Бухгалтерская обработка документов

1.2.2. Понятие документооборота

 

       Документооборот – движение документов на предприятии от их создания или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

       Своевременное  и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их  в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, а так же достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Особенности  документооборота в условиях  автоматизации бухгалтерского учета  определены соответствующими нормативными документами.

       Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для  отражения в бухгалтерском учете  производятся в соответствии  с утвержденным в организации  графиком документооборота.

       Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

       Документооборот,  организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым  первичным документом весь путь  – от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

       График  документооборота может быть  оформлен в виде схемы или  перечня работ по созданию, проверке  и обработке документов, выполняемых  каждым подразделением предприятия,  учреждения, а так же всеми  исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

       Работники  предприятия, учреждения создают  и представляют документы, относящиеся  к сфере их деятельности, по  графику документооборота. Для этого  каждому исполнителю вручается  выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

       Контроль  за соблюдением исполнителями  графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.

1.2.3. Классификация бухгалтерских документов

       Разнообразие  применяемых документов и особенности  их использования в учетном  процессе предполагают необходимость  их классификации.

       Документы бухгалтерского учета классифицируются по различным признакам:

• По назначению
• Содержанию хозяйственных операций
• Степени обобщения учетной информации
• Способу охвата операций
• Числу учитываемых операций
• Месту составления способу заполнения
• Основанию носителя
• Срокам хранения

По назначению бухгалтерские  документы можно разделить на четыре группы:

• Организационно-распорядительные
• Оправдательные(исполнительные)
• Комбинированные
• Документы бухгалтерского оформления

        К организационно-распорядительным  документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и так далее. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учетные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

       К  оправдательным документам относятся  накладные, требования, приходные  ордена, акты приемки и так  далее. Оправдательные документы  составляются в момент совершения  операции, отражая ее исполнение, и представляют собой источник первичной учетной информации или первый этап учетного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учетные регистры.

       Существует  целый ряд документов, сочетающих  в себе разрешительный и оправдательный  характер, такие документы относят к комбинированным.

       Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчеты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии. Информация из таких документов также заносится в учетные регистры.

       По содержанию хозяйственных  операций:

• Материальные документы – отражают движение товарно-материальных ценностей
• Денежные документы – по оформлению операций с наличными и безналичными средствами
• Расчетные документы – по оформлению расчетных взаимоотношений с партнерами по возникшим обязательствам

По степени  обобщения учетной информации:

• Первичные документы – составляются в момент совершения хозяйственной операции, являются основой учетного процесса
• Сводные (вторичные) документы – используются для обобщения учетной информации, зафиксированной в первичном документе; в укрепленном виде представляют показатели, используемые в качестве дополнительных сведений об учитываемых объектах.

По способу  охвата операций и кратности использования:

• Разовые документы – используются для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых и фиксируемых в документе одновременно
• Накопительные документы – используются для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время и в течение определенного периода – недели, декады, месяца. Разновидность накопительных документов являются группировочные документы, в которых первичные данные группируются по определенным признакам, необходимым для дальнейшей обработки информации.

По числу  учитываемых операций:

• Однострочные документы – содержащие одну учетную позицию
• Многострочные документы – содержащие две и более учетных позиций

По месту  составления:

• Внутренние документы – составляются для оформления внутренних хозяйственных операций предприятия
• Внешние документы – поступают от других организаций, отражают хозяйственные отношения с другими организациями

По способу  заполнения:

• Вручную
• При помощи вычислительной техники

По основанию  носителя:

• Бумажные
• Машинные

 

1.2.4. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов

       При  правильной организации бухгалтерского  учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.

       Основные  требования, предъявляемые к учетным  документам, приведены в ст.9 Федерального закона от 06.12.2011г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

• Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после ее окончания
• Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации

Если специфика деятельности организации предполагает создание собственных форм первичного учета, форма которых не предусмотрена  в альбомах унифицированных форм, то они должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• Наименование документа
• Дату составления документа
• Наименование организации, от имени которой составлен документ
• Содержание хозяйственной операции
• Измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении
• Наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления
• Личные подписи указанных лиц и их расшифровки

       В  зависимости от характера операции, требований нормативных актов,  методических указаний по бухгалтерскому  учету и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. В приказе по учетной политике должны быть утверждены разработанные на предприятии формы первичного учета.

       Применение  бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

• Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

 Запрещается использовать  для записей простой карандаш.

 Свободные строки  в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

• Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами

  Право подписи первичных документов

       Ответственность  за своевременное и доброкачественное  создание документов, передачу их  в установленные сроки для  отражения в бухгалтерском учете, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

       Перечень  лиц, имеющих право подписи  первичных учетных документов, утверждает  руководитель организации по  согласованию с главным бухгалтером. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

       Документы,  которыми оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и  расчетные документы, финансовые  и кредитные обязательства считаются  недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

       В  случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

       Составление машиночитаемых первичных документов

       Первичные и сводные учетные документы можно составлять на машинном носителе.

       В условиях  механизации бухгалтерского учета  реквизиты первичных документов  могут быть зафиксированы в  виде кодов.

       Подписи лиц,  ответственных за составление  машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем  или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

       Порядок записи  определен общеотраслевыми руководящими  методическими материалами по  созданию и внедрению автоматизированного  бухгалтерского учета в составе АСУ предприятий, учреждений.

       В том случае, когда в правоотношении участвует  другой участник хозяйственной  операции, а также контролирующий  орган, суд или прокуратура, предприятие обязано изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях. В качестве примера можно привести случай, когда налоговый орган, осуществляя контроль за хозяйствующими субъектами, проводит проверку предприятия и требует бумажного документального оформления хозяйственных операций, оформляемых первичными и сводными первичными документами.

       В соответствии  с Положением о главных бухгалтерах,  запрещается принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру предприятия для принятия решения.