Бухгалтерская обработка документов

       Реквизит «регистрационный номер документа»

       Регистрационный  номер документа – это условное  цифровое обозначение документа,  присваиваемое ему при регистрации.

       Реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату документа»

       Место для этого реквизита отводится только на бланке для писем, факсов. Заполняется он при оформлении письма-ответа на инициативное письмо.

       Реквизит «гриф ограничения доступа к документу»

       Этот реквизит проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию.

       Реквизит «адресат»

       От  точности указания адресата зависит  быстрота получения документа  работником, занимающимся данным  вопросом и быстрота решения  поставленных в документе проблем. Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

• Наименование учреждения, организации в именительном падеже
• Наименование структурного подразделения в именительном падеже
• Указание должности получателя в дательном падеже
• Инициалы и фамилия в дательном падеже
• Почтовый адрес

       Реквизит «гриф утверждения документа»

       Утверждаются  руководителем, как правило, следующие  виды документов: планы, отчеты, инструкции, правила, некоторые акты. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или специальным оформлением.

       Реквизит «резолюция»

       Резолюция – это «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Он должен включать:

• ФИО исполнителя
• Содержание поручения
• Срок исполнения
• Личную подпись руководителя и дату подписания

       Реквизит «заголовок к тексту»

       Заголовок  к тексту – это краткое изложение  основного смысла текста составляемого  документа. Он должен сочетаться  в падеже с названием вида  документа.

       Реквизит «отметка о контроле»

       Отметка  о контроле обозначается буквой  «К» или в виде контрольной  даты и наносится от руки  красным фломастером или специальным  штампом на контролируемых по  поручению руководителя документах.

      Реквизит «отметка о наличии приложения»

       Если  к документу имеются приложения, то в документе ставится отметка  об их наличии. Реквизит располагают после текста перед подписью от границы левого поля.

      Реквизит «подпись»

       Подпись  – это обязательный реквизит любого служебного документа. В его состав входят:

• Наименование должности лица, подписавшего документ
• Личная подпись
• Расшифровка подписи

      Реквизит «визы согласования документа»

       Тексты многих документов до подписания согласовываются с заинтересованными должностными лицами и структурными подразделениями, в том числе с бухгалтерией, как правило, с главным бухгалтером. Согласование – это проверка целесообразности и своевременности документа, соответствия его действующим нормативным актам, реальности выполнения предлагаемого мероприятия.

       Реквизит «печать»

       На документах, удостоверяющих права фирмы или должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также предусмотренных государственными правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Печать придает документу юридическую силу.

      Реквизит «отметка об исполнителе»

       Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

      Реквизит «отметка о поступлении документа»

       При поступлении документа на нем проставляется отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.

2.2. Организационно-распорядительные документы

       К  организационным документам относятся:  устав, положение, договор, штатное  расписание, должностная инструкция. Эти документы содержат правила  и нормы, определяющие статус  организации, ее компетенцию, деятельность ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, и положения, изложенные в них, являются безусловными для исполнения.

       Организационные  документы проходят обязательную  процедуру утверждения. В зависимости от вида документа они могут утверждаться вышестоящей организацией, руководителем данной Организации, руководителем структурного подразделения или распорядительным документом. Датой организационного документа является дата утверждения. Бланк организационного документа должен иметь обязательный набор реквизитов: название организации или подразделения; наименование вида документа, заголовок к тексту; подпись, гриф утверждения. Текст организационных документов содержит пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

       Организационные  документы в обязательном порядке  проходят процедуру согласования  со всеми заинтересованными лицами  и подразделениями, а также  с юристом.

       Устав – документ, регулирующий взаимоотношения граждан, организаций, учреждений с другими организациями, обществами и гражданами в сфере государственной или хозяйственной деятельности. Структура устава и его содержание определяется разработчиком и включает следующие разделы:

1. общие положения
2. организационное единство
3. регламент деятельности
4. финансово-материальная база
5. отчетная и ревизионная деятельность
6. порядок ликвидации и ответственность за дела организации

       Кроме  перечисленных в устав могут  быть включены другие разделы  в соответствии со спецификой  деятельности организаций.

       Положение – документ, определяющий задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы учреждения, предприятий или его подразделения. Текст положения об организации включает следующие разделы:

1. общие положения
2. основные задачи
3. функции
4. права и обязанности
5. руководство
6. взаимоотношения и связи
7. контроль, проверка и ревизия деятельности
8. реорганизация и ликвидация

       Договор – документ, представляющий собой соглашение сторон об установлении и регулировании каких-либо отношений.

       Договорные отношения могут быть установлены путем представления одной из сторон проекта договора. Получив проект, другая сторона рассматривает его и при отсутствии возражений подписывает. Один экземпляр контракта возвращается стороне, составившей проект. Составными частями договора являются:

1. заголовок документа
2. дата, место составления, номер
3. наименование сторон
4. предмет контракта
5. условия и сроки
6. условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов
7. порядок сдачи и приема выполненных работ
8. ответственность сторон
9. юридические адреса сторон
10. подписи должностных лиц
11. печати фирм-контрагентов

       Должностная инструкция – документ, определяющий  права, обязанности, ответственность должностных лиц, их функции. Должностная инструкция состоит из нескольких разделов:

1. раздел «Общие положения»
2. раздел «Должностные обязанности
3. раздел «Права»
4. раздел «Ответственность»
5. раздел «Взаимоотношения»

       Должностная  инструкция разрабатывается руководителем  структурного подразделения, отделом  кадров или специалистом по  работе с персоналом, согласовывается с юристом, подписывается составителем и утверждается руководителем организации. Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения.

       Инструкция  по безопасности труда составляется  отделами охраны труда и техники  безопасности.

2.3. Распорядительные документы

       К  распорядительным документам относятся:  постановления, указания, приказы,  решения, распоряжения. Эти документы  играют важную роль в управлении  организацией, предприятием, учреждением.  Они носят административный характер и обращены к нижестоящим или подчиненным должностным лицам или организациям.

       Постановление издается высшими органами государственной власти, комитетами и комиссиями, образуемыми при органах власти. Постановления должны иметь следующие реквизиты:

1. государственный герб РФ
2. наименование вышестоящего органа и органа, издающего постановление
3. наименование вида документа

       Распоряжение – управления государственного органа. Распоряжение имеет обязательную силу для граждан и организации, которым оно адресовано.

       Согласование осуществляется с должностными лицами или организациями, которые заинтересованы в данном документе.

       В  случае если исполнителями распоряжения  являются должностные лица, в  последнем пункте указываются  те, на кого возлагается контроль за его исполнением.

2.4. Справочно-информационные документы

       Информационно-справочные  документы носят вспомогательный  характер по отношению к организационно-распорядительной  документации. Информация, содержащаяся  в них, может приниматься к ведению либо служить основанием для издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: акты, протоколы, справки, докладные и объяснительные записки, письма, телеграммы и так далее.

       Акт – справочно-информационный документ, составленный для подтверждения установленных фактов или событий. Текст состоит из вводной и констатирующей частей.

       Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях и при других формах работы коллегиальных органов.

       Если  протокол содержит решение об  утверждении какого-либо документа,  то он должен быть приложен  к протоколу.

       При  выборах в протоколе указываются  результаты голосования по каждой  кандидатуре.

       Если  к протоколу прилагается стенограмма,  то об этом делается запись  после первой части протокола.  Протокол подписывают председатель  и секретарь.

       В  кратком протоколе указываются  только рассмотренные вопросы,  фамилии тех, кто участвовал  в обсуждении, и принятые коллективные решения.

       Справка – документ, подтверждающий какие-либо факты или события. Справки бывают двух видов:

1. подтверждающие события в производственной деятельности предприятия, учреждения
2. подтверждающие юридические факты

Докладная записка –  документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую  организацию и содержащий изложение  какого-либо вопроса или факта. Докладная записка может составляться как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой излагаются факты, послужившие причиной ее составления, во второй делаются выводы и высказывается мнение должностного лица или организации.

       Служебное письмо – информационно-справочный документ, передаваемый по почте, который служит средством общения с частными лицами и учреждениями с целью сообщения какой-либо информации. Письмо должно составляться в том случае, когда невозможно решить вопрос другими способами.

       Разновидности служебных писем:

1. сопроводительное письмо
2. информационное письмо
3. письмо-извещение
4. рекламное письмо
5. письмо-подтверждение
6. письмо-напоминание
7. гарантийное письмо
8. письмо-претензия
9. письмо-ответ