Автор работы: Пользователь скрыл имя, 16 Декабря 2013 в 12:58, реферат
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Министерство образования и науки Российской Федерации
ГОУ ВПО «Нижневартовский государственный гуманитарный университет»
Гуманитарный факультет
Отделение документоведения и истории
Кафедра документоведения и всеобщей истории
Реферат
По дисциплине «Документоведение»
На тему: Документная информация и её свойства.
Выполнила:
студентка 1 курса, 11 группы, ОЗО,
направление подготовки ДиА
Братчикова Людмила Николаевна Преподаватель:
Якубова Л.А.
Нижневартовск 2012
Оглавление
Актуальность темы:
В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Объектом исследования является документированная информация в системах управления. Документированная информация в процессе управления выполняет важнейшую роль, обеспечивая наполнение информационных ресурсов организаций.
Цель работы: рассмотрение информационных свойств документа.
Задачи работы:
Вне зависимости от вида информационных ресурсов их формирование начинается с придания информации формы документа, позволяющей включить ее в состав информационных ресурсов.
В соответствии со статьей 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.0~.2006 № 149-ФЗ // СЗ РФ. 31.07.2006. № 31 (1 ч.). Ст. 3448..
Согласно Федеральному закону «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» под информационные ресурсами понимаются отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах). Обязательным условием включения информации в информационные ресурсы является документирование информации.
Таким образом, документ является первичной основой информационных ресурсов.
Понятие «документ» используется во многих областях знаний и связано с предметом их исследований.
Базовым понятием информатики
является информация. Любая деятельность
человека представляет собой процесс
сбора и переработки
Информация содержится в человеческой
речи, текстах книг, журналов, газет, сообщениях
радио и телевидения, показаниях приборов
и т.д. Человек воспринимает информацию
с помощью органов чувств. Хранит и перерабатывает
ее с помощью мозга и центральной нервной
системы. Передаваемая информация обычно
касается каких-то предметов или нас самих
и связана с событиями, происходящими
в окружающем нас мире.
Слово «информация» происходит от латинского
слова informatio, что в переводе обозначает
сведение, разъяснение, ознакомление.
Понятие информации рассматривалось ещё
античными философами. До начала промышленной
революции, «определение сути информации
оставалось прерогативой преимущественно
философов» [5; с. 32]. Далее рассматривать
вопросы теории информации стала новая
на то время наука кибернетика...[3]2
Информация – составная часть наблюдаемого организма - мельчайший организм, матрица которого в контексте поставленной задачи рассматривается, как единое целое.
Можно привести немало разнообразных свойств информации. Каждая научная дисциплина рассматривает те свойства, которые ей наиболее важны. Систематизация существующих подходов к выделению свойств информации, позволяет говорить о том, что информации присущи следующие свойства.
Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает. Однако, наряду с общими свойствами, документированная информация обладает и рядом специфических свойств, отличающих её от всех других видов и разновидностей информации. К их числу следует отнести, прежде всего фиксированный характер документированной информации, вытекающий уже из самого понятия документа.
Обобщённой характеристикой, которая свидетельствует о степени полезности информации хтя потребителя, является её качество. Важнейшими показателями качества и одновременно свойствами документированной информации выступают: релевантность. полнота. полезность. своевременность, достоверность. новизна. доступность. защищённость, ценность, эргономичность.
1. Атрибутивные свойства - это те свойства, без которых информация не существует. К данной категории свойств относится:
• неотрывность информации от физического носителя и языковая природа информации. Одно из важнейших направлений информатики как науки является изучение особенностей различных носителей и языков информации, разработка новых, более совершенных и современных. Необходимо отметить, что хотя информация и неотрывна от физического носителя и имеет языковую природу она не связана жестко ни с конкретным языком, ни с конкретным носителем.
дискретность . Содержащиеся в информации сведения, знания -д искретны, т.е. характеризуют отдельные фактические данные, закономерности и свойства изучаемых объектов, которые распространяются в виде различных сообщений, состоящих из линии, составного цвета, буквы, цифры, символа, знака.
• непрерывность. Информация имеет свойство сливаться с уже зафиксированной и накопленной ранее, тем самым, способствуя поступательному развитию и накоплению.
2. Прагматические свойства - это те свойства, которые характеризуют степень полезности информации для пользователя, потребителя и практики. Проявляются в процессе использования информации. К данной категории свойств относится:
• смысл и новизна. Это свойство характеризует перемещение информации в социальных коммуникациях, и выделяет ту ее часть, которая нова для потребителя.
Релевантностью (от англ. "ге1е\ат"- уместный, относящийся к делу) называется способность информации соответствовать запросам, нуждам, требованиям потребителя.
С релевантностью тесно связано другое важнейшее свойство документированной информации - её ценность, т.е. потребительская значимость, которая выражается, как правило, в соответствии информации своему целевому назначению. При этом ценность информации может быть реализована только в рамках определённой информационной системы, в качестве элемента этой системы, связанного с другими её структурными элементами и блоками.
Ценность документированной информации может быть измерена степенью приближения к цели или же величиной сэкономленных ресурсов. В \ правлении ценность информации определяется степенью воздействия на результат, на уровень достижения поставленной цели.
В свою очередь, результативность информации может быть краткосрочной или долгосрочной, иметь материальное либо духовно-нравственное измерение. Ценностью может обладать и дезинформация, но лишь для её источника. Для потребителя же дезинформация обладает отрицательной ценностью, так как увеличивает исходную неопределённость, уменьшает вероятность достижения
цели.
Существенной характеристикой документированной информации является её полнота, которую обычно определяют как оптимальное соотношение между необходимой и полученной информацией. От полноты информации зависит качество принимаемых на её основе управленческих или иных решений. При этом следует заметить, что документированная информация никогда не бывает полной, так как невозможно зафиксировать на материальном носителе даже те события, свидетелями и участниками которых мы являемся. Тем более невозможно иметь полную информацию о минувших эпохах. Поэтому всегда можно говорить лишь о степени полноты информации.
Следует различать полноту и избыточность информации. Избыточная
информация - это повторяющаяся, дублирующая информация. Она отнимает
время у потребителя, отрицательно сказывается на эффективности управления.
3. Динамические свойства - это те свойства, которые характеризуют изменение информации во времени.
• рост информации Движение информации в информационных коммуникациях и постоянное ее распространение и рост определяют свойство многократного распространения или повторяемости. Хотя информация и зависима от конкретного языка и конкретного носителя, она не связана жестко ни с конкретным языком, ни с конкретным носителем. Благодаря этому информация может быть получена и использована несколькими потребителями. Это свойство многократной используемости и проявление свойства рассеивания информации по различным источникам.
• Старение- информация подвержена влиянию времени. 3[1]4
По имеющимся данным, излишним является в среднем около трети всего
объёма информации, предназначенной для потребления в управленческих
подразделениях разного уровня. Подсчитано, что в среднем 60% научных и
административных документов потребителю не нужно прочитывать целиком.
Мало того, он попросту не успеет прочитать всё для выполнения его
профессиональных обязанностей, если будет читать всё подряд.
Однако с избыточностью информации дело обстоит датеко не так просто, как
это может показаться на первый взгляд. Установлено, что в целом ряде случаев
избыточная информация приносит даже пользу. Причём необходимость
избыточности доказана эволюционным развитием. В частности, избыточными являются существующие алфавиты и языки. К примеру, в русском языке избыточность составляет 40 %, во французском - 55 %. Без некоторой избыточности человек не в состоянии длительное время воспринимать информацию. Это потребовало бы от него постоянного напряжённого внимания, что приводит к быстром} утомлению и потере способности к восприятию.
Информация может быть полезной и бесполезной. Полезность информации -ещё одно из её свойств. Полезность есть не что иное, как ценность информации в определённых конкретных условиях. Граница между понятиями полезности и бесполезности относительна, субъективна, поэтому можно говорить лишь о степени полезности, которая выявляется в процессе актуализации информации. С полнотой связана достоверность информации. Она отражает степень объективности в процессе фиксации и передачи информации. С увеличением полноты достоверность увеличивается. Однако происходит это лишь до тех пор, пока не наступает сверхизбыточность информации, которая уже перестаёт влиять на степень её достоверности.
Достоверность зависит от источника информации, прежде всего от уровня его компетентности, от субъективизма в процессе сбора, обработки, оформления информации. Поскольку документ создаётся человеком. постольку содержащаяся в нём информация всегда субъективна. Каждому конкретному документу присуща своя, большая или меньшая, степень субъективности. Проблема достоверности информации нередко бывает связана с преднамеренным её искажением - дезинформацией (фальсификацией). Она может выражаться в предоставлении заведомо ложных либо неполных сведений, в сознательно искажённой интерпретации каких-либо фактов. Таким образом, достоверность относится к числу наиболее значимых свойств документированной информации, поскольку любые её отклонения мог}т отрицательно сказаться на качестве принимаемых управленческих решений. Со временем информация, даже самая полезная, стареет. Поэтом} важнейшим её свойством является новизна. Понятие новизны относительно. Одна и та же информация, утратив новизну в оперативной среде, может оказаться новой при реконструкции событий прошлого, т.е. в процессе реализации функции документа как исторического источника.