Автоматизация делопроизводства

 Учет количества документов  за определенный период времени  (год, месяц) проводится по РКФ  по месту регистрации документов.

Результаты учета количества документов обобщаются секретарем и представляются руководству.

 За единицу учета количества  документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых  при печатании и размножении.  Поступающие и создающиеся документы  подсчитываются отдельно.

 Исполнение документа предусматривает:  сбор и обработку необходимой  информации, подготовку проекта  документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение)  руководителю, подготовку к пересылке  адресату. Исполнитель определяет  необходимое количество экземпляров  документа, передает документ  на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре  адреса, исполнитель готовит указатель  на рассылку.

 При оперативном решении  вопросов без составления дополнительных  документов исполнитель делает  отметки на документе: о дате  поступления (если образовался  интервал времени между поступлением  документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

В ООО «Карнеол» ведется преимущественно  традиционный документооборот, хотя данная организация оснащена современными компьютерами и средствами оргтехники, у них не используются автоматизированные системы документооборота. Я думаю, что ведение в ООО «Карнеол»  документооборота традиционным, без использования передовых технологий, методом приводит к неоправданному возрастанию количества выпускаемых документов, увеличению сроков их рассмотрения и исполнения, и снижению эффективности контроля над исполнением документов.

 Известно, что успех деятельности  современной организации определяется множеством факторов, среди которых ключевое место в наш век компьютерных технологий, несомненно, занимает автоматизация и оптимизация. В настоящий момент существует множество программного обеспечения по автоматизации на предприятиях с любой организационной структурой, независимо от форм собственности и количества сотрудников. Эти программы способствуют облегчению трудовой деятельности работников, ускорению процесса поиска необходимой информации, упорядочиванию хранения данных и позволяют получать необходимые выходные формы. Но при этом возникают различные проблемы при внедрении автоматизированных систем в организацию.

В последние годы все больше организаций  приходят к пониманию необходимости  внедрения современных автоматизированных систем делопроизводства, Во многом это  вызвано тем, что от организации  работы делопроизводственной службы зависит  важнейшая обслуживающая функция - информационно-документационное обеспечение  работы управленческого аппарата, что  непосредственным образом влияет на качество работы самого управленческого  аппарата в целом.

Реализация все повышающихся требований к оперативности, точности информационно-документационного  обеспечения, оперативности доставки информации и документов в любую точку, любому сотруднику, а также тематические подборки документов возможны только при использовании современных автоматизированных систем работы с документами, систем электронного делопроизводства (СЭД), часто не совсем точно называемых системами электронного документооборота.

Так как история внедрения систем автоматизации делопроизводства в  нашей стране насчитывает уже  второе десятилетие, это позволяет  обобщить основные ошибки, которые  допускают организации на этапе  выбора и внедрения систем автоматизации  документационного обеспечения  управления (ДОУ).

Общая задача автоматизации -повышение эффективности информационно-документационного обеспечения, работы службы ДОУ и управленческого аппарата в целом. Механический перенос имеющихся, часто неоптимальных, запутанных технологий работы с документами на компьютеры приведет лишь к тому, что вы получите те же запутанные технологии, только в компьютере. Поэтому первым этапом всегда должна быть оптимизация имеющегося делопроизводства. К сожалению, очень немногие компании, поставляющие программное обеспечение в этой сфере, имеют свои собственные консалтинговые подразделения, которые могут оказать услуги по оптимизации делопроизводства. Как правило, эту работу - анализ, разработку инструкций по делопроизводству организации, должностных инструкций сотрудников, схем согласования документов и т.п. - приходится выполнять службе ДОУ самостоятельно. Кроме того, все делопроизводственные технологии являются отражением управленческих бизнес-процессов. Именно поэтому, поскольку в организациях, на предприятиях одной сферы деятельности могут кардинально различаться управленческие процедуры, система автоматизации ДОУ также в каждом случае будет настраиваться совсем по-разному.

Системы электронного документооборота и делопроизводства формируют новое  поколение систем автоматизации  предприятий. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (в самом широком их понимании, от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляемые как движение документов и их обработка. Данный подход к автоматизации предприятий является одновременно и конструктивным, и универсальным, обеспечивая автоматизацию документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария

Очень важно продумать перспективы  внедрения систем автоматизации  ДОУ. Не редкость ситуации, когда автоматизация  начинается с установки системы  на 3-4 компьютера канцелярии, затем  приходят к выводу о целесообразности установки системы секретарям структурных  подразделений и только потом, как  говорится, "пощупав" систему руками в эксплуатации, понимают, что современная  система автоматизации ДОУ должна быть на компьютере каждого сотрудника, работающего с документами. Следовательно, очень важно, чтобы система была хорошо масштабируемой, с возможностью переноса на различные аппаратно-программные  платформы.

Поскольку речь идет о системе, обеспечивающей хранение и коллективный доступ ко всем документам организации, на первый план выступает вопрос информационной безопасности. Если при бумажном делопроизводстве есть риск копирования или утери  отдельного документа, максимум - одного дела, то в автоматизированных системах важно не допустить ситуацию копирования  или утери всей базы данных по всем документам организации. Поэтому при  внедрении СЭД IT-служба организации  совместно с поставщиками программного обеспечения должна подготовить  необходимый пакет документов, детально прописывающий регламенты работы с  системой. Во-первых, это идентификация  пользователей в системе. Например, могут использоваться биометрические средства идентификации или аппаратные ключи, освобождающие пользователя от необходимости ввода пароля при  доступе к системе и подписании документов ЭЦП. Это отдельная статья расходов, но при этом существенно  повышается надежность идентификации, так как пользователи имеют обыкновение  забывать пароли, записывать их и т.п. Кроме того, существенным преимуществом  современных СЭД является возможность удаленного доступа к документам через Интернет. Однако в этом случае особенно актуальна защита от несанкционированного доступа, шифрование трафика, использование доступа через https и т.п. Повышенные требования к защите документов организации связаны также с тем, что часть документов любой организации -это документы по личному составу, к защите которых предъявляются повышенные требования в связи с принятием Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных". Следует продумать учет доступа к документам, ограничение доступа к резервным копиям, при необходимости - шифрование баз данных, защиту баз данных от несанкционированного копирования и т.п. Отдельную проблему представляет распространение ноутбуков со средствами беспроводного доступа (Wi-Fi) и беспроводных локальных сетей.

Также при выборе СЭД необходимо учитывать, что в любом случае придется учить пользователей системы, администраторов, поэтому важно  наличие учебных курсов, подробной  справочной документации на русском  языке по выбранному программному продукту.

Заключение

В заключение важно заметить, что в условиях активного перехода к электронному документообороту бумажный документооборот остается и в обозримом будущем будет оставаться значимой составляющей документооборота. Следовательно, в этих условиях всегда будет возникать проблема одновременного управления бумажным и электронным документооборотом. Как нам представляется, в большинстве случаев разделение бумажного и электронного документооборота и их раздельный контроль непродуктивны.

В общем случае один и тот  же документ может – в течение  своего жизненного цикла – существовать в электронном и бумажном виде, причем иногда одновременно сосуществуют бумажные и электронные экземпляры одного и того же документа. Разделение контроля за бумажными и электронными документами при этом автоматически  влечет за собой потерю контроля за документооборотом предприятия в целом. Главная задача здесь – естественным образом, в рамках единой системы обеспечить контроль за всеми «ипостасями» документа.

Необходимость автоматизации  делопроизводства  обусловлена стремительным  совершенствованием технологии производства персональных ЭВМ, программных средств, повсеместному внедрению информационных технологий. Под автоматизацией традиционно  понималось вытеснение рутинного механического  труда, "высвобождение" работников и совершенно игнорировались принципиальные изменения в технологии и управлении. Однако реальная автоматизация часто  не приводит к сокращению персонала. Снижение затрат является лишь косвенным  эффектом автоматизации. Главная задача автоматизации должна быть другой: приобретение новых качеств управления, получение эффективности управления. Такая концепция автоматизации  предполагает реорганизацию управления и перепроектирование информационной системы.

Список  литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 03.04.03. – М.: Изд-во стандартов, 2005.
2. Басаков М. И. Современное делопроизводство: учебное пособие для вузов / М. И. Басаков. -- Ростов н/Д : Феникс, 2012. – 480 с.
3. Бондырева О. И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2010. – 474 с.
4. Виханский О. С. Менеджмент: учебное пособие для вузов / О. С. Виханский, А. И. Наумов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Наука, 2008. - 670 с.
5. Дёмин С. Н. Документационный менеджмент : учебное пособие для вузов / С. Н. Дёмин. - СПб: Проспект, 2009. - 347 с.
6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2012.
7. Федорова В.Е. Документирование управленческой деятельности. – М.: НГУЭиУ, 2010. – 155 с.