Автоматизированная система документационного обеспечения управления

Сфера интересов криптоанализ - исследование возможности дешифровки информации без знания ключей.

Ключи - другими словами  пароли - это определенная секретная  информация, необходимая для шифрования и дешифрования текстов.

Современная криптография состоит  из четырех крупных разделов:

• симметричные криптосистемы.

• криптосистемы с открытым ключом.

• системы электронной  подписи.

• управление ключами.

Основные направления  использования криптографических  методов - передача конфиденциальной информации по каналам связи (например, по электронной  почте), установление подлинности передаваемых сообщений хранение информации (документов, баз данных) на носителях в зашифрованном  виде.

 

 

 

 

 

 

 

 

Автоматизированная  система LanDocs

Область применения системы  LanDocs - автоматизация делопроизводства и построение корпоративных архивов электронных документов. Цель внедрения системы заключается создание на объекте автоматизации современной унифицированной системно-технической среды поддержки коллективной работы персонала с электронными документами, обеспечивающей при наличии соответствующего программного обеспечения системы и отработанной технологии работы с системой автоматизацию следующих направлений делопроизводственной деятельности:

• создание и ведение  централизованной структурированной  базы документной информации с многопользовательским  доступом;

• создание и ведение  централизованных хранилищ электронных  документов (оперативный и долговременный архив) и работа с текстами электронных  документов;

• учет делопроизводственных операций и ведение истории работы с документом;

• автоматизированный поиск  по реквизитам документа и по тексту документа;

• автоматизированная рассылка документа и контроль исполнения документов и поручений;

• обеспечение разграничения  доступа пользователей к функциональным правам и правам на документы;

• подписание электронных  документов электронной цифровой подписью;

• интеграция с корпоративной  электронной почтой.3[3]

Использование системы предполагает использование технологии работы с  документами в автоматизированной среде делопроизводства, по этому используемые в данном руководстве термины, понятийно могут не всегда полностью совпадать с понятием традиционного («бумажного») делопроизводства.

Программное обеспечение  линии LanDocs предназначено для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведение архива электронных документов в организациях различного масштаба и отраслевой принадлежности. Продукты семейства LanDocs позволяют включить в контур автоматизированного делопроизводства не только пользователей, объеденных в локальной вычислительной сети, но и территориально удаленных - обеспечивая возможность выполнения делопроизводственных действий и доступ к документам с использованием инфраструктуры Internet/ Intranet и систем электронной почты. Функциональность и состав модулей системы направлена на обеспечение полноценной работы с электронными документами, функционально аналогичной работе с бумажными документами.

Система LanDocs представляет собой совокупность следующих программных продуктов:

LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО. Базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. Реализована в архитектуре «клиент-сервер» на базе промышленной СУБД, функционирует в локальной вычислительной сети персональных компьютеров с ОС Windows 95/98/NT 2000. Поставляются для работы с СУБД Oracle и MS SQL Server. Снабжена документированным OLE-интерфейсом для встраивания сервисов управления документами LanDocs в Windows-приложения сторонних разработчиков.

LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ. Серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением содержания документов (файлов документов) в электронном архиве. Взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО и осуществляет поддержку операций чтения, записи, удаления, передачи файлов документов на долговременное хранение и протоколирования всех этих операций на специализированном сервере под управлением ОС Windows NT 4.0/2000.

Опция полнотекстового поиска LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ обеспечивает возможность поиска по текстам документов с использованием морфологического анализа.

LAN Image: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ. Система сканирования бумажных документов и работы с изображением документов (электронных образов бумажных документов). Позволяет комфортно работать с электронными копиями бумажных документов, перемещаться на нужную страницу, выводить изображение в разных масштабах, рассматривать детали в режиме «увеличительного стекла», панорамировать, удалять с изображения пятна и многое другое.

LanDocs: ИНТЕРНЕТ ДОСТУП. Специализированный WEB-сервер для доступа к данным системы автоматизации делопроизводства и корпоративному архиву электронных документов через сеть internet. Позволяет выполнить регистрацию, поиск, рассылку и другие операции с документами, используя в качестве платформенно - независимого клиента стандартный internet Browser (Internet Explorer, Netscape Navigator).

LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР. Специализированное серверное программное обеспечение, выполняющее роль шлюза к MAPI-совместимой системе электронной почты. Обеспечивает возможность рассылки сообщений, заданий и документов из системы LanDocs исполнителям, не имеющим программного обеспечения системы LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

LanDocs ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ. Клиентское программное обеспечение, работающее в среде MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes. Обеспечивают пользователю возможность получать задание и документы из базы данных LanDocs и отчитываться об исполнение заданий, находясь в почтовом ящике MS Exchange, MS Outlook, Lotus Notes.

LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ. Подсистема безопасности в системе LanDocs предназначена для защиты информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования. Подсистема безопасности включает Сервер безопасности и клиентские части пользовательских приложений LanDocs. Сервер безопасности реализует функции Центра сертификации, который обеспечивает выпуск сертификатов открытых ключей на основе запросов пользователей и организацию оперативного доступа пользователей к базе данных сертификатов (формат сертификатов соответствует рекомендациям ITU-T.509). Клиентская часть подсистемы позволяет пользователю подписывать своим личным ключом документы, сообщения и другие информационные объекты LanDocs, производить проверку подписей других пользователей. События, с использованием электронной цифровой подписи, шифрованием, генерацией ключей и выпуском сертификатов фиксируется в протоколах работы подсистемы.

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ. Программное средство, расширяющее возможности LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО по управлению процессами обработки документов. Моделирование процессов движения документа производится удобным и наглядным образом - посредством построения графических карт. Карта определяет маршрут движения сообщения и документа определяет условия перехода от одного этапа обработки к другому. Созданный таким образом маршрут используется для инициирования движения документа и последующего управления маршрутом его движения. Функции анализа позволяют получать статические данные по фактическим параметрам процессов.4[4]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Основные функции  системы. LanDocs: Делопроизводство

Система LanDocs: Делопроизводство позволяет выполнять следующие основные функции:

· регистрация документов;

· ввод текстов документов и поддержка функций работы с  файлами ;

· обмен документами и  сообщениями, направление заданий  на исполнение;

· контроль исполнения документов и заданий;

· работа в режиме замещения  исполнителя;

· отслеживание делопроизводственных связей между документами, формирование сложноструктурированных папок;

· навигация и поиск  документов;

· отчетность по документообороту;

· сканирование бумажных документов, работа с изображениями документов (средствами LAN Image);

· интеграция с офисными приложениями для работы с электронными документами;

· интеграция с внешними Windows-приложениями;

· рассылка заданий и извещений  пользователям электронной почты;

· применение электронной  подписи выполнение и контроль делопроизводственных операций над документами;

· работа через Интернет;

· ведение справочников.

 

 

Анализ автоматизированных систем ДОУ на основе функциональных схем

Автоматизированная информационная система «ДЕЛО» полностью соответствует  существующей делопроизводственной практике. В-первых система может сопровождать традиционно принятый на предприятии  электронный документооборот, упорядочивая технологии делопроизводства. Во-вторых, система позволяет существенно  расширить рамки традиционной организации  документооборота за счет частичного или полного использования функций  электронного документооборота и обработки  документов на ЭВМ.

АС ДОУ «ДЕЛО» предназначена  для работы с использованием возможностей локальной сети организации, реализована  в архитектуре «клиент-сервер»  на базе промышленных СУБД и состоит  из ряда специализированных автоматизированных рабочих мест (АРМ), сконфигурированных для выполнения основных функций  делопроизводства

Системы «ДЕЛО», установленные  в организациях с территориально распределенной структурой, должны быть связаны друг с другом по средствам  электронной почты, поддерживающей интерфейс MAPI. В систему включен-WEB-сервер делопроизводства, обеспечивающий руководителям и специалистам простой и эффективный доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного АРМ по сети Internet (Intranet). Стандартная версия системы «ДЕЛО» работает с СУБД Oracle и MC SQL Server. Функции, предоставляемые каждому отдельному пользователю системы, определяются его должностными обязанностями и ролью в документообороте организации.

АРМ регистрации входящих документов обеспечивает централизованную или децентрализованную регистрацию  всей поступающей в организацию корреспонденции. При этом на каждый поступивший в организацию документ, не зависимо от места его регистрации, заводится регистрационная карточка, в которой системой фиксируется входящий номер (индекс). Для каждой подгруппы документов возможна собственная нумерация по правилам, совпадающим с принятым в организации порядком индексации документов.5[5]

АРМ контроля осуществляет работы с документами, имеющими поручения  с плановыми датами исполнения. Регистрационная  карточка контроля документа выделяется соответствующим признаком. При  рассылке контрольных поручений  документа его регистрационная  карточка, в дополнение к рассылке по исполнителя, помещается в папку  на контроле. Пользователи, осуществляющие контроль исполнения документов, готовят  сводки об исполнение контрольных документов и справки-напоминания по исполнению контрольных документов.

АРМ должностного лица обеспечивает работу сотрудников предприятия, являющихся официальными участниками документооборота - корреспондентами и адресатами документов. В адрес должностных лиц поступают  документы, они их визируют и подписывают, дают поручения. Регистрируемые системой должностные лица совсем не обязательно  являются её пользователями. За должностных  лиц в системе могут работать пользователи, имеющие соответствующие  полномочия (АРМ помощника). Если в  системе работают непосредственно  сами должностные лица и их помощники, то они должны быть зарегистрированы как пользователи АРМ пользователи - это рабочее место пользователя, который осуществляет подготовку документа  в соответствии с поручениями  должностных лиц.

АРМ системного технолога  поддерживает работу администратора системы. Системный технолог выполняет операции по контролю и исправлению ошибок в работе пользователей, заполнению, дополнению, и изменению содержимого  справочников систем; настраивает систему  на текущие изменения в структуре  и документообороте организации. Он осуществляет включение пользователей  в систему, распределение прав и  привилегий.

АРМ получения справок  и отчетов по документам поддерживает работу работника службы делопроизводства, осуществляющего получение различных  справок и формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводки об исполнении документов.

АРМ работника службы делопроизводства подразделения осуществляет выполнение всех функций, необходимых для сопровождения  исполнения документа в соответствующем  подразделении.

АРМ регистрации исходящих  документов обеспечивает регистрацию  исходящей корреспонденции, подписанной  должностным лицом, в одном или  нескольких структурных подразделениях организации. Вне зависимости от места регистрации исходящего документа  ему присваивается регистрационный  номер, формируемый по единым для  данной подгруппы документов правилам. Включение документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную  карточку записи, содержащей наименование дела (согласно справочнику номенклатуры дел) даты и времени списания. Справочник номенклатуры дел заполняется системным  технологом в соответствии с ежегодно утверждаемой номенклатурой дел  организации.