Диференціація управлінських документів

План

Скорочення

Вступ

 Диференціація управлінських документів в установі

Організаційно-розпорядчі документи 

Кадрова документація (в тому числі з пенсійних питань) та довідково- інформаційна документація

Нормативно-правова документація та інші види документації в установі

Висновок

Cписок використаних  джерел

Додатки

Скорочення

ДСТУ - Державний Стандарт України

ОРД - Організаційно-розпорядча документація

УСД - Уніфікована система документів

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Актуальність теми - управлінське документознавство, яке пов'язане з діловою документацією в установі. Диференціація систем документації відповідно до функцій управління дозволяє здійснити поділ певних комплексів документів і забезпечити їх функціонування в загальному інформаційному просторі.За цим принципом виділяються такі системи документації:

-галузеві- призначені для фіксування виробничої діяльності в конкретній галузі економіки,культури,освіти,торгівлі тощо.

-в функціональних системах документації знаходять своє відбиття найважливіші функції управління: планування, організація, контроль, облік, аналіз.

Об'єктом дослідження - управлінські документи та їх диференціація.

Предмет дослідження - диференціація управлінських документів, як основних носіїв інформації необхідних для стабільної діяльності організації.

Метою диференціації управлінських документів є зменшення кількості документів, використовуваних в управлінській діяльності, типизація їх форм, зниження трудоємкості їх обробки, основи спільності або суміжності функцій управління, використання технічних засобів для підготовки, обробки і використання документів.

Завдання теми - подати документаційне забезпечення установи згідно нормативних документів та стандартів.

Документ як основний носій інформації необхідний для стабільної діяльності організації. На основі документів приймаються рішення управлінського, виробничого та господарського характеру.

При роботі з документами слід керуватися виробленими в процесі вітчизняної та світової практики методами і прийомами, що забезпечують ритмічну роботу закладу по організації діло виробничого процесу.

Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів. Вони також використовуються як джерела та носії інформації. В управлінській діяльності документ виступає як предмет і як результат праці.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Диференціація управлінських документів в установі

Удосконалення організації руху й змісту документів за умов однієї установи, групи установ чи в масштабах галузі в цілому впливає на їхню діяльність і забезпечує виконання документами певних соціальних функцій. Відповідно досконалість цієї діяльності повинна мати обґрунтування з точки зору якісного забезпечення управління певними видами корпоративної документації.

Як відомо, кожна установа, незалежно від сфери своєї діяльності, -- це організація (група) об'єднаних працівників, певною метою, які виконують ті чи інші функції. Управлятися вона мусить єдиним керівним органом, що буде виконувати певні управлінські дії, які завдяки наявній інформації, спрямовуватимуться на створення оптимальних умов функціонування керованого об'єкта відповідно до напрямів його діяльності.

Управлінську документацію можна класифікувати за різними ознаками система документації певної галузі чи окремої функції управління,в свою чергу, поділяється на підсистеми на основі призначення документної форми в залежності від її змісту, визначення документної форми відповідно до рівня управління, за формою її представлення.

Таким чином, документ у сфері управління є складною інформаційною сукупністю, яка відзначається великою кількістю параметрів і показників, що обумовлює роль уніфікації як одного з дієвих напрямів удосконалення документаційного забезпечення менеджменту.

Визначення необхідного переліку управлінських документів здійснюється у процесі організаційної розробки методів, прийомів і технологій документування, а також документаційного забезпечення функціонування управлінської системи. Основним об'єктом організаційного проектування є оперативна управлінська інформація, щодо характеру робіт, виконуваних даним апаратом управління, групою установ одного рівня управління або галуззю в цілому. Основне завдання такої роботи полягає в уникненні дублювання форм документів та окремих показників; пошуку можливості функціонального поєднання різних документів в одній формі; розробці уніфікованих форм таких видів документів, яких бракує для повноцінного документування управлінської діяльності. Визначення необхідних комплексів документації на основі конкретних виробничих завдань менеджменту дозволяє встановити:

-відповідність документаційних комплексів завданням даного апарату управління;

-відповідність кожного  документа своєму цільовому призначенню;

-роль певного виду  документа в розв'язанні конкретного  управлінського завдання на певній  ділянці управлінської системи.

В цілому ж організаційне проектування спрямоване на визначення загальних правил розробки моделей документів, необхідних для оформлення однотипних управлінських операцій.

Більшу частину корпоративної системи документації якраз і складає управлінська документація, тобто система документації, що забезпечує виконання функції управління. Незалежно від напрямів діяльності установи управлінська документація виступає як інфраструктурна й об'єднуюча і стосується роботи всіх підрозділів.

Зафіксована в системі управлінської документації інформація мусить свідчити про ефективність діяльності установи, має бути основою для її оцінювання й показує наскільки дієвим є управління з боку вищих ланок, якого воно потребує коригування чи вдосконалення.

Під системою управлінської документації розуміється сукупність взаємопов'язаних офіційних документів, що застосовуються в установі.

Прикладом урахування потреб практичної діяльності тієї чи іншої установи є нормативні документи, у яких пропонується:

поділ документів за сферами діяльності та їх окремими напрямами (згідно відповідного переліку);

поділ управлінської документації за класами (згідно

відповідного класифікатора ДКУД);

поділ документів за рівнями важливості при розробці

системи управління якістю (згідно вимог міжнародних

стандартів серії І8О-9000).

Нормативно-методичний посібник «Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, організацій і підприємств, із зазначенням термінів зберігання документів» розроблений Державним комітетом архівів України й затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № 41 від 20.07.98 р., зареєстрований у Міністерстві юстиції України № 576/3016 від 11.09.98 р. й має цілий ряд доповнень.

У Переліку документи згруповані за ступенем значущості їх видів та питань, що в них відображаються, з умовним поділом їх на:

документи,що утворюються в управлінській діяльності (частина 1);

документи, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності (частина 2).

Перелік слугує нормативно-методичним посібником для створення в установі єдиної системи формування справ, забезпечення їх обігу, можливості швидкого пошуку документів за їх змістом, проведення експертизи документів для визначення подальшої роботи з ними.

Міжнародний стандарт І8О-9001. Зазначений нормативний документ за рівнем важливості виділяє чотири ієрархічні рівні документації, що можуть функціонувати в організаціях: основоположні, управлінські, робочі документи та документовані записи.

Може функціонувати також й інша документація: робочі інструкції, графіки, плани заходів щодо забезпечення якості тощо, що не є обов'язковою для розробки системи менеджменту якості, згідно чинних вимог Європейської федерації управління якістю (ЄРОМ) та Української Асоціації якості (УАЯ).

З 07.01.97р. введений в дію Державний класифікатор управлінської документації (ДКУД) - це складова частина державної системи кваліфікації і кодування технічно-економічної та соціальної інформації. ДКУД- класифікатор, необхідний для обліку та систематизації документів, організації ведення відповідних класів документів, автоматизації пошуку уніфікованих форм документації.

Кожному класу документації відповідає певна уніфікована система документації (УСД). ДКУД містить 15 класів.

1) організаційно-розпорядча документація (код 02);

2) первинно-облікова документація (код 03);

3) банківська документація (код 04);

4) фінансова документація (код 05);

5) звітно-статистична документація (код 06);

6) планова документація (код 07);

7) ресурсна документація (код 08);

8) торговельна документація (код 09);

9) зовнішньоторговельна  документація (код 10);

10) цінова документація (код 13);

11) документація з праці, соціальних питань і соціального  захисту населення (код 15);

12) документація з побутового  обслуговування населення (код 17);

13) бухгалтерсько-облікова  документація (код 18);

14) документація з Пенсійного  фонду (код 20);

15) словниково-довідкова  документація (код 21).

ДКУД офіційно закріплює класифікаційну схему управлінської документації й виступає складовою державної системи класифікації та кодування документів.

На сьогоднішній день застосовують такі основні стандарти стосовно документів та діловодства, які постійно доповнюються:

1. ДСТУ 2732-94 з 01.07.95р. Діловодство  та архівна справа.

2. ДСТУ 3294-94 з 01.01.95р. Інформація та документація.

3. ГОСТ 3.1130-93 Загальні вимоги  до форм і бланків документів.

4.УСД ГОСТ 6.38-90 Система  організаційно-розпорядчої документації.

5. ДСТУ 3582-97 з 01.07.98р. Інформації  та документація.

6. ГОСТ 7.1-84 Бібліографічний опис документа.

7. ДСТУ 3008-95 Документація. Звіти у сфері науки і техніки.

Отже, можна зробити висновок, що для розв'язання більшості управлінських завдань недостатньо використання окремих форм документів: при цьому необхідно спиратись на системи управлінських документів, що перебувають у взаємному зв'язку. Незважаючи на відмінності між ними, обумовлені галузевою специфікою, результативність цієї роботи визначається знаходженням точок дотику, що забезпечить ефективне використання різних документів у межах певної установи, галузі чи економіки країни в цілому.

За таким принципом здійснюється робота, спрямована на формування уніфікованих систем документації, тобто комплексів взаємопов'язаних уніфікованих форм документів, призначених для документування конкретних функцій управління.

На сьогоднішній день в Україні розроблено і функціонує більше двадцяти уніфікованих систем документації і метою диференціації є підвищення ефективності роботи апарату управління, відповідальності виконавців. Відбір видів документів, необхідних і достатніх для роботи конкретної установи, проводиться на основі класифікаторів відділків та напрямків діяльності.

 

 

 Організаційно-розпорядча документація (код 02)

Організаційно-розпорядча документація включає документацію з організації систем та процесів управління, управління кадрами та з оцінки трудової діяльності.

До найбільш поширених документів цього виду належить:

- постанови - це правовий акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління для розв'язання найважливіших і принципових завдань, що стоять перед даними органами і встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Постанови видають Кабінети міністрів республік на основі законів у порядку їх виконання. У деяких випадках особливо важливі постанови приймають Верховна Рада, профкоми;

- рішення як розпорядчий документ, який ухваляється місцевими радами народних депутатів або їх виконкомами у їх колегіальному порядку для розв'язання найбільш важливих питань, що належать до їх компетенції. Рішеннями називаються також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами;

- розпорядження це правовий акт, що видається одноосібно керівником, головним чином колегіального державного органу, для вирішення оперативних завдань. Як правило цей документ має обмежений термін дії і стосується обмеженого кола осіб, організацій та громадян.

Розпорядження видаються головою Кабінету міністрів України. Голови виконкомів місцевих Рад народних депутатів також мають право видавати ці акти.

- вказівка включена до примірного переліку найбільш характерних для управлінської діяльності видів і різновидів документів, що містяться в ЄДСД, які видають міністри, керівники організацій і установ;

- інструкції і статути. Інструкція - правовий акт, створюваний органами управління для встановлення правил, що регулюються організаційно науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні сторони діяльності установ, підприємств, певних їх підрозділів та служб, а також посадовим осіб і громадян. Вона належить до категорії організаційних документів, що видаються міністерствами, установами, є нормативним актом, регламентуючим різні питання;

-статут - зведення правил, що регулюють: а) основи організацій та підприємств і установ певної галузі господарства; б) умови утворення, склад і структура діяльності конкретного підприємства, організації або установи з певної галузі або сфери управління кооперативів, малих підприємств.

Статути покладені в основу керівних громадських, кооперативних організацій, добровільних спортивних організацій.

-наказ - це правовий акт, що видається на підставі й і на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищестоящих органів. Указаний документ є актом внутрішнього управління дія якого не виходить за межі конкретного підприємства, об за межі конкретного підприємства, обладнання, установи.