Учет удержаний из заработной платы

расчетной ведомости (ф. №  Т-51) или расчетно-платежной ведомости (ф. № Т-49).

Форма № Т-13 применяется  в условиях автоматизированной обработки данных.

Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с

помощью средств вычислительной техники. В этом случае форма табеля изменяется

в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому  из них

присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех

документах по учету труда и заработной платы. Сущность табельного учета

заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, с работы,

всех случаев опозданий  и неявок с указанием их причин, а также часов простоя

и часов сверхурочной работы.

Табельный учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в  табеле учета

использования рабочего времени. Для упрощения табельного учета можно

ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормальной

продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или  опозданиях делают в табеле на основании  соответствующих

документов — справок  о вызове в военкомат, суд, листов о временной

нетрудоспособности и  др., которые работники сдают табельщикам; время простоев

устанавливают по листкам  о простое, а часы сверхурочной работы — по спискам

мастеров.

Оформленные первичные документы  по учету выработки и выполненных работ

вместе со всеми дополнительными  документами (листками на оплату простоя, на

доплаты, актами о браке  и др.) передаются бухгалтеру.

Для определения суммы  заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам,

необходимо определить сумму  заработка работников за месяц и произвести из этой

суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в

расчетно-платежной  ведомости (ф. № 49), которая, кроме того, служит и

документом для выплаты  заработной платы за месяц.

Расчетно-платежную ведомость  используют малые и средние предприятия, где число

работников не велико и  где предпочитают не вести лицевые  счета в дополнение к

этим ведомостям, считая, что все необходимые сведения содержатся и в налоговой

карточке. На крупных предприятиях для расчета заработной платы  используются

расчетные ведомости (ф. № 51), а для выплаты - платежные ведомости (ф. №

53). Однако на данных предприятиях, где зарплата может начисляться по 20

основаниям, только в лицевом  счете работника отражаются все  ее виды. И зачастую

лицевой счет является формой, где наиболее полно отражена информация,

позволяющая осуществить выборку заработной платы для начисления пенсии или

подготовить справку в  фонд занятости для назначения пособия  по безработице.

Кроме того, лицевые счета  хранятся 75 лет, и служат зачастую единственным

основанием для выдачи архивных справок о полученной работниками заработной

плате.

Расчетно-платежная ведомость  объединяет в себе две утвержденные формы -

расчетную и платежную  ведомости. Рассмотрим на примере порядок  ее заполнения.

     Пример. В ООО “Лира” начислена заработная плата сотрудникам за май 2001г.

Ведомость составляется в  бухгалтерии в одном экземпляре. Основание для ее

заполнения - первичные документы  по учету кадров, выработки, фактически

отработанного времени и  др.

Из личной карточки работника (форма № Т-2) в графы 21, 2 - 4 расчетно-

платежной ведомости переносятся  данные о фамилии и инициалах, табельном

номере работников списочного состава, профессии рабочих или должности

служащих и работников аппарата управления, размере тарифной ставки или

должностного оклада конкретного  работника. Эти же данные содержатся и в

лицевом счете работника.

Из табеля учета использования  рабочего времени и расчета заработной платы

переносятся данные:

- в графу 5 ведомости  о количестве отработанных рабочих  дней (из форм № Т-12

графа 37 или № Т-13 графа 5) или часов (из форм № Т-12 графа 38 минус графа

41 или № Т-13 графа 6),

- в графу 6 ведомости  (из форм № Т-12 графа 41) об  отработанных выходных и

праздничных днях, которые оплачиваются по двойному тарифу.

Из лицевого счета переносятся  данные о начислениях за текущий  месяц:

- по видам оплат в  графы 7 - 11 ведомости (данные из  граф 29-33 и 35-37 формы

№ Т-54 либо из второй страницы формы № Т-54а). Это могут быть оплаты из:

фонда оплаты труда, чистой прибыли организации, компенсация  морального вреда

по решению суда, единовременные поощрения, материальная помощь, возмещение

командировочных расходов сверх  установленных норм, компенсационные  выплаты

при увольнении и др.

- в графу 12 ведомости  данные о стоимости распределенных материальных и

социальных благ (из формы № Т- 54 графы 34 либо второй страницы формы № Т-

54а). Это может быть оплата из средств предприятия за работника товаров

(работ, услуг), питания,  лечения, отдыха, обучения, стоимости  пребывания

детей в дошкольных учреждениях, стоимость подарков. К этим выплатам также

относятся материальная выгода от приобретения товаров (работ, услуг) у

физического лица по договору гражданско-правового характера  и материальная

выгода, полученная работником от приобретения ценных бумаг, товаров (работ,

услуг) и др.

Затем в графе 13 ведомости  отражаются итоговые суммы начислений за текущий

месяц.

В форме также отражаются произведенные удержания - налог  на доходы, сумма

выданного аванса за первую половину месяца, удержания по исполнительным

листам, по инициативе администрации (например, сумма недостач, задолженности

по авансовому отчету и  командировке) или по заявлению работника. Сумма налога

на доходы сверяется с  данными расчета по налоговой  карточке формы 1-НДФЛ,

поскольку только в ней  содержатся все необходимые сведения для правильного

расчета данного налога с  учетом всех льгот, вычетов и сумм полученного дохода

нарастающим итогом с начала года.

Затем в графе 20 отражается сумма к выплате, для чего из суммы  в графе 13

вычитается сумма удержаний (графы 14 –17). Положительная разница  заносится в

графу 18, отрицательная - в графу 19.

Графы 20-22 ведомости, содержащие сумму к выдаче, фамилию и подпись

работника, расположены в  конце формы для наглядности  и удобства чтения

работником при получении  денег.

По всем графам, в которых  отражены суммы начислений и удержаний, а так же

графам 18-20 подводятся итоги, полученные суммы записываются в  строку

“Итого”. Эта сумма вписывается  бухгалтером от руки в конце ведомости  после

последней фамилии. При подведении итогов бухгалтер, составивший ведомость,

делает на первом листе  в графе “Сумма” запись об общей  сумме, подлежащей

выплате по данной ведомости (берется из итоговой строки по графе 20) и сроках

произведения выплат. После  этого ведомость подписывает  главный бухгалтер и

руководитель организации (или иные лица, уполномоченные давать разрешение на

выплату денежных средств  из кассы), при подписании проставляется  дата.

Подписанная ведомость передается в кассу организации для выплаты  работникам

заработной платы. При  получении денег каждый работник расписывается в графе

22.

По истечении срока, установленного в ведомости для выплаты денежных средств,

ведомость закрывается. Напротив фамилии сотрудников, не получивших деньги по

ведомости, кассир ставит отметку  “Депонировано” в графе 22. В конце  ведомости

делается запись о фактически выданных и депонированных суммах.

После этого кассир, производивший  выплату, составляет на сумму выданной

заработной платы расходный  кассовый ордер (форма № КО-2). Дата и номер этого

расходного ордера проставляются  в ведомости.

Подписанная кассиром ведомость  вместе с расходным кассовым ордером

прилагаются к отчету кассира  за день последнего срока выплаты  по ведомости и

сдаются в бухгалтерию. Бухгалтер  проверяет правильность оформления ведомости,

пересчитывает данные о выданных и невыданных суммах, сверяет с отчетом

кассира. Если расхождений  не обнаружено, бухгалтер подписывает  форму,

проставляет расшифровку  своей подписи, указывает дату проверки, которая, как

правило, должна совпадать  с датой представления отчета кассиром.

Депонированные суммы  заносятся в реестр депонентов.

Если заработная плата  выдается по Платежным ведомостям (форма  № Т-53), то такие

платежные ведомости регистрируются в журнале регистрации (форма № Т-53а)

, которая ведется работниками бухгалтерии.

Однако на практике использовать расчетно-платежные ведомости для  подсчета

средней заработной платы  за какой-либо предшествующий период (например, за три

месяца при оплате отпуска) неудобно, поскольку необходимо делать трудоемкие

выборки из различных ведомостей. Поэтому в организации на каждого работника

открывают лицевые счета (ф. № Т-54 и ф. № Т-54а), в которых записывают

необходимые сведения о работнике (семейное положение, разряд, оклад, стаж

работы, время поступлений  на работу и др.), все виды начислений и удержаний из

заработной платы за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний

заработок за любой период времени. Он заполняется на основании  первичных

документов по учету выработки  и выполненных работ (нарядов, заказов-нарядов,

книги учета выработки  и т.п.), отработанного времени (табелей  учета

использования рабочего времени  формы № Т-12 и № Т-13). Отражается информация из

приказов (распоряжений) о  поощрении работников формы №  Т-11 и № Т-11а,

записок-расчетов о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-60) и при

прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-61)

, акта о приемке работ,  выполненных по трудовому договору (контракту),

заключенному на время  выполнения определенной работы (форма  № Т-73), листков и

справок на доплату, больничных листов и др. документов.

Одновременно производится расчет всех удержаний из заработной платы с учетом

полагающихся данному  работнику налоговых вычетов, льгот  и определяется сумма

к выплате на руки.

Лицевой счет заполняется  работником бухгалтерии.

По сравнению с постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а

в настоящее время произошли  некоторые изменения в составлении  лицевого счета

работника.

Изменения, внесенные в  форму Т-54, связаны с изменениями  в исчислении налога

на доходы физических лиц, введении ИНН и страховых свидетельств

государственного пенсионного  страхования, сокращением разновидностей оплат,

надбавок на большинстве  предприятий.

Рассмотрим порядок ведения  лицевого счета работника на примере  конкретного

физического лица.

     Пример. Иванова Лидия Степановна принята на работу в ООО "Веда" 1 апреля

2001 г. ткачихой 5 разряда  с часовой тарифной ставкой  31 рубль. Является

вдовой, имеет ребенка  в возрасте до 18 лет. Имеет право  на получение

стандартных налоговых вычетов  за каждый месяц (до получения размера  доходов 20