Организация документального оформления и учета движения основных средств

 Акт о приёме-передаче  объекта основных средств (формы  ОС-1), применяется для оформления  и учёта операций, связанных с  приёмом и передачей объектов  основных средств, и включения  их в состав основных средств  и учёта ввода их в эксплуатацию. Акт составляется для принятия к учёту объектов основных средств, поступивших по договорам купли-продажи, смены имущества, дарения, финансовой аренды и другими способами. Кроме того, акт о приёме-передаче объекта основных средств используется для принятия к учёту и ввода в эксплуатацию законченных строительством зданий, сооружений и тому подобное.

 На наиболее крупные объекты основных средств и приобретённое оборудование составляют технические паспорта. В них даётся технико-экономическое описание объекта основных средств, указывается время ввода его в действие, время и стоимость проведённых ремонтов, норма износа, причины выбытия и другая информация, необходимая для использования и учёта основных средств.

 При принятии к учёту автотранспортных средств в организации составляется дополнительный экземпляр акта о приёме-передаче объекта основных средств (формы ОС-1), который предоставляется в органы Госавтоинспекции Министерства внутренних дел Республики Беларусь для постановки на учёт. Регистрация транспортных средств производится в течение десяти дней со дня подачи заявления с приложением всех необходимых документов. Затраты по регистрации в Госавтоинспекции включаются организацией в фактические расходы на приобретение автомобиля и увеличивают его первоначальную стоимость в бухгалтерском учёте.[2]

 Акт формы ОС-1(ОС-1а)  с приложенной технической документацией  передают в бухгалтерию, где  его проверяют по форме и  существу, подписывает главный бухгалтер  и утверждает руководитель.

1.3 Синтетический и аналитический учёт поступления основных средств.

 

 Для синтетического учёта основных средств предназначен счёт 01 «Основные средства» - активный, инвентарный, отражающий движение основных средств организации. По дебету счёта 01 «Основные средства» отражаются наличие и поступление основных средств, а по кредиту – их выбытие.

 Оценка и отражение движения основных средств зависят от каналов их поступления.

 Если объект сооружается самой организацией, то на сумму фактических затрат на его возведение в учёте составляется следующая запись:

  Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

  К-т счёта 10 «Материалы»  (07; 23; 25; 69; 70; 76 и др.)

 Приобретение основных  средств за плату у других  организаций и лиц в учёте  отражается следующим образом  :

  Д-т счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы»;

  К-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками» (76).

 Суммы НДС, указанные  в первичных учётных и расчётных  документах, отражаются записью:

  Д-т счёта 18/1 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым основным средствам»;

  К-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками». 

 По мере оплаты счетов  поставщиков в учёте составляется  запись:

  Д-т счёта 60 «Расчёты  с поставщиками и подрядчиками»;

  К-т счёта 51 «Расчётный  счёт».

 При вводе основных  средств в эксплуатацию составляется  запись:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 08 «Вложения  во внеоборотные активы».

 На сумму зачитываемого  налога на добавленную стоимость  по приобретённым объектам составляется  запись:

  Д-т счёта 68 «Расчёты  по налогам и сборам»;

  К-т счёта 18/1 «Налог на добавленную стоимость по приобретённым основным средствам».

 При этом суммы НДС  (начиная с 01.01.2005 г.), уплаченные  при приобретении основных средств,  подлежат вычету с момента  принятия их на учёт в полном  размере, независимо от суммы налога, начисленной из выручки от реализации товаров, работ, услуг в этом налоговом периоде.

 Безвозмездное получение  основных средств в пределах  одного собственника в учёте  отражается следующей записью:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 83 «Добавочный  фонд».

 Если полученные объекты  были в эксплуатации, то  на  сумму амортизации составляют  запись:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 02 «Амортизация  основных средств».

 Безвозмездное получение  основных средств, кроме получения  их в пределах одного собственника, отражается у получающей стороны  по рыночной стоимости следующей  записью:

  Д-т счёта 01 «Основные  средства»;

  К-т счёта 98 «Доходы  будущих периодов».

 Суммы, учтённые на  счёте 98, списываются на счёт 92 «Внереализационные доходы и  расходы» по мере начисления  амортизации по этим объектам  основных средств.

 На сумму начисленной  амортизации по безвозмездно  полученным основным средствам  составляется запись:

 Д-т счёта 26 «Общехозяйственные расходы» (23, 25, 44 и др.)

 К-т счёта 02 «Амортизация основных средств».

 Одновременно на сумму  начисленной амортизации составляется  запись:

 Д-т счёта 98 «Доходы будущих периодов»;

 К-т счёта 92 «Внереализационные доходы и расходы».

 Фактические затраты  по доставке, установке, монтажу  и другие, связанные с безвозмездным  получением объектов, собирают по  дебету счёта 08 «Вложения во  внеоборотные активы». При этом  в учёте составляется следующая  запись:

 Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

 К-т счёта 10 «Материалы» (23, 25, 26, 60, 70 и др.)

 Указанные затраты  при принятии объекта в эксплуатацию  списывают в дебет счёта 01 «Основные  средства» с кредита счёта  08 «Вложения во внеоборотные активы».

 На стоимость предоставленных  учредителям основных средств  в собственность организации  составляется запись:

 Д-т счёта 01 «Основные средства»;

 К-т счёта 75 «Расчёты с учредителями».

 Стоимость предоставленных  средств определяется по договорённости  сторон или по рыночной стоимости.

 В настоящее время  широкое распространение получило  так называемое долевое строительство.  Авансы, перечисленные подрядной  организации по договору долевого  строительства на возведение  объектов основных средств, организации-застройщики  отражают следующей записью:

 Д-т счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», субсчёт «Авансы, выданные на долевое строительство»;

 К-т счёта 51 «Расчётный счёт» (52, 55).

 На основании оформленных в установленном порядке актов выполненных работ стоимость выполненных подрядных работ по строительству объекта или этапа отражается записью:

 Д-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы»;

 К-т счёта 60 «Расчёты с поставщиками и подрядчиками», субсчёт «Авансы, выданные на долевое строительство».

 Приобретение объектов  основных средств по договору  долевого строительства с целью  их дальнейшей продажи отражается  в бухгалтерском учёте организации-дольщика  следующей записью:

 Д-т счёта 41 «Товары»;

 К-т счёта 08 «Вложения во внеоборотные активы».

 Неучтённые объекты основных средств, выявленные при инвентаризации, принимаются к бухгалтерскому учёту по рыночной стоимости и отражаются следующей записью:

 Д-т счёта 01 «Основные средства»;

 К-т счёта 92 «Внереализационные доходы и расходы».

 Аналитический учёт основных средств ведётся в натуральном выражении в разрезе отдельных инвентарных объектов. Под инвентарным объектом понимается отдельный предмет (или комплекс предметов), предназначенный для выполнения определённых функций. Для организации учёта и контроля движения основных средств каждому объекту присваивается инвентарный номер, который указывается как на самом объекте, так и во всех первичных документах по учёту основных средств. Аналитический пообъектный учёт основных средств ведётся бухгалтерией в инвентарных карточках (книгах) формы № ОС-6, ОС-6а, ОС-6б.

Инвентарные карточки открываются  в начале года. В них по каждому  виду основных средств отражаются: наличие объектов основных средств  на начало отчётного периода, поступление  и выбытие за месяц, наличие на начало следующего месяца. Итоги записей  в карточках используются для  заполнения отчётности о движении основных средств. Инвентарные карточки и карточки учёта движения основных средств сверяются с данными синтетического учёта основных средств.

 В целях контроля  за сохранностью инвентарных  карточек их регистрируют в  специальной Описи инвентарных  карточек по учёту основных  средств формы № ОС-7. Учёт поступления  основных средств ведётся по  их видам и классификационным  группам в Карточках учёта  движения основных средств формы  № ОС-8. На основании итоговых  данных этих карточек заполняются  отчётные формы по движению  основных средств. Для пообъектного  учёта основных средств в местах  нахождения в эксплуатации по  материально ответственным лицам  применяется Инвентарный список  основных средств формы № ОС-9.

4.   Документальное оформление выбытия основных средств.

 

 Выбытие основных средств связано либо с их безвозмездной передачей другим организациям, либо с продажей, либо с ликвидацией вследствие физического или морального износа, аварий, стихийных бедствий, с вкладом в уставный фонд других организаций, передачей в обмен на другое имущество или недостачи и других законодательно установленных случаев.

 Безвозмездная передача, реализация, передача в совместную  деятельность, доверительное управление  и другими способами, не противоречащими  действующему законодательству  основных средств другой организации  оформляется «Актом о приёме-передаче  объекта основных средств» формы № ОС-1, либо «Актом о приёме-передаче групп объектов основных средств» формы № ОС-1а. К ним прилагаются паспорта и другие сопроводительные документы. При безвозмездной передаче акт составляется в двух экземплярах (для сдающей и принимающей основные средства организаций), а при продаже – в трёх экземплярах (первый экземпляр прилагается к акту, второй- к извещению на передачу и для оплаты счёта, а третий передаётся лицу, принимающему основные средства).

 Сведения об объекте  основных средств, находящихся  в собственности двух и более  организаций, записываются в акт  соразмерно доле организации  в праве общей собственности.

  В форме № ОС-1 раздел 1, имеющий информационный характер, для объектов основных средств,  бывших в эксплуатации, заполняется  на основании данных передающей  стороны (организации-сдатчика).

  При приобретении  основных средств через розничную  торговлю или изготовлении для  собственных нужд раздел 1 не заполняется.

  Сумма начисленной  амортизации указывается с начала эксплуатации.

  Раздел 2 заполняется  организацией-получателем только  в одном экземпляре, который остаётся  в этой организации.

  Выбытие основных  средств (кроме автотранспорта) вследствие  полного или частичного их  списания оформляется «Актом о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)» формы № ОС 4. Он составляется в двух экземплярах комиссией, назначаемой руководителем организации (первый экземпляр передаётся в бухгалтерию, второй остаётся у лица, ответственного за сохранность основных средств, и является основанием для сдачи на склад оставшихся в результате списания запчастей, материалов, металлолома и т.п.).

  При списании с  баланса машин, оборудования и  транспортных средств в следствие  аварии к акту прилагается  копия акта об аварии, где указываются  её причины и виновники.

  Списание грузовых  и легковых автомобилей, прицепов  и полуприцепов или их ликвидации  оформляется «Актом о списании  автотранспортных средств» формы  № ОС-4а. Акт составляется в  двух экземплярах комиссией, назначенной  руководителем автохозяйства (организации), утверждается им же или лицом, на то уполномоченным (один экземпляр передается в бухгалтерию, второй остается у лица, ответственного за сохранность указанных средств).

  При списании групп  объектов основных средств (кроме  автотранспортных средств) применяется  «Акт о списании групп объектов  основных средств (кроме автотранспортных  средств)» формы № ОС-4б. [3]

  Выбытие основных  средств вследствие ветхости, полного  износа (физического или морального), аварий, стихийных бедствий, нарушения  нормальных условий эксплуатации, а также в связи со строительством, расширением, реконструкцией и  техническим перевооружением организаций  (цехов) и по другим причинам  называется ликвидацией. Она связана  с процессом разборки, демонтажа  оборудования, транспортных средств,  перевозки объектов, очистки территории  и т.д. При ликвидации основных  средств организации несут соответствующие  затраты в виде заработной платы, начисленной рабочим за разборку объекта, дополнительно используемых материалов и др.