Учет расчетов с подотчетными лицами (на примере ЗАО «Узловский хлебокомбинат»)

На кабель с одного или обоих концов надеваются вилки при помощи обжимных клещей. Вилка характеризуется следующими параметрами:

1. Категория. Вилки, разработанные для работы на предельной скорости 10 Мбит/сек, имеют 3-ю категорию. Вилки, разработанные для работы на предельной скорости 100 Мбит/сек, имеет 5-ю категорию (используется в ЗАО «Узловский хлебокомбинат» предприятии).
2. Многожильность. Есть вилки для насаживания на одножильный кабель, есть - для насаживания на многожильный. Вилка имеет восемь так называемых «ножей», которые служат для присоединения к кабелю. Форма ножей немного различается в зависимости от количества жил в кабели.

Сетевой концентратор имеет  следующие параметры:

1. Количество портов. Это число разъёмов, предназначенных для подключения компьютеров. Это число обычно кратно четырём. Наиболее распространены 4-, 8-, 12- и 16-портовые сетевые концентраторы. Сетевые концентраторы можно наращивать. Для этого они объединяются между собой по специальной схеме. На предприятии используются два концентратора 16-ти портовые 3Com 10/100 Mb.
2. Скорость. Сетевые концентраторы рассчитаны на работу на скорости 10 или 100 Мбит/сек. Многие 100-мегабитные концентраторы могут работать и на скорости 10 Мбит/сек.

На рабочих местах бухгалтеров используются компьютеры:

Главный бухгалтер: Pentium III – 667 Mhz (Частота), ОЗУ 128 Mb, HDD 20 Gb (объем), сетевая карта 3Com905B 100 Mb(скорость передачи), ОС Windows 2000, модем 33,6 k (килобит), принтер HP Laser Jet -1200, монитор Samsung SyngMaster 17” (дюймов), «1С: Бухгалтерия 7.7.».

Бухгалтер по учету основных средств предприятия: P-IV Celeron – 1.7 Ghz (Частота), ОЗУ 128 Mb, HDD 40 Gb (объем), сетевая карта 3Com905B 100 Mb(скорость передачи), ОС Windows 2000, принтер HP Laser Jet -1300, монитор Samsung SyngMaster 17” (дюймов), «1С: Бухгалтерия 7.7.».

Бухгалтер–расчетчик –  начисление заработной платы: Pentium III – 733 Mhz (Частота), ОЗУ 128 Mb, HDD 40 Gb (объем), сетевая карта 3Com905B 100 Mb(скорость передачи), ОС Windows 2000, принтер HP Laser Jet -1200, монитор Samsung SyngMaster 17” (дюймов), «1С: Зарплата и Кадры 7.7.»

Бухгалтер-кассир: Pentium – 100 Mhz (Частота), ОЗУ 64 Mb, HDD 1.2 Gb (объем), сетевая карта 3Com905B 100 Mb(скорость передачи), ОС Windows 2000, монитор Samsung SyngMaster 14” (дюймов), «1С: Бухгалтерия 7.7.» Клиент-Банк.

Бухгалтер по учету материалов и бухгалтер по учету готовой продукции: Pentium – 120 Mhz (Частота), ОЗУ 64 Mb, HDD 2,2 Gb (объем), сетевая карта 3Com905B 100 Mb(скорость передачи), ОС Windows 2000, монитор Samsung SyngMaster 14” (дюймов), «1С: Бухгалтерия 7.7.».

Как уже упоминалось, на предприятии установлена программа фирмы 1С. Были выбраны две конфигурации: «1С:Бухгалтерия 7.7» и «1С:Зарплата и Кадры 7.7».

Рассмотрим более подробно возможности конфигурации установленной  на предприятии программы.

«1С:Бухгалтерия 7.7» позволяет автоматизировать подготовку любых первичных документов:

• платежные поручения и другие банковские документы;
• счета на оплату;
• накладные;
• счета-фактуры;
• приходные и расходные кассовые ордера;
• авансовые отчеты;
• доверенности;
• другие документы.

Средства работы с  документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение  по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

Ручной и автоматический ввод бухгалтерских операций.

Исходной информацией в «1С:Бухгалтерии 7.7» является операция, которая отражает реальную хозяйственную операцию, произошедшую на предприятии. Операция содержит одну или несколько бухгалтерских проводок для отражения совершённой хозяйственной операции в бухгалтерском учете. Операции могут быть введены вручную или сформированы введенными документами автоматически.

Кроме того, в «1С:Бухгалтерия 7.7» могут использоваться типовые операции, дающие возможность пользователю автоматизировать рутинный ввод часто повторяющихся операций.

«1С:Бухгалтерия 7.7» обеспечивает:

1. целостное отражение в бухгалтерском учете хозяйственных операций;
2. удобные средства ручного ввода операций;
3. подбор корреспондирующих счетов при вводе проводок;
4. использование типовых операций;
5. автоматическое формирование операций первичными документами (накладными, требованиями, кассовыми ордерами и т.д.);
6. автоматический расчет амортизации, переоценки валют, финансовых результатов;
7. автоматическое формирование операций по закрытию месяца.

«1С:Бухгалтерия 7.7» включает набор стандартных отчетов, позволяющих бухгалтеру получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации. Все создаваемые отчеты могут быть выведены на печать.

Отчеты по синтетическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость;
• шахматная ведомость;
• главная книга;
• журнал-ордер и ведомость по счету;
• анализ счета - за период и по датам;
• карточка счета.

Отчеты по аналитическому учету:

• оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета;
• анализ счета в разрезе объектов аналитики;
• анализ объекта аналитики по счетам;
• журнал-ордер счета по объекту аналитики;
• карточка операций по объекту аналитики.

Кроме того, в состав отчетов  включены отчеты по проводкам, а также  предоставлена возможность анализа остатков и оборотов с помощью графического их отображения (диаграммы различных видов).

«1С:Бухгалтерия 7.7» включает набор форм бухгалтерской и налоговой отчетности. Эти формы ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно распространяются среди зарегистрированных пользователей.

Охарактеризуем теперь порядок формирования бухгалтерских  проводок в выбранной конфигурации.

В традиционном бухгалтерском  учете проводки используются для  отражения хозяйственных операций только на счетах бухгалтерского учета. В конфигурации функции проводки расширены: проводка может использоваться также и для отражения хозяйственных операций в аналитическом учете имущества, расчетов и обязательств предприятия. Это достигается путем использования в проводке дополнительных реквизитов - субконто.

Субконто - это объект аналитического учета, а вид субконто - это множество однотипных объектов аналитического учета, из которого выбирается объект. Видами субконто в учете с подотчетными лицами в частности, являются статьи расходов, на которые могут выдаваться денежные средств подотчет.

Виды субконто прикрепляются  к счетам бухгалтерского учета непосредственно  в плане счетов.

К одному бухгалтерскому счету можно прикрепить до трех видов  субконто.

Рассмотрим теперь порядок  ведения бухгалтерского учета подотчетных лиц в данной конфигурации.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Обратимся к фрагменту рабочего плана счетов типовой конфигурации, в котором представлена настройка счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Код	Наименование	Вал	Кол	Заб	Акт	Субконто 1	Субконто 2
71.1	Расчеты с подотчетными лицами				АП	Сотрудники
71.1	Расчеты в рублях				АП	Сотрудники
71.11	Расчеты в валюте				АП	Сотрудники

 

Как видим, счет имеет  два субсчета, один для учета расчетов валюте Российской федерации, а другой - в иностранных валютах. Аналитический  учет на счете в целом и на его  субсчетах ведется в разрезе одного вида субконто – «Сотрудники». Данному виду субконто соответствует справочник «Сотрудники».

Рассмотрим, какими документами типовой конфигурации обеспечивается ввод проводок по данному счету:

1) «Расходный кассовый ордер» - для оформления выдачи из кассы наличных денежных средств под отчет или возмещения перерасхода;

2) «Приходный кассовый ордер» - для оформления операций возврата неиспользованных денежных средств, полученных сотрудником под отчет;

3) «Выписка» - для оформления операций получения денежных средств с расчетного счета по чеку и сдачи неиспользованной части подотчетных сумм на расчетный счет в банке;

4) «Авансовый отчет» - универсальный документ для отражения расходов, осуществленных подотчетным лицом;

5) «Переоценка валюты» - для переоценки валютного субсчета счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами (в валюте)».

Глава 3. Контроль и пути совершенствования учета расчетов с подотчетными лицами

3.1. Внутренний (бухгалтерский) контроль расчетов с подотчетными лицами

Для обеспечения сохранности имущества, законности и целесообразности финансово-хозяйственной деятельности, а также достоверности учетных и отчетных данных на предприятии создается система внутрипроизводственного контроля. Основными задачами такого контроля являются предотвращения непроизводительных расходов и потерь, неэффективного расходования ресурсов, использования средств не по назначению, а также оценка эффективности работы каждого подразделения предприятия.

При организации внутрипроизводственного  контроля следует иметь в виду, что никакая система, сколь бы идеальной она ни была, не сможет абсолютно надежно защитить предприятие от посягательств на его активы, от искажения учетной и отчетной информации. Системы внутрипроизводственного контроля создают не для того, чтобы полностью исключить все злоупотребления и гарантировать безубыточную работу, а для того, чтобы снизить до минимума вероятность попыток незаконных действий, обеспечить их выявление и способствовать достижению максимального эффекта каждым подразделением, службой и исполнителем. При этом необходимо исходить из следующего: любая система контроля целесообразна лишь настолько, насколько она приносит выгоду предприятию. Сложность контроля и затраты на его осуществление должны компенсироваться реально приносимой им пользой.

Необходимо отметить, что на предприятии нет специально организованной службы аудита, так  как руководство посчитало нецелесообразным создавать такую службу.

Внутренний контроль на предприятии представлен следующими элементами:

1. персональная материальная ответственность всех работников;
2. постоянное повышение квалификации работников;
3. организация хранения материальных ценностей, исключающих порчу и хищение;
4. система внутрипроизводственного учета движения материальных ценностей;
5. плановыми и внеплановыми проверками наличия товарно-материальных ценностей;
6. плановыми и внеплановыми инвентаризациями и ревизиями.

Рассмотрим особенности  внутреннего контроля за учетом расчетов с подотчетными лицами.

Регулярные проверки осуществляются главным бухгалтером  предприятия, с целью повышения качества учетной информацией (примерно, один - два раза в квартал).

При проведении внутреннего  бухгалтерского контроля сопоставляется сальдо по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» на конец каждого месяца с данными, указанными в Главной книге. Одновременно сверяется соответствие месячных оборотов по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовыми оборотами по счетам учета материальных запасов, затрат, имущества и прибыли.

После этих процедур проверяется  соответствие сумм в представленных оправдательных документах суммам, отраженным в авансовых отчетах. В ходе внутреннего бухгалтерского контроля рассматриваются все авансовые отчеты и документы, подтверждающие произведенные расходы (счета-фактуры, товарные, кассовые чеки, накладные, акты закупок, командировочные удостоверения, проездные билеты, счета гостиниц и др.).