Азаматтардың жазбаша жолдауы

АЗАМАТТАРДЫҢ ЖАЗБАША ЖОЛДАУЫ

(Ұсыныс, арыз, шағым)

 

Азаматтардың жазбаша жолдауы  жеке тұлғалардың құқықтарын жүзеге асыру және қорғау барысындағы басты  құрал ретінде қаралуы тиіс.

Азаматтардың  жолдауы  жазбаша әрі ауызша жүзеге асырылады. Жолдауларда сол жолдау авторының құқықтары мен заңды мүдделеріне қатысты мәселелермен қатар басқа азаматтарға немесе бүкіл қоғамға байланысты жайттар да көтерілуі мүмкін.

Жолдау үш түрге  бөлінеді: ұсыныс, арыз және шағым.

 

Ұсыныс негізінен тиісті мемлекеттік немесе қоғамдық органдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың, фирмалардың, лауазымды адамдардың атына жасалынады. Онда, әдетте, өкімет және басқару органдарының, кәсіпорындардың, ұйымдардың, фирмалардың түрлі саладағы  қызметтерін жақсартуға бағытталған идеялар айтылады. Бұл жерде ұсыныс жазушының құқықтары мен заңды мүдделері туралы сөз қозғалуы мүмкін емес. Ұсыныс – автордың қоғамдық өмірге қатысу ниеті, азаматтың саяси белсенділігінің тиімді құралы, оның басқару жүйесін дамытуға тікелей қатысуы. Ұсыныста мемлекеттің және қоғамдық өмірдің проблемаларына қатысты автордың жеке байқаулары немесе іс-тәжірибелері көрсетіліп, сол проблемаларды шешудің жолдары мен тәсілдері нұсқалады.

Арыз азаматтардың жеке құқықтарын немесе заңды мүдделерін жүзеге асыру (осы құқықтар мен мүдделердің бұзылуы жөнінде емес) тұрғысында жасалдады. Заң энциклопедиялық сөздігінде мынадай анықтама берілген: «Арыз – тұлғалардың (немесе бірнеше тұлғалардың) мекемеге немесе лауазымды адамдарға азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделерінің бұзылуынан және сол кемшіліктердің қалпына келтіруін талап етуден тыс арнайы арнайы сұраныс жасауы. Арыз, біріншіден, азаматтың құқықтарын немесе заңды мүдделерін жүзеге асыру мақсатында... екіншіден, кәсіпорынның, мекеменің, ұйымның жұмыстарындағы қайсыбір кемшіліктерді хабарлау үшін жасалады».

 

Ал, «шағым»  деген сөздікте былай түсіндіріледі: «Шағым – мемлекеттік, яки қоғамдық органдарға немесе лауазымды адамдарға нақты бір тұлғаның (азаматтың), қоғамдық ұйымның, кәсіпорынның, т.б. құқықтары мен заңды мүдделерінің бұзылғандығы туралы шағым түсіру. Сонымен, шағым азаматтардың құқықтарының, бостандықтарының, заңды мүдделерінің бұзылғандығы, олардың істерін қарау барысында мемлекеттік немесе қоғамдық органдарда, кәсіпорындарға, мекемелерге, ұйымдарға, фирмаларда бюрократтыққа жол берілгендігі, азаматтардың өтініш хаттарына байланысты шешімдердің орындалмағандығы, лауазымды адамдардың жосықсыз әрекеттері жөнінде жасалады. Сондай-ақ, мемлекеттік, яки қоғамдық органдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың, азаматтардың құқықтары мен заңды мүдделеріне байланысты қабылдаған шешімдерімен, іс-әрекеттерімен келіспеушілік те шағым деп танылады.

Тұрғындарды жолдауларымен  жұмыс істеудің өзіндік ерекшеліктері  боландықтан, олра жалпы іс-жүргізуден бөлек сұрыпталады. Бұл жағдайда «Мемлекеттік орындарда, кәсіпорындарда, мекемелерде, ұйымдарда азаматтардың ұсыныстарымен, өтініштерімен және арыз-шағымдарымен жұмыс жүргізу туралы ереже» басшылыққа алынады. Аталмыш құжатта мекемелердің қызмет түріне қарамастан азаматтардың  жолдауларымен жұмыс істеу тәртібі нақты көрсетілген.

Ең алдымен азаматтардың жолдаулары мәселені шешуге  тікелей қатысты  лауазым иелерінің, органдардың, мекемелердің атына берілуі тиіс.

Қоғамдық ұйымдардың үстінен жасалатын  шағым, олардың жоғарғы органдары  болмаған жағдайда, тікелей жергілікті өкімет органдарына беріледі.

Азаматтардың  жолдщауларымен жұмыс – құжаттармен  қамтамасыз ету басқармасы қызметіндегі өз алдына жеке бір сала. Жолдаулар  көп түсетін мекемелерде, қйымдарда  олармен жұмыс істеу үшін арнайы құрылымдар – еңбекшілердің шағым және өтініш бюросы (бөлім, сектор) ұйымдастырылады. Ал, жолдаулар аз түсетін ұйымдарда олармен арнайы бекітілген қызметкер, айналысса, қайсыбір шағын фирмаларда бұл жұмыс хатшыға тапсырылады.

Азаматтардың  жолдауларымен жұмыс істеуді ұйымдастыру жауапкершілігі мемлекеттік органдардың, кәсіпорындардың, мекемелердің, ұйымдардың басшыларына жүктеледі. Олар аталмыш саланың жұмысын тұрақты бақылауда ұстауға міндетті.

Жолдаулармен  жұмыс жүргізуді ұйымдастыру  кезінде жоғарыда аталған норативтік-әдістемелік құжат қолданылуы тиіс.

 

Азаматтардың  жолдауларымен жұмыс істеу технологиясы мынадай:

• азаматтарды қабылдау;
• жазбаша жолдауларды қабылдау және алғашқы сұрыптау;
• жолдауларды тіркеу;
• жолдауларды қарауға (шешуге) жіберу;
• жолдаулардың басқа мекемелерге жіберілгендігі туралы хат иелерін хабардар ету;
• жолдаулардың ұзақ мерзімде  тексергендігі туралы (қажетіне қарай) хат иелерін хабардар ету;
• құжаттардың орындалу мерзімін және сол бойынша қабылданған шешімдердің орындалуын бақылау;
• жолдаулар бойынша ақпараттық-анықтамалық жұмыстар;
• қабылданған шешімдермен  жолдаушыларды таныстырып, қажет жағдайда қабылданған шешімдерді орындау үшін тиісті органдарға жіберу;
• жолдауларды істерге топтастырып, сақтауға әзірлеу;
• түскен жолдауларды сараптау.

Азаматтар мемлекеттік, қоғамдық орындарға, кәсіпорындарға, мекемелерге, ұйымдарға өз жолдауларын жазбаша түрде қолма-қол, почта арқылы, телеграфтың, телетайптың, факстың, электронды почтаның көмегімен ұсына алады. Сондай-ақ, олар өз өтініштерін жолдауларды қарау құқығы бар немесе азаматтардың қабылдауын жүргізетін лауазымды адамдарға ауызша айтуына болады.

Барлық жазбаша жолдаулар бір жерде қабылданады. Қабылдау кезінде хаттың дұрыс жеткізілуі тексеріліп, сосын барып ашылады. Әрі конверт жойылмай сақталады. Өйткені, оның сыртындаы штамп құжаттың келіп түскен күнін дәлелдеуге қажет болып қалуы мүмкін. Сондай-ақ, көп жағдайда хат иесінің мекен-жайы тек конверттің сыртында ғана жазылады. Сондықтан, конверт мәселе шешілгенге дейін құжаттармен бірге сақталып, іске қоса тігіледі.

Құжаттың төменгі оң жақ бұрышына жолдауды алған мекеменіңтіркеу  штампы соғылып, онда хаттың қабылдаған және жұмыстың басталған күні белгіленеді. Кейде бұл мерзім конверттің сыртында көрсетілген уақытпен сәйкес келмеуі  де мүмкін. Себебі, конверт сыртына белгі соққан пошта бөлмесі дәл сол күні хатты иесіне жеткізіп бермеуі де мүмкін. Сондықтан, жолдаудың орындалу мерзімі тіркеу штампісінде көрсетілген күннен бастап есептелінеді. Бұдан басқа тіркеу штампісінде келіп түскен ұсыныстың, арыздың, шағымның тіркеу индексі қойылады. Индекс автордың фамилиясының бас әрпімен және жолдаудың  рет санымен белгіленеді. Мысалы, К – 121. азаматтардың жолдауларымен жұмыс жүргізу ережесі істің жүйелілігін қамтамасыз ету үшін тіркеу индексін басқадай толықтыруға еркіндік береді.

Жолдауларға түрлі  анықтамалық материалдардың түпнысқалары немесе көшірмелері қоса тіркелуі мүмкін. Жұмыс барысында олардың түсіп, жоғалып жағы мұқият ескерілуі тиіс. Осымен жолдаулармен жұмыс істеудің бірінші кезеңі аяқталады.

Бірінші сұрыптаудан кейін барлық жолдаулар тіркеге жіберіледі. Тіркеу үлгі ережеге сәйкес біркелкі нысанда жүргізіледі. Оның негізгі мақсаты – есепке алу, бақылау және анықтау жұмыстары, сондай-ақ бұл құжаттардың сол мекемеде шешімін табуға қабылданғандығыың  заңдық көрінісі болады. Тіркеуді арнайы карточкаларға немесе компьютерге түсіру ұсынылады. Тек, кәсіпорындарға, мекемелерге, ұйымдарға жоданатын құжаттар аз болған жағдайда ғана тіркеудің журналдық тәсілін пайдалануға болады.

Тіркеу карточкалары формат көлемі А5 (210 х 148) немесе А6 (105 х 148) қаттты қағадардан жасалады.

Тіркедуің мәні -  карточкаға құжаттардың негізгі іздеу белгілерін және өтініш білдіруші туралы мәліметтерді жазу (1-кестені қараңыз). Толтырылатын тіркеу-бақылау карточкаларының саны жолдаулардың анықтау және олардың орындалуын бақлау жұмыстарына байланысты белгіленеді. Көбінесе 2-3 дана толтырылады: біріншісі – бақлау картотекасы үшін, екіншісі – анықтама картотекасы үшін, үшіншісі – құжаттармен бірге орындаушыға жіберіледі.

Алайда, тіркеу жұмысын бастамас бұрын алфавиттік картотека немесе  алфавиттік кітап арқылы түскен жолдаудың қайталанып отырғандығын анықтап алу қажет.

1-кесте

Тіркеу-бақылау карточкасының нысаны

 

0229140 Тіркеу-бақылау карточкасы

Жолдаушы Ф.А.Т., мекен-жайы, телефоны

Алдыңғы жолдау №№

Құжат түрі

Авторы, уақыты, тіркеме хаттың индексі

Уақыты, қабылдау индексі

Қысқаша мазмұны

Орындауға жауапты

Бұрыштама

Бұрыштаманың  авторы

Орындалу мерзімі

 

 

Сыртқы беті

 

Орындалу барысы
Орындауға берілген уақыты	Орындаушы		Арадағы жауап немесе қосымша сұрау туралы белгі	Бақылау белгілері
Уақыты, орындаушының индексі (жауаптың)
Мекен-жайы
Мазмұны
Бақылаудан алдым			Бақылаушының қолы
Іс		Том	Парақтар	Қор, тізім, іс

Егер бірінші ұсыныс, шағым яки  арыз бергеннен кейін олардың заңмен белгіленген қарау мерзімі өтіп кетсе немесе хат жолаушы бірінші жолдауға берілген жауапқа қанағаттанбаса, сөйтіп сол адамнан әрі сол бір мәселе жөнінде тағы да жолдау түссе, бұл қайта жолдау деп саналады. (Үлгі ереже,

4 т.).

қайта жолдау бірінші сараптау кезінде өзінің кезекті тіркеу индексін алады, өйткені, барлық түскен құжаттар жаппай тіркеуден өтуі тиіс. Алайда, қайта жолаудың тіркеу карточкасында бірінші құжаттың барлық  белгілері қоса көрсетіледі, яғни оның бұрынғы реттік номері және түскен уақыты. Ал, айта жодлаудың оң жақ жоғары бұрышына және оның тіркеу-бақылау карточкасына қолмен немесе арнайы штампельмен «қайталанып отыр» деген белгі соғылады.

Үлгі ереже мынадай  жағдайды да қарастырады, мәселен, азамат өзінің бір ұсынысын, шағымын яки арызын бір мезгілде бірнеше орынға (мекен-жайға) қатар жібереді. Ал, түптен келгенде әлгі хаттар сол мәселені шеше алатын бір мекемеге, ұйымға немесе кәсіпорынға жолдануы әбден мүмкін. Сондықтан, жан-жақтан келіп, бір жерге тоғысқан бұл жолдаулар алғашқы құжатқа берілген тіркеу индексімен белгіленіп, кейінгі түскендерінетек реттік номер ғана қосып жазылынуы қажет. Мысалы, В – 194/1, В – 194/2, В – 194/3 т.с.с. тіркелген құжат бойынша шешім қабылдау үшін ұжымның басшысы немесе орынбасары хабардар етіледі.

Нормативтік-заңдық актілерде мынадай  жайттар да ескерілген, мәселен, жолдауда көтерілген мәселені шешу оны алған  мекеменің, ұйымның, кәсіпорынның құзырына жатпауы да мүмкін. Мұндай жағдайда, сол ұжымның осы сомаға жауапты  қызметкері арқылы әлгі құжаттар бес күннен кешіктірілмей тиісті органдарға немесе өтініш білдірушіге жіберілуі тиіс. Жауап хатта авторға өзініңжолдауын қайта жіберу қажеттігі туралы түсінік беріледі.

Егер, жолдауда бірнеше органдарға қатысты мәселелер көтерілсе, онда жолдауды алған ұжымның басшысы өзіне тиісті мәселені шешіп, қалған сұрақтар жөнінде белгіленген мерзім ішінде қажетті ұйымдарға хабарлайды.

Құжаттар басқа ұйымдарға жіберілген жағдайлардың барлығында, бұл туралы хат иесі бес күн ішінде хабарлануы тиіс. Егер басшы құжаттарды қарау барысында қойылған мәселені шеше алатын болса, онда ол өз  ұйғарымын бірден бұрыштамаға жазады, әрі бұл хаттың жауабы болып есептеледі.соның негізінде хат иесінежауап жазылады. Егер мәселе талдауды қажет ететін болса, басшы өзінің бұрыштамасында орындаушыны және орындалу мерзімін (жалдап жазу уақыты) көрсетеді.басшының құжатты қарау тәртібі және орындалуы туралы барлық нұсқаулары тіркеу-бақылау карточкасына көшіріледі.

Азаматтардың жолдауы бойынша  қабылданғанәрбір шешім, ең алдымен  нақты заңдарға негізделуі тиіс, сын ескертпелердің туу себептері жан-жақты зерттелу керек.

Жолдау бойынша тиянақты шешім  қабылдау үшін көбіне ақпараттық-анықтамалық  материал жинау, жергіліктің жерге  сұрау салу, кінәлілерден түсінік  талап ету, бағынышты ведомстволарға құжаттарды тексеруге жіберу, жауапты қызметкерді жергілікті жерге шығару сияқты шаралар ұйымдастырылады.

Құжатта көрсетілген мәселелерді  дұрыс шешуге кері әсерін тигізетін  адамдарды іске араластыруға болмайды.

Азаматтардың жордауларын қарауға  байланысты барлық процесс міндетті түрде бақылауға алынуы тиіс.

Жолдаулардың орындалу мерзімі  көтерілген мәселелердің күрделілігінебайланысты  анықталады.