База данных

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО

«Иркутский государственный технический университет»

Кафедра Экономической теории и финансов

Допускаю к защите

Руководитель
	подпись
	В.В. Надршин
	И.О.Фамилия

 

 

База данных, дело производства

наименование темы

 

 

Курсовая работа

по дисциплине

 

Информационные системы

 

 

 

Выполнил  студент группы		ЭУбзс-12-2				Л.Е. Мальцева
		Шифр группы		подпись		И.О.Фамилия
Нормоконтроль						В.В. Надршин
				подпись		И.О.Фамилия
Курсовая работа защищена с оценкой

 

 

Иркутск 2013

 

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ВПО

 «ИРКУТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

ЗАДАНИЕ

на курсовую работу

 

 

По курсу

Информационные системы

Студенту

Мальцевой Л.Е.

(фамилия, инициалы)

Тема проекта

База данных, дело производства

Рекомендуемая литература

Дата выдачи задания

«

12

»

ноября

2012г.

Дата представления работы руководителю

«

20

»

апреля

2013г.

Руководитель курсовой работы

подпись руководителя

 

 

 

 

 

 

Оглавление

 

 

 

Назначение базы данных

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче. БД «Делопроизводство» - это набор сведений и задач, позволяющий отследить всю входящую и сходящую документацию, т.е. отражающая документооборот организации.

С помощью данной БД можно отследить сроки отправки документов, провести статистический анализ, оценить объемы документооборота. Назначение БД – ведение документооборота: регистрация исходящей и входящей почты, контроль за сроками отправки, проведение статистического анализа, составление отчетов  и т.д.

Описание таблиц

БД «Делопроизводство» состоит из 5-ти таблиц:

- Таблица «Типы документов» - вспомогательная таблица;

- Таблица «Организации» - вспомогательная таблица;

- Таблица «Отделы» - вспомогательная таблица;

- Таблица «Входящие» - одна из основных таблиц;

- Таблица «Исходящие» - вторая  основная таблица.

Поля вспомогательных таблиц «Типы документов», «Организации» и «Отделы» являются подстановочными полями в основных таблицах «Входящие» и «Исходящие», т.е. являются в этих таблицах источниками полей со списками.

Таблица «Типы документов».

Эта таблица состоит из 2-х полей: ключевого поля Код_типа, тип поля- счетчик – это ключевое поле и текстового поля тип_документа (размер поля равен 50).

Таблица «Организации».

Таблица состоит из 8-ми полей:

• код_орг – ключевое поле (тип поля- счетчик);
• организация – текстовое поле (размер поля - 50);
• индекс – числовое поле (длинное целое);

4

 

     - город – текстовое поле (размер поля - 50);

• адрес – текстовое поле (размер поля - 50);
• город – текстовое поле (размер поля - 50);
• телефоны – текстовое поле (размер поля - 50);
• факс – текстовое поле (размер поля - 50);
• эл_почта – текстовое поле (размер поля - 50).

Таблица «Отделы».

Таблица состоит из 4-х полей:

• код_отд – ключевое поле (тип поля- счетчик);
• отдел – текстовое поле (размер поля - 50);
• начальник – числовое поле (длинное целое);
• телефоны – текстовое поле (размер поля - 50).

Таблица «Входящие».

Данная таблица является основной таблицей. В ней используются поля со списками из выше перечисленных вспомогательных таблиц.

Таблица содержит:

• вх_номер – ключевое поле (тип поля - счетчик);
• код_типа– числовое поле, ссылка на поле тип_документа в таблице «Типы документов» с использованием ключевого поля код_типа;
• документ - текстовое поле (размер поля – 100, размер увеличен, т.к. документы могут иметь длинное наименование);
• код_орг– числовое поле, ссылка на поле организация  в таблице «Организации» с использованием ключевого поля код_орг;
• исх_номер– числовое поле, ссылка на поле исх_номер  в таблице «Исходящие» с использованием этого же поля;
• отправитель– текстовое поле (размер поля -50);
• дата_отправления – дата/время (для удобства дата вводится с помощью маски

5

ввода);

• код_отд– числовое поле, ссылка на поле отдел  в таблице «Отделы» с использованием ключевого поля код_отд;

 

• получатель – текстовое поле (размер поля -50);
• дата_получения – дата/время (для удобства дата вводится с помощью маски ввода).

С помощью полей код_типа, код_орг, код_отд и исх_номер образуются поля со списками в основной таблице «Входящие» для ссылок на объекты, коды которых образуют ключевые поля вспомогательных таблиц.

Таблица «Исходящие».

Данная таблица является также основной таблицей и очень похожа по своей структуре на таблицу «Входящие». В ней также используются поля со списками из вспомогательных таблиц.

Таблица содержит:

• исх_номер – ключевое поле (тип поля - счетчик);
• код_типа– числовое поле, ссылка на поле тип_документа в таблице «Типы документов» с использованием ключевого поля код_типа;
• документ - текстовое поле (размер поля – 100, размер увеличен, т.к. документы могут иметь длинное наименование);
• код_отд – числовое поле, ссылка на поле отдел  в таблице «Отделы» с использованием ключевого поля код_отд;
• отправитель– текстовое поле (размер поля -50);
• дата_отправления – дата/время (для удобства дата вводится с помощью маски ввода);
• код_орг – числовое поле, ссылка на поле организация  в таблице «Организации» с использованием ключевого поля код_орг;
• получатель – текстовое поле (размер поля -50).

 

6

С помощью полей код_типа, код_орг и код_отд образуются поля со списками в основной таблице «Исходящие» для ссылок на объекты, коды которых образуют ключевые поля вспомогательных таблиц.

 

Описание форм.

Формы являются типом объектов базы данных, который обычно используется для отображения данных в базе данных.

БД «Делопроизводство» содержит 2 формы: «Входящие» и «Исходящие», с помощью которых можно ввести данные в одноименные основные таблицы.

Эти формы созданы с помощью мастера создания форм и отредактированы с помощью конструктора форм.

Для удобства ввода в этих формах добавлены кнопочки: добавить запись, удалить запись, найти запись, закрыть форму, а также кнопки перехода между формами: в форме «Входящие» добавлена кнопка «Исходящие документы», а  форме «Исходящие» добавлена кнопка «Входящие документы». Пример формы «Входящие» приведен на рис.1.

7

  Описание запросов.

Запросы используются для просмотра, изменения и анализа данных различными способами. Запросы также можно использовать в качестве источников записей для форм, отчетов и страниц доступа к данным.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БД содержит 4 запроса:

1. Выбор по типу документа (при выполнении данного запроса в диалоговом окне высвечивается предложение ввести интересующий тип документа);

2. Документы, отправленные в апреле - выводится список документов, отправленных в апреле (для примера окно конструктора этого запроса представлено на рис.2.);

3. Какими организациями были разосланы документы – выводится полный список организаций с их реквизитами и какие документы они отправляли;

4. Кол-во документов, отправленные отделами – выводится кол-во  отправленных документов, сгруппированных по отделам.

8

Описание отчетов.

В БД имеются ниже следующие 2 отчета:

1. Входящие документы – отчет по входящим документам, сгруппированным по типу документа и отсортированный по полю документ.

- Документы, отправленные в апреле – группировка по типу документа и по документу – создан на основе запроса «Документы, отправленные в апреле». Содержит сведения о документах, отправленных в апреле.

Схема данных.

Окно схемы данных – это окно, в котором просматривают, создают или изменяют связи между таблицами и запросами. Окно схемы данных представлено на рисунке 3.

Рис.3. Схема данных с установленным контролем ссылочной целостности

 

9