Особенности бухгалтерского дела на стадии реорганизации организации

Видеоконференции позволяют передавать аудио-, видеоинформацию по локальным  сетям и Internet. Применяются также голосовые конференции для компьютерной телефонии в Internet.

2. Интегрированные информационные  системы поддержки принятия решений

Процесс принятия решения — процесс  выбора оптимального (удовлетворительного) решения среди альтернативных вариантов.

Система поддержки принятия решений  — соединение комплекса программных  средств, имитационных, статистических и аналитических моделей процессов  и работ по проекту для подготовки решений по его реализации.

Целью информационной системы поддержки  принятия решений является организация  и управление принятием решений  при разработке и реализации проектов на основе современных технологий обработки  информации. Основными функциями  этих систем являются:

-  сбор, передача и хранение данных;

- содержательная обработка данных в процессе решения функциональных задач управления проектами;

-   представление информации в форме, удобной для принятия решений;

-   доведение принятых решений до исполнителей;

Интегрированная информационная система  управления проектами:

 

- объединяет данные из различных подразделений и организаций, относящихся к конкретному проекту;

- обеспечивает хранение, сбор, и анализ управленческой информации относительно степени достижения целей проекта;

- создается для каждого проекта и является временной, так как проект представляет собой одноразовое предприятие;

-   должна обеспечивать алгоритмы разрешения конфликтующих требований, возникающих по ходу обеспечения проекта;

- должна обеспечивать поддержку деловых взаимоотношений между исполнителями, временно объединенными в команду;

-  является динамической системой, которая изменяется в зависимости от стадии проекта;

- является открытой системой, так как проект не является полностью независимым от бизнес окружения и текущей деятельности предприятия.

Структуру интегрированной информационной системы поддержки принятия решений  во многом определяет структура принятых в рамках проекта и организации  процессов управления. Как следствие, она может быть структурирована  по:

-   этапам проектного цикла;

-    функциям;

-     уровням управления.

Для описания и анализа проекта  на прединвестиционной стадии в применяется специализированное программное обеспечение (ПО) финансового анализа проектов, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность капиталовложений.

Для детального планирования и контроля графика выполнения работ, отслеживания ресурсов и затрат проекта необходимо использовать ПО для управления проектами.

На стадии выполнения проекта необходимо обеспечить сбор фактических данных о состоянии работ, оптимально представить  их для анализа, обеспечить обмен  информацией и взаимодействие между  участниками проекта. Для выполнения этих функций применяется ПО для управления проектами, ПО поддержки групповой работы, документооборота и формирования отчетов.

Основными функциональными элементами интегрированной информационной системы  поддержки принятия решений на стадии выполнения проекта являются:

-   модуль календарно-сетевого планирования и контроля работ проекта;

-    модуль ведения бухгалтерии проекта;

-    модуль финансового контроля и прогнозирования.

Важнейшим компонентом интегрированных  информационных систем поддержки принятия решений являются системы управления базами данных (СУБД)

Их основными функциями являются поддержка целостности, защищенности, архивации и синхронизации данных в условиях многопользовательской работы.

База данных — это один или  несколько файлов данных, предназначенных  для хранения, изменения и обработки  больших объемов взаимосвязанной  информации. В базе данных предприятия, например, может храниться:

-  вся информация о штатном расписании, о рабочих и служащих предприятия;

-  сведения о материальных ценностях;

-  данные о поступлении сырья и комплектующих;

-  сведения о запасах на складах;

-  данные о выпуске готовой продукции;

-  приказы и распоряжения дирекции и т.п.

Даже небольшие изменения какой-либо информации могут приводить к  значительным изменениям в разных других местах.

Пример. Издание приказа о повышении  в должности одного работника  приводит к изменениям не только в  личном деле работника, но и к изменениям в списках подразделения, в котором  он работает, в ведомостях на зарплату, в графике отпусков и т.п.

Базы данных используются под управлением  систем управления базами данных.

Система управления базами данных (СУБД) — это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения  к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей.

Системы управления базами данных позволяют  объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям  и т.п.

Современные СУБД дают возможность  включать в них не только текстовую  и графическую информацию, но и  звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет  создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь  только встроенными функциями.

СУБД обеспечивают правильность, полноту  и непротиворечивость данных, а также  удобный доступ к ним.

Популярные СУБД — FoxPro, Access for Windows, Paradox.

Для менее сложных применений вместо СУБД используются информационно-поисковые  системы (ИПС), которые выполняют  следующие функции:

-   хранение большого объема информации;

-   быстрый поиск требуемой информации;

-   добавление, удаление и изменение хранимой информации;

-   вывод ее в удобном для человека виде.

 

 

 

2. Особенности внедрения информационных систем управления проектами

Освоение систем управления проектами  может быть связано с необходимостью внедрения и использования новых  управленческих технологий. Таким образом, разработка и настройка программного обеспечения еще не дает гарантии, что оно будет эффективно применено. Процедура внедрения системы  призвана помочь в преодолении данной проблемы.

Любая информационная система предполагает автоматизацию тех или иных функций. В случае системы управления проектами  в качестве объекта автоматизации  могут выступать функции разработки календарно-сетевого графика работ, отслеживания фактического выполнения работ и т. д.

Внедрение информационной системы  управления проектами включает:

- подготовку функций управления проектами к вводу информационной системы в действие. Проводятся работы по организационной подготовке подразделений, участвующих в выполнении функций;

- подготовку персонала. Проводится обучение персонала и проверка его способности обеспечить функционирование информационной системы управления проектами;

- комплектацию информационной системы программным обеспечением и техническими средствами;

- проведение опытной эксплуатации информационной системы и ее доработку;

-   проведение приемочных испытаний.

Масштабы использования систем управления проектами в различных  организациях могут существенно  варьироваться. Сложность задач  по внедрению зависит от масштабов организации, имеющейся структуры управления и степени автоматизации, масштабов и типа реализуемых проектов, степени вовлеченности в управление проектами внешних организаций. Однако, даже в относительно простых ситуациях, план внедрения системы может сыграть решающую роль для ее ввода в реальную эксплуатацию. Еще на стадии проектирования важно вовлечь потенциальных пользователей в процесс разработки, сформировать их требования к информационной системе управления проектами.

В общем случае, внедрить информационную систему, использующую «большие» и  сложные программные средства оказывается  гораздо труднее, чем использующую небольшие программные пакеты. Это  связано и с высокой стоимостью такого решения, и с определенными  организационными трудностями, и со сложностью настройки конкретного  рабочего места и т. п.

Наиболее типичные проблемы при  внедрении информационных систем управления проектами состоят в том, что:

1.  верхний уровень управления не «хочет» видеть реальную картину проекта. Из информации о ходе выполнения проекта может следовать, что необходимо большее количество времени и ресурсов для выполнения работ, чем первоначально планировалось. С другой стороны, эта же информация требуется проект-менеджеру для соблюдения жестких ресурсных ограничений;

2. верхний уровень управления может и не использовать программное обеспечение для планирования, бюджетирования и принятия решений. Персонал верхнего уровня управления в большей степени использует традиционные методы, или отказывается воспринимать реальное положение вещей. В результате разрабатываемые ими планы оказываются необоснованными и далекими от реальности;

3. проект-менеджеры могут и не использовать ежедневно программное обеспечение для своих проектов. Они часто полагаются на другие методы и инструменты планирования из опыта предыдущих проектов;

4.   верхний уровень управления может несерьезно воспринимать потребность в обучении. Проведение треннинтовых курсов являются одним из обязательных условий успешного внедрения, несмотря на то, что для каждого проекта требуется отдельный поход;

5.    использование распределенного программного обеспечения требует четко налаженной системы внутренних коммуникаций. Ответственные за распределение и использование ресурсов должны постоянно обмениваться информацией друг с другом;

6. «большие» программные продукты не всегда обеспечивают быструю обработку информации. Как правило, это является результатом не полного понимания того, как использовать возможности новой системы;

7. организация может не иметь внутрифирменных стандартов в части управления проектами. Это может выражаться в плохо разработанной структуре разбиения работ, невозможности описать фазы жизненного цикла, нечетком понимании зависимостей между работами и т. п.

8.   внедрение может «выставить на показ» отсутствие навыков планирования и организации у управляющих среднего звена. Их страх перед информационной системой может стать одним из основных препятствий при ее внедрении;

9.   область деятельности и организационная структура могут не подходить для внедрения системы управления проектами. Процессы управления проектами, и в частности процесс распределения ресурсов, могут иметь место в матричной структуре. Если организация консервативна в использовании традиционных структур управления, то вероятность успешного внедрения информационной системы достаточно невелика;

10. внедрение сложных информационных систем управления проектами требует большого количество ресурсов (персонал, оборудование и т. д.)

11. необходимо знать место информационной системы в организации. Должна ли она использоваться на всех уровнях управления? Должна ли она использоваться только для высокоприоритетных проектов?

12. информационная система может рассматриваться как замена живому и неформальному общению, передаче навыков и опыта внутри персонала. Она не должна ставить взамен этому жесткие каналы коммуникаций;

13.           внедрение  информационной системы имеет  меньше шансов на успех, если  в организации нет понимания  основных принципов управления  проектами, либо у руководства  отсутствует желание их изучать.

Можно сформулировать несколько наиболее часто встречающихся ошибок планирования внедрения систем для управления проектами, которые являются причинами  неудач освоения подобных систем:

- цели проекта разработки и  внедрения информационной системы,  внешние условия и ограничения  не определены заранее или  определены не в полном объеме;

- планирование ввода в эксплуатацию  всех функций системы управления  проектами одновременно. Внедрение  системы для управления проектами  в полном объеме может предусматривать  использование целого ряда новых  технологий (например, установку глобальной  информационной сети, установку  серверов баз данных). Реализация  различных функций может влиять  на работу разных подразделений  и спе-циалистов (например, разные отделы должны быть вовлечены в поддержку информационных потоков при реализации временного, ресурсного и стоимостного видов планирования работ). Все это может привести к значительному усложнению проекта и делает проблематичным стабилизацию работы системы в целом;

- планирование перевода сразу  всей организации на использование  системы для управления проектами.  Это подобно попытке связать  сразу всех сотрудников крупной  организации в локальную вычислительную  сеть, вместо того, чтобы осуществлять  подключение пользователей последовательно,  отдел за отделом.