...3

Глава 1. Характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления ………….8

1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления …………..9

1.2 Состав и порядок разработки международных стандартов …………..….13

1.3. Значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России …………………………………………………………………………....17

Глава 2. Анализ государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19

2.1 Разновидности государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления…………………………………19

2.2. Содержание государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления………………………………....21

Заключение…………………………………………………………………….....32

Список источников и литературы…………………………………………...….34

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документационное обеспечение управления – это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия. Поэтому ведение многих документов предписано стандартами. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт.

         Стандарты  в области делопроизводства и  документооборота содержат четко  сформулированные требования к  работе с документами и информацией. Они могут помочь в ситуации, когда необходимо объяснить руководству, представителям службы информационных технологий, других служб и деловых подразделений основные требования, связанные, например, с организацией делопроизводства и документооборота.

Стандарты рассматривают следующие вопросы:

1. требования к созданию документов, устанавливающие, какие документы должны быть оформлены или сформированы в ходе процесса и введены в систему документооборота. Какую информацию эти документы должны содержать, какие данные об этих документах должны быть сохранены (метаданные для управления документами);
2. требования в отношении сроков хранения, определяющие, в течение какого срока следует сохранять документы; требования к организации передачи документов другим заинтересованным сторонам; процесс определения судьбы документов по истечении срока их хранения;
3. требования в отношении доступа к документам, определяющие, кому разрешен доступ к документам и как осуществляется управление доступом;
4. требования к обеспечению сохранности, определяющие, каким образом поддерживаются доступность документов и их пригодность к использованию;
5. требования к системам, в задачи которых входит создание и сохранение документов;
6. инструменты и процедуры управления документами, такие как схемы метаданных, классификационные схемы (номенклатуры дел), схемы уровней допуска по безопасности и прав доступа, нормативные документы, на основании которых решается судьба документов по истечении срока хранения.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией. Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах. Отдельные - наиболее важные, принципиальные положения устанавливаются в законодательных актах.    

 Характерным для нормативно-правовой и методической базы отечественного делопроизводства является ее ориентация преимущественно на федеральные органы исполнительной власти и использование ее другими организациями, предприятиями независимо от форм собственности, подчиненности, сферы действия, которые применяют имеющиеся федеральные правила делопроизводства, дополняя их соответствующей спецификой. Таким образом, объективно происходит определенная практическая унификация делопроизводственных правил, правил документирования, требований к оформлению документов в рамках государства.

Цель курсовой работы – рассмотреть и провести анализ основных государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Поставленная цель определяет задачи исследования:

1. выявить общие характеристики государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления;
2. исследовать государственные стандарты в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления.

Работа состоит из введения, в котором обозначена актуальность темы исследования, поставлена цель исследования и задачи; двух глав, заключения; списка использованных источников и литературы. В первой главе рассматривается общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. Во второй главе говорится об анализе государственных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления. В заключении даны основные выводы, полученные при изучении данной темы курсовой работы.

При написании курсовой работы были использованы следующие источники – это  ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов, ГОСТ Р 7.0.8.-2013 «Делопроизводство и архивное дело – Термины и определения2», «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения3», ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу4. Управление документами. Общие требования», ГОСТ 9327-60 «Бумага и изделия из бумаги5», ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования6», ГОСТ 6.10.3 – 83 УСД «Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате7», ГОСТ Р 51511-2001  «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования8», ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности9».

В работе использовались научные исследования следующих авторов:

Кабашов  С.Ю., И.Г. Асфандиярова И.Г. «Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях»10, в котором рассмотрены термины и определения по вопросам делопроизводства и архивного дела в системе гражданской и муниципальной службы современной России и предназначено для должностных лиц различного уровня управления; Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления»11, в котором обобщается существующая практика работы с документами на основе последних законодательных правовых и нормативно-методических актов; Гринберг А. С. «Документационное обеспечение управления»12, в  котором отражены современные технологии взаимодействия электронного документооборота с процессами управления, образующими при совместном функционировании единую структуру документационной системы управления. 

Были изучены следующие статьи. Статьи Храмцовской Н.А. «Международные стандарты по делопроизводству» состоящих из двух частей13, которые помогли раскрыть понятие международного стандарта, значение международных стандартов для специалистов сферы ДОУ в России14.

 

 

Глава 1. Общая характеристика государственных стандартов в сфере делопроизводства и ДОУ

 

Государственные стандарты входят в  нормативно-методическую базу делопроизводства. Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы, а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном уровне.  Современные требования к делопроизводству или его нормативно-правовая база в РФ устанавливаются и развиваются преимущественно в форме государственных стандартов, типовых, примерных и индивидуальных инструкций по делопроизводству; в регламентах, методиках и методических рекомендациях и иных подобных документах15. 

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России; они вводятся в действие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт России и иные специально уполномоченные государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют госконтроль и надзор за соблюдением обязательных требований государственных стандартов16.

1.1. Состав и порядок разработки национальных стандартов в сфере делопроизводства и документационного обеспечения управления

 

Государственный стандарт  – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный уполномоченным органом, устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в сфере делопроизводства.

Стандарт  – это нормативный документ, разработанный на основе консенсуса, утвержденный признанным органом, направленный на достижение оптимальной степени упорядоченности в определенной области. В стандарте устанавливаются для всеобщего и многократного использования общие принципы, правила, характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов. Стандарт должен быть основан на обобщенных результатах научных исследований, технических достижений и практического опыта, тогда его использование принесет оптимальную выгоду для общества17.

Цель Государственного стандарта – создание таких систем документации, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления.

Объектами стандартизации в управленческой деятельности являются:

1. термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;
2. организационные структуры организаций, учреждений и предприятий;
3. классификаторы управленческих функций;
4. управленческая документация.

 

Стандарты, принятые до 1996 года, являлись нормативно-правовыми актами и поэтому были обязательными для применения в тех областях, которые определялись преамбулой самого стандарта. Для документов, принятых после 1996 года, нормативность сама по себе перестала означать обязательность документа. В настоящее время документ становится обязательным нормативно-правовым актом после регистрации в Минюсте. В Российской Федерации Федеральным законом «О техническом регулировании» разделены понятия «технический регламент» и «стандарт», в связи, с чем все стандарты должны были утратить обязательный характер и применяться добровольно. До 1 сентября 2011 года в период до принятия соответствующих технических регламентов закон предусматривал обязательное исполнение требований стандартов в части, соответствующей целям защиты жизни или здоровья граждан, имущества физических или юридических лиц, государственного или муниципального имущества; охраны окружающей среды, жизни или здоровья животных и растений; предупреждения действий, вводящих в заблуждение приобретателей. C 1 сентября 2011 года все нормативные правовые акты и нормативные документы в области технического регулирования, не включенные в перечень обязательных, имеют добровольное применение18.