Документация: требования к первичной учётной документации, виды документов, порядок принятия их к учёту, организация документооборота

Документация: требования к первичной учётной  документации, виды документов, порядок  принятия их к учёту, организация  документооборота

 

 

 

Документ – это 

• (доказательство, свидетельство; англ. Document)
• материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
• письменное свидетельство (доказательство) совершения факта хозяйственной деятельности или права на его совершение.

В процессе повседневной работы в организации формируют  документы, содержание которых отражает различные стороны текущей (коммерческой), финансовой и инвестиционной деятельности.

 

Виды документов:

• Информационно-справочные документы
• Организационно-распорядительные документы
• Приказ
• Распоряжение
• Протокол
• Акт
• Письмо
• Докладная записка
• Объяснительная записка
• Справка

 Создавая, принимая, используя  и храня первичные документы  как для целей бухгалтерского  учета, так и налогообложения  прибыли, организации руководствуются  содержанием ст.9 Федерального закона  от 21.11.96 № 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Первичные учетные документы принимаются к учету в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Постановлением Правительства РФ от 08.07.97 № 835 "О первичных учетных документах" установлено, что Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Порядок применения унифицированных форм закреплен постановлением Госкомстата России от 24.03.99 № 20.

 При необходимости  организация может вносить дополнительные  реквизиты в унифицированные  формы первичной учетной документации, за исключением форм по учету  в кассе, расчетным, валютным  и прочим счетам в банке.  Но при этом все реквизиты  утвержденных форм первичной учетной документации остаются без изменения. Изменения в них оформляются соответствующим организационно-распорядительным документом по организации. Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.

 В соответствии с Федеральным  законом "О бухгалтерском учете"  применяемые первичные документы  содержат следующие обязательные  реквизиты: наименование документа;  дату составления документа; наименование  организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции: измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц.

 Порядок оформления документов  предусмотрен нормативными актами  соответствующих органов исполнительной  власти. Им в соответствии с  законодательством Российской Федерации  предоставлено право утверждать  порядок составления и формы  первичных документов, которыми оформляются факты хозяйственной деятельности. Это означает, что документы, оформленные ненадлежащим образом, не могут быть приняты к бухгалтерскому учету.

 Первичные учетные документы  составляются, как правило, в момент  совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания. Согласно утвержденному графику документооборота оформляется документ в нескольких экземплярах, а свободные строки прочеркиваются.

 Каждый первичный документ  отражает одну совершенную хозяйственную  операцию. Документы должны составляться четко, разборчиво с помощью ручной записи, средств вычислительной техники.

 Ответственность за своевременность  составления и доброкачественность  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения данных  в бухгалтерском и налоговом учете, достоверность содержащихся в них сведений несут лица, заполнившие и подписавшие эти документы.

 Первичные документы, прошедшие  обработку, должны иметь отметку,  исключающую возможность их повторного  использования: при ручной обработке - дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке - оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

 

 В соответствии с п.3 ст.9 Федерального  закона от 21.11.96 № 129-ФЗ перечень  лиц, имеющих право подписи  первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. При этом документы, которыми оформляются хозяйственными операциями с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченным ими на то лицом. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

При проведении СБЭ документация занимает особое место, так как является обязательной составляющей при формировании доказательной базы расследуемого экономического преступления. Кроме того, отдельные обстоятельства расследуемого дела могут быть доказаны только при наличии первичной текущей и отчетной учетной документации. Следует отметить, что документация отличается по видам исследуемых объектов.

 

 Способы распознавания дефектных  документов разнообразны. Невозможно  перечислить все виды злоупотреблений  с документами, которые могут  применяться отдельными лицами в целях совершения экономического преступления и его сокрытия. Однако имеется ряд формальных признаков, привлекающих внимание следователя, суда и эксперта-бухгалтера к документу, который более тщательно проверяется по существу его содержания. К числу таких признаков относятся:

• составление документа не в соответствии с установленной формой;
• незаполнение реквизитов документа - отсутствие номера, даты, наименования организации и т.д.;
• взаимное несоответствие отдельных реквизитов;
• недооформление документов - отсутствие подписи должностных лиц; наличие подписей лиц, не имеющих права на их подписывание; отсутствие печати и др.;
• избыточное оформление документа
• отсутствие при документах необходимых приложений;
• несоответствие приложений документу
• расхождения в содержании нескольких экземпляров одного документа,
• наличие в документах искаженных подписей или надписей и др.

Ни один из перечисленных  признаков сам по себе не свидетельствует  о злоупотреблении, но должен привлечь внимание следователя, суда, эксперта-бухгалтера к документу, имеющему такие дефекты.

 

 В тех случаях,  когда злоупотребления имеют  место не только в первичных  документах, но и в самом бухгалтерском  учете при разносе этих документов  в учетные регистры и финансовую  отчетность, работа эксперта-бухгалтера значительно усложняется. Это свидетельствует о том, что работники бухгалтерии, участвующие в совершении таких злоупотреблений, допускают преднамеренные ошибки и нарушения установленных правил ведения бухгалтерского учета при составлении проводок, переносе записей в учетные регистры.

 

 Основные признаки  таких нарушений:

• составление бухгалтерских записей, не подтвержденных данными первичных, текущих или водных документов;
• соотношение бухгалтерских проводок с корреспонденцией счетов, противоречащих существующим правилам ведения бухгалтерского учета;
• составление исправительных бухгалтерских проводок без документальных оснований и действительной необходимости;
• отсутствие записей в карточках аналитического учета, в оборотных ведомостях, журналах учета;
• наличие искаженных записей;
• наличие необоснованных и неоговоренных исправлений в учетных регистрах;
• неправильные подсчеты итогов и перенос их в другие документы;
• исправление и уничтожение бухгалтерских записей и других данных путем подчисток;
• прочие.

 

 При исследовании  документов бухгалтерского учета  в случае необходимости могут  быть использованы и другие  методические приемы проверки. К  ним можно отнести:

• инвентаризацию;
• проверку фактического состояния активов организации, отраженных в документах;
• контрольные обмеры фактически выполненных объемов работ или оказанных услуг;
• проведение контрольных действий, в том числе контрольный запуск сырья в производство, контрольные закупки;
• лабораторный анализ качества сырья, материалов, готовой продукции;
• получение письменных справок от различных контрагентов по вопросу содержания документа;

 

 получение письменных  объяснений от лиц, подписавших  исследуемый документ или принимавших  участие в отраженных в документах;

• наблюдение;
• эксперимент;
• аналитические тесты и др.

 

 таким образом в  процессе судебно-бухгалтерской  экспертизы основная часть документальных  данных, формирующих контрольную  информацию, падает на документы  бухгалтерского учета.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Себестоимость продукции, её состав и виды

Себестоимость продукции - это совокупность затрат предприятия по производству и реализации продукции. Состав затрат, включаемых в себестоимость зависит от отраслевой принадлежности организации, особенностей технологии и организации производственного процесса, характером выпускаемой продукции.

В состав затрат, включаемых в себестоимость, входят затраты, связанные  с:

• Производством продукции;
• Подготовкой и освоением производства, рационализаторством производственного процесса, подготовкой кадров;
• Обслуживанием и управлением процессом производства;
• Уплатой налогов, относимых на себестоимость продукции;
• Содержанием объектов основных средств и нематериальных активов;
• Сбытом продукции.

В зависимости от состава  затрат, включаемых в себестоимость  различают:

• Цеховую себестоимость - показывает состав и размер затрат производственных цехов на изготовление продукции и включает в себя прямые и общепроизводственные затраты;
• Производственную себестоимость - показывает затраты предприятия, связанные с выпуском продукции и включает в себя цеховую себестоимость и общехозяйственные расходы;
• Полную себестоимость - показывает общие затраты, связанные с производством продукции и ее продажей, и включает в себя производственную себестоимость, увеличенную на сумму коммерческих и сбытовых расходов.

 

В зависимости от системы  готовности продукции и ее реализации выделяют:

• Валовую себестоимость продукции;
• Себестоимость товарной продукции;
• Себестоимость реализованной продукции.

 

Валовая себестоимость  продукции определяется путем корректировки  величины затрат на производство на определенный объем произведенной продукции.

 Производственная  себестоимость продукции определяется  путем корректировки себестоимости  валовой продукции на изменение  остатков незавершенного производства. При этом уменьшение остатков незавершенного производства увеличивается себестоимость товарной продукции, а увеличение остатков незавершенного производства снижает себестоимость товарной продукции.

 Себестоимость реализованной  продукции определяется путем  корректировки себестоимости товарной продукции на изменение остатков продукции на складе на начало и конец отчетного периода.

 

В зависимости от количества продукции различают:

• Себестоимость единицы продукции;
• Себестоимость всего объема выпущенной продукции.

 

В зависимости от полноты включения текущих затрат различают:

• Полную себестоимость;
• Сокращенную себестоимость - это себестоимость, учитываемая только в части переменных затрат (по методу Директ-Костинг).

 

В зависимости от оперативного контроля за затратами различают:

• Плановую себестоимость;
• Нормативную себестоимость;
• Фактическую себестоимость.