Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

1.Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное  обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации.

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются: своевременная обработка  поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих  исполнителей в системе управления персоналом; печать документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по горизонтальным и вертикальным связям.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе  управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации: плановая (плановые задания по кадровым вопросам и т. д.); первичная учетная (по учету труда и заработной платы и пр.); отчетно-статистическая (по численности, балансу, зарплате, производительности труда и т. д.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию); организационно-распорядительная (акты, письма и пр.). В соответствии с выполняемыми функциями кадровая служба может вести следующие кадровые документы: личные дела, личные карточки, трудовые книжки; проекты приказов по кадровым вопросам, план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные о текучести кадров и т. д.

Документационное  обеспечение подразумевает организацию  работы с документами, обращающимися  в системе управления персоналом. Основой документационного обеспечения  системы управления персоналом является делопроизводство – полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Делопроизводство  по форме организации работ может  быть: централизованным – если оно  осуществляется в одном подразделении (канцелярия, общий отдел, секретариат), децентрализованным – если оно рассредоточено по различным подразделениям, и смешанным  – если часть наиболее важных, общих  для всей организации работ осуществляется в одном подразделении, а остальная  часть – в других подразделениях.

Требования к  оформлению документов основываются на государственных стандартах унифицированных  систем документации: ГОСТ 16 487-83 «ДП и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».  

Основными делопроизводственными  функциями системы управления персоналом являются:

• своевременная обработка поступающей и передаваемой документации;
• доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения;
• печатание документов по кадровым вопросам;
• регистрация, учет и хранение документов по персоналу;
• формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации;
• копирование и размножение документов по кадровым вопросам;
• контроль за исполнением документов;
• передача документации по вертикальным и горизонтальным связям.

В зависимости  от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно  в одном подразделении (канцелярии, общем отделе), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации  работ является централизованным, во втором - децентрализованным.

На практике преобладает смешанная форма, когда  часть наиболее важных, общих для  всей организации работ выполняется  в одном месте, а остальная  часть работ - во всех подразделениях, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается на секретаря руководителя кадровой службы или назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к  оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных  систем документации.

В системе управления персоналом внедрены и ведутся следующие  унифицированные системы документации:

• - плановая (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, плановые расчеты по численности персонала, оплата труда и т.д.);
• - первичная учетная (по учету труда и заработной платы);
• - отчетно-статистическая (по численности, заработной
• - плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д.);
• - по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам и т.д.);
• - организационно-распорядительная (письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, постановления, приказы, распоряжения и т.д.).

Кадровая служба в обязательном порядке ведет  следующие документы, которые соответствуют  ее функциональному назначению: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела и т.д. Порядок работы с этими  документами регламентирован, как  правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

Исполняется ряд  документов в соответствии с вышеприведенной  классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и об увольнении, о переводе, перемещении  и т.д.), план по подготовке и повышению  квалификации персонала, данные по текучести  кадров, график отпусков, штатное расписание, предложения по формированию резерва  кадров на выдвижение и т.д.

Большая часть  документации носит внутренний для  организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними  правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет руководитель системы управления персоналом.

2. Основные делопроизводственные  функции си-мы УП

В социальном плане  любой официальный документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что и позволяет ему удовлетворить различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие и специальные.

Общие функции  документа:

1. информационная: любой документ создается для сохранения информации;

2. социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

3. коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

4. культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

Специальные функции  документа:

1. управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

2. правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ.

Указанные функции  имеют интернациональный характер и определяют основные правила составления  и оформления документов.

Так, например, юридическая  сила документа обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа

В понятие кадрового  делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, входит также хранение и использование  документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и  сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным  актом в этой сфере является Федеральный  закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации  хранения, комплектования, учета и  использования документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации  в интересах граждан, общества и  государства.

Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, хранят документы постоянного срока  по Перечню типовых управленческих документов следующим образом. Государственные, муниципальные организации - 10 лет. Негосударственные организации - не менее 10 лет, дальнейший срок хранения документов определяет организация  в соответствии с действующим  законодательством и  необходимостью практического использования документов.

Таким образом, негосударственные организации, документы  которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные  архивы, то есть не являются источниками  комплектования архивов, могут, но не обязаны  применять постоянный срок хранения.  Но такие документы они должны хранить самостоятельно не менее 10 лет (пункт 2.4.2 «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года).

В настоящее  время документационное обеспечение  деятельности российских предприятий  осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования, накопленный в  России за последние 175 лет.

Основными задачами документационного обеспечения  управления являются:

1. Сокращение  информационных потоков до оптимального  минимума;

2. Обеспечение  упрощения и удешевления процессов  сбора, обработки и передачи  информации с помощью новейших  технологий автоматизации этих  процессов.

С ростом численности  сотрудников организации вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: 

1. руководство  теряет целостную картину происходящего;

2. структурные  подразделения, не имея информации  о деятельности каждого из  них, перестают слажено осуществлять  свою деятельность.

Это приводит к  падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных.

Поэтому приходится вкладывать деньги в коммуникации, обучение сотрудников.

Таким образом, как мы видим, для любой организации  жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.