Принципы определения ценности документов. Организация экспертной комиссии

ЭК проводит заседания  в соответствии с планом работы и  по мере необходимости. Заседания протоколируются. Протокол подписывает председатель и секретарь. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем  организации.

Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно. Отбор документов постоянного и временного хранения проводится путем полистного просмотра  дел. Не допускается отбор только на основании заголовков дел. Дела с  отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру с целью выявления  документов постоянного срока хранения. Подшивка вновь сформированных дел  проводится только после завершения экспертизы ценности дел. По результатам  экспертизы ценности документов составляются: описи дел, документов постоянного  хранения, описи дел временного (свыше 10 лет) срока хранения, описи дел  по личному составу и акт о  выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Акт и описи  согласовываются ЭК организации  и представляются на утверждение  ЭПК архивного учреждения.

Акт о выделении к уничтожению  документов, не подлежащих хранению, составленный при описании документов, переработке  описей, вступает в силу после утверждения  описей дел, документов постоянного  хранения и описей дел по личному  составу. Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию) и снимаются с учета в установленном  порядке.

Нормативно-методические основы ЭЦД заложены в Основных правилах работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), согласно которым экспертиза ценности документов проводится на основе:

1. действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;
2. типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;
3. нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов проводят на основе нормативно-методических документов, разработанных Государственной  Архивной службой России:

1. Федеральный закон РФ «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004г.;
2. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 №19;
3. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено приказом Росархива от 19.01.1995 №2;
4. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (от 31.07.2007);
5. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1998; ред. от 31.07.2007);
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.02.2000; ред. от 27.10.2003).

 

 

1.2 Экспертная комиссия

В организациях для проведения экспертизы документов, созданных и  полученных извне, а также для  рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного  обеспечения управления (ДОУ), должностных  инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). 

В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). 

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. В состав экспертной комиссии организации в обязательном порядке включается руководитель архива организации или лицо, ответственное за архив организации. В состав центральной экспертной комиссии целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования. 

Председателем центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства и архива организации. 

К основным задачам центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) можно отнести следующие:

1. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;
2. организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив организации;
3. организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. 

Основными функциями центральной  экспертной комиссии (экспертной комиссии) являются:

1. организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;
2. рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;
3. подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;
4. участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.² 

Центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) проводит заседания  в соответствии с планом работы и  по мере необходимости, решения принимаются  коллегиально большинством голосов. Заседания  центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) вступают в силу после утверждения руководителем организации. Протоколы центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.³ 

Говоря о работе центральных  экспертных комиссий (экспертных комиссий) необходимо отметить, что они действуют  на основании утвержденных руководителем  организации Положений о постоянно  действующей (центральной) экспертной комиссии. При разработке данного нормативного документа можно воспользоваться Примерным положением о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденным приказом Росархива от 19 января 1995 г. № 2.

Экспертиза ценности материалов - это выборка дел, предназначенных  для хранения в государственном  архиве, или установление сроков их хранения на основании существующих критериев. Задачи экспертизы:

1. отбор документов, которые имеют научное, политическое, культурное, хозяйственное значение, для передачи их на постоянное хранение в государственный архив;
2. выборка материалов, имеющих практическое значение, но не сохранивших научной и исторической ценности, на временное хранение;
3. уничтожение документов, утративших практическое значение и не представляющих научной ценности;
4. изменение или определение сроков хранения.

Критерии оценки

Материалы оцениваются исходя из принципов системности, целостности  и историзма. Основными показателями для этого являются их внешние  особенности, происхождение и значимость содержания.

Среди общей массы дел, существующей в организации, имеются  как документы, отражающие деятельность учреждения, так и бумаги, которые  играют лишь вспомогательную роль, нужную для текущей работы. Организационно-распорядительная документация предприятия относится  к первой группе. Материалы, теряющие свое значение через некоторый период времени и имеющие, в основном, справочное назначение (бухгалтерская, оперативная отчетность), относятся  ко второй группе.

Подлинность и  копийность документов

При осуществлении отбора дел на хранение в архив предпочтение отдается подлинникам. Копии в обязательном порядке заверяются, они должны иметь  дату и номер. Для будущего использования  дубликат необходимо своевременно оформлять, особенно в случае постоянного хранения.

Юридической силой обладают только грамотно оформленные оригиналы. Если он содержит надлежащие реквизиты, то копии также обладают юридической  силой. В отдельных случаях используется физическое состояние образца. Если он имеет особую ценность, но сильно поврежден, его реставрируют. Экземпляр-копию  реставрируемого документа присоединяют к подлиннику.

Экспертные комиссии

При составлении номенклатуры дел, проведении проверки правильности распределения документов, подготовке к последующему хранению, выделении  на уничтожение и при формировании дел осуществляется экспертиза ценности документов.

Для выполнения и организации  этой процедуры на предприятии собирается экспертная комиссия, которая действует  постоянно. Центральные экспертные комиссии осуществляют свою деятельность на уровне министерств и ведомств. Их назначение - выборка документации на государственное хранение.

Экспертная комиссия формируется  на основе приказа руководства учреждения и включает до пяти сотрудников, обладающих опытом и знающих состав, структуру  и делопроизводство предприятия. Лицо, отвечающее за архив, обязательно входит в комиссию.

Частные организации принимают  решения о проведении экспертизы ценности документации самостоятельно. Тем не менее, они обязаны согласовывать  предпринимаемые ими действия по уничтожению документов с архивными  органами.

Заседания экспертной комиссии созываются не реже двух раз в год. Решения принимаются большинством голосов. Секретарь комиссии и председатель имеют право подписи протокола.

 

2. Организация экспертизы ценности документов

2.1 Сущность и история развития Управления Росреестра

Компания РИВ ГОШ существует на рынке с 1995 года и является одним  из крупнейших операторов парфюмерно-косметического рынка России. Центральный офис расположен в Санкт-Петербурге, с 2008 года действует  представительство в Москве; кроме  того открыты филиалы в Краснодаре, Пятигорске и Ростове-на-Дону.

 

Название РИВ ГОШ, которое  переводится как «Левый Берег», заимствовано у известного квартала в Париже. Всё самое модное, самое элегантное и самое гламурное в Париже находится в квартале «Левого  Берега».

В компании трудится более 6500 сотрудников, для которых создано  максимально комфортные условия  труда.

Основные направления  деятельности Компании: Сеть магазинов  парфюмерии и косметики насчитывает  в данный момент около 200 магазинов, из них чуть меньше половины – в  Санкт-Петербурге и Москве.

Основные  направления деятельности Компании

Сеть магазинов  парфюмерии и косметики насчитывает  в данный момент около 200 магазинов, из них чуть меньше половины – в  Санкт-Петербурге и Москве, остальные  – по всей территории России, от Калининграда до Хабаровска. Магазины открыты под  брендами РИВ ГОШ и Douglas. Сеть магазинов представляет широкий и разнообразный ассортимент парфюмерии и косметики знаменитых брендов: Chanel, Dior, Lancome, Estee Lauder, Guerlain, Giorgio Armani, Givenchy, Yves Saint Laurent, Clarins, Biotherm, Caudalie, Hugo Boss, Masaki Matsushima, Lacoste, Baldessarini, Escada, Dolce & Gabbana, Puma, Dunhill, Gucci, Mexx, Talika, Bruno Banani, Pupa, Bourjois, Max Factor, Eva Mosaic и многие другие.

 

2.2 Проведение экспертизы  ценности документов на примере  ООО «Рив Гош»

 

Рассмотрим  проведение экспертизы ценности документов на примере организации «Улыбка радуги».

 

2.2.1 Состав экспертной комиссии

Для организации  и проведения работы по экспертизе ценности документов приказом руководителя «Рив Гош» была создана постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), которая руководствуется в своей деятельности Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ», нормативно-методическими документами Государственного архива, а так же  положением о постоянной действующей экспертной комиссии ООО «Рив Гош».

Постоянно действующая экспертная комиссия «Рив Гош» создана с целью организации и проведения методической и практической работы по подготовке к передаче на государственное хранение документов в Архивный фонд Ленинградской области.

В состав ЭК включены квалифицированные и опытные работники основных структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение и ценность информации документов, создаваемых тем структурным подразделением, в котором они работают. В обязательном порядке в состав комиссии включен руководитель службы документационного обеспечения управления и архива организации Председателем комиссии назначен заместитель руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. Секретарем комиссии является заведующий архивом.

Решения экспертной комиссией принимаются  коллегиально большинством голосов  на заседаниях, которые проводятся в соответствии с утвержденным планом работы ЭК и по мере необходимости.