Государственное регулирование делопроизводства

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной  систем организационно-распорядительной документации (УСОРД), -постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. ..., используемые в деятельности:

•   федеральных  органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации  включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

• предприятий, организаций  и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

3. Основные правила работы ведомственных архивов. Правила условно можно разделить на две части. В первой (разд. 2—4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

• требования к номенклатурам  дел, их виды, порядок их составления, заполнения, ведения;

•  порядок формирования дел в делопроизводстве;

• организация и порядок  проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

•  порядок выделения  документов к уничтожению;

   • подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5—14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на государственное  хранение, а хранящих их у себя, правила  являются незаменимым подспорьем в  организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

6. Типовое положение  о ведении делопроизводства по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах,  на предприятиях, в учреждениях  и организациях.

В этом акте описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что  работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отражает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных  документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

• Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по документационному  обеспечению управления (утверждены постановлением Министерства труда  Российской Федерации);

•   Нормы времени  на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному  обеспечению органов управления;

•   Единые нормы  времени (выработки) на машинописные работы;

• Межотраслевые укрупненные  нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. [4,c.76]

 

Последний нормативный  документ нужен для работы с кадровой документацией.

Все эти нормативы  рекомендуются для применения в  управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий фирм независимо от форм собственности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Государственное регулирование делопроизводства в АО «Матадор»

 

Акционерное общество «Матадор» - предприятие оптовой и розничной  торговли, реализующее продукты питания.  Общество создано в целях наиболее полного удовлетворения потребностей рынка в товарах, работах и услугах, получения прибыли.

АО «Матадор» осуществляет следующие виды деятельности:

• реализация продуктов питания;
• торгово-закупочная деятельность (в том числе оптовая, розничная и комиссионная торговля);
• посредническая деятельность;
• рекламная деятельность и маркетинг;
• заготовка, закупка, хранение, переработка и реализация продукции сельского хозяйства, животноводства;

 Общество осуществляет  учет результатов своей деятельности, ведет бухгалтерский учет и  представляет финансовую отчетность по правилам, принятым в РФ, и несет ответственность за ее достоверность.

Миссия АО «Матадор»  заключается  в  создании  условий  для  долговременной  прибыльности: чтобы  получать  прибыль необходимо  удовлетворять  общественные потребности,  продавать  нужную  продукцию,   максимально соответствующие тому, что нужно потребителю, находящемуся во внешней среде.    Цель, которую стоит перед этим  предприятием -  увеличении прибыли, которая предполагает соглашение и взаимодействие между отделом по продажам, операционным отделом, отделом по работе с кадрами. Успех каждого зависит от деятельности других. Наличие цели координирует общие действия через связь отдельных звеньев в единое целое.   

 

 

 

Виды используемой документированной информации АО «Матадор» можно проследить на схеме движения основных документов при приемке товаров и их размещения на хранение.

 

Бухгалтер             Товаровед            Экономист            Зав.               Товаровед

                                                                по ценам          складом

Сверка счета-             Проверка                  Проверка                   Проверка             Разноска в

фактуры с               соответствия             правильности                наличия            карточке

платежными          поставляемого                     цен                поступившего        количествен-

документами         товара заключен-                                      по счету-фак-         но-суммового

                                ному договору                                           ре товара                   учета

 

Регистрация          Разноска в кар-            Передача               Организация              Передача

Счета-факту-         точках учета            счета-фактуры        размещения             счета-фак-

в журнале              исполнения             зав.складом             товаров на                туры зав.

учета посту-            договоров                                                      складе                    складом

пающих грузов

 

Передача счета-     Передача счета-                                         Передача счета-

фактуры для           фактуры эконо-                                         фактуры

контроля и              мисту по ценам                                         товароведу- реа-

исполнения                                                                                  лизатору

 

Отметки о возв-                                                                           Отбор образцов

ращении счетов-                                                                         поступивших товаров,

фактур в книге                                                                             передача их в зал

регистрации вы-                                                                           товарных образцов

дачи счетов-фактур

                                                                                                       Составление отчета

Проверка отчетов складов                                                           склада и сдача его в

                                                                                                        бухгалтерию

 

 

 

К распорядительным документам в АО «Матадор» относятся: приказы, распоряжения, постановления.

При подготовке управленческих документов на предприятии используются следующие действующие и нормативные  акты:

Федеральный закон «О бухгалтерском учете»; Положение  по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации.

          Закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях  мест происхождения товаров»

          Государственная система документационного  обеспечения управления;

           ГОСТ Р УСД Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

          Инструкция  о порядке ведения трудовых  книжек на предприятиях, в учреждениях  и организациях.

 

 

    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               Заключение

 

Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также содержатся основы регулирования процессов/ информатизации. Законом установлены право собственности на отдельные документы и массивы документации, категории информации по уровням доступа к ней.

Новая редакция ГСДОУ - системы  положений, определяющих основные правила  работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она   состоит из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части  определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информационно-поисковых систем; подготовка документов в архив; порядок проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

 

 

 

Список использованной литературы:

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство  в  кадровой  службе: Практическое  пособие  с образцами  документов. - М.: 2007.
2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация  и  технологии  документационного  обеспечения  управления )   - М.: 2008.
3. Составление  и  оформление  служебных документов. Практическое  пособие для коммерческих  фирм, общественных  организаций и государственных структур – М.: 2006.
4. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов –М.: 2007.
5. Румынина Л.А. Делопроизводство.- М.: 2007.