Документоведение и документационное обеспечение управления

 

                                            УТВЕРЖДЕН

                                            решением общего собрания

                                            акционеров от 05.04.2003 N 14

 

или

 

                                            УТВЕРЖДЕНО

                                            приказом ВНИИДАД

                                            от 05.04.2003 N 82

 
 

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.17 Резолюция, написанная на  документе соответствующим должностным  лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание  поручения (при необходимости), срок  исполнения, подпись и дату, например:

 

                                        Морозовой Н.В.

                                        Федосеевой Н.А.

                                        Прошу подготовить проект

                                        договора с Консалтинговой группой

                                        "ТЕРМИКА" к 05.10.2003

                                        Личная подпись

                                        Дата

 

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

3.18 Заголовок к тексту  включает в себя краткое содержание  документа. Заголовок должен быть  согласован с наименованием вида  документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

3.19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

3.20 Текст документа составляют  на государственном языке Российской  Федерации или на государственных  языках субъектов Российской  Федерации в соответствии с  законодательством Российской Федерации  и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

- от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу  выделить");

- от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

3.21 Отметку о наличии  приложения, названного в тексте  письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

 

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

               в 1 экз.

            2. Правила подготовки   и  оформления  документов  Управления

               регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

 

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 N 02-6/172 и приложение к

            нему, всего на 3 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

 

В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N " с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

 

                                                      Приложение N 2

                                                      к приказу Росархива

                                                      от 05.06.2003 N 319

 

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N " печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

 

                                                    ПРИЛОЖЕНИЕ N 2

                                               к приказу Минздрава России

                                                   от 05.06.2003 N 251

 

3.22 В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

 

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий            Личная подпись            А.А. Борисов

 

или на бланке:

 

Вице-президент                      Личная подпись            А.А. Борисов

 

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:

 

Исполнительный директор

ЗАО "Партнер"                       Личная подпись            Н.А. Федоров

 

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

 

Директор института                  Личная подпись              М.В. Ларин

 

Главный бухгалтер                   Личная подпись             З.В. Марьяш

 

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

 

Заместитель директора                   Заместитель директора

по научной работе                       по научной работе

 

Личная подпись       Ю.Г. Демидов        Личная подпись       К.И. Игнатьев

 

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии                Личная подпись       В.Д. Банасюкевич

Члены комиссии                       Личная подпись       А.Н. Сокова

                                     Личная подпись       А.С. Красавин

                                     Личная подпись       О.И. Рысков

 

3.23 Гриф согласования документа  состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован  документ (включая наименование  организации), личной подписи, расшифровки  подписи (инициалов, фамилии) и даты  согласования, например:

 

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

 

Личная подпись            А.Г. Грязнова

 

Дата

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 05.06.2003 N 430-162

 

или

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания Правления

Российской государственной

страховой компании "Росгосстрах"

от 05.06.2003 N 10

 

3.24 Согласование документа  оформляют визой согласования  документа (далее - виза), включающей  в себя подпись и должность  визирующего документ, расшифровку  подписи (инициалы, фамилию) и дату  подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись         А.С. Орлов

 

Дата

 

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

 

Руководитель юридического отдела

 

Личная подпись         А.С. Орлов

Дата

 

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.25 Оттиск печати заверяет  подлинность подписи должностного  лица на документах, удостоверяющих  права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

3.26 При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

 

Верно

 

Инспектор службы кадров            Личная подпись            Т.С. Левченко

 

Дата

 

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

3.27 Отметка об исполнителе  включает в себя инициалы и  фамилию исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

 

В.А. Жуков

 

924 45 67

 

3.28 Отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер  документа, свидетельствующего о  его исполнении, или, при отсутствии  такого документа, краткие сведения  об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором будет  храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.29 Отметка о поступлении  документа в организацию содержит  очередной порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

3.30 Идентификатором электронной  копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом  нижнем углу каждой страницы  документа и содержащая наименование  файла на машинном носителе, дату  и другие поисковые данные, устанавливаемые  в организации.