Система контроля за реализацией управленческих решений

- внутренний распорядок и график  работы;

- об оплате труда и премировании;

- о приеме и увольнении сотрудников;

- о заключении договоров;

- о технике безопасности и охране труда;

- о текущей финансовой деятельности;

- о текущей хозяйственной деятельности  и т.д.

Разработка управленческих решений на предприятии ООО «СТР» организуется в разрезе основных направлений его деятельности. Эти направления подразделяются на следующие основные группы:

- организационные. К ним относятся мероприятия по совершенствованию организационной структуры управления предприятием; совершенствованию форм производства и предоставления услуг; внедрению прогрессивных форм организации труда; совершенствованию режимов работы и т.п.;

- технические. К ним относятся мероприятия по повышению уровня механизации труда работников; внедрению более производительных машин, механизмов и оборудования; повышению коэффициентов использования машин и механизмов во времени и по мощности и т.п.;

- технологические. К ним относятся мероприятия по внедрению прогрессивной технологии с использованием современного оборудования; внедрению прогрессивных методов производства и новых видов услуг покупателям; совершенствованию технологии осуществления погрузо-разгрузочных работ и т.п.;

- экономические. К ним относятся мероприятия по формированию центров ответственности на базе отдельных структурных единиц с правом самостоятельного распоряжения частью суммы полученной прибыли; совершенствованию системы участия наемных работников в прибылях и т.п.;

- социальные. К ним относятся мероприятия по укреплению трудовой дисциплины на предприятии ООО «СТР»; совершенствованию условий труда и быта персонала; созданию благоприятного психологического климата и т.п.

Управленческие решения – это результат анализа прогнозирования, оптимизации, экономического обоснования и выбора альтернативы из  множества вариантов достижения конкретной цели системы менеджмента.

Управленческие решения в ООО «СТР» принимаются директором совместно с главными специалистами в 4 этапа:

- обсуждают проблему, пытаются найти пути ее решения, все возможные варианты фиксируются;

- участники избирают лидера, который подробно излагает свое мнение по решению задачи – часто это бывает директор;

- каждый участник высказывает свои  предположения;

- принимается решение, назначают сроки выполнения решения и исполнители.

Пример 1 о принятии управленческого решения в ООО «СТР» в четыре этапа:

- проблема – произошел разрыв  трубопровода отопления на объекте  ООО «СТР»;

- директор собирает собрание, на котором сообщает подробности проблемы, и высказывает свое мнение по данному вопросу;

- участники совещания делятся  своими предложениями;

- в итоге принимается решение  об устранении разрыва трубопровода  отопления, с назначением ответственного  и сроков исполнения.

В условиях рыночной экономики степень неопределенности экономического поведения субъектов рынка, в нашем случае – ООО «СТР» достаточно высока. В связи с этим большое практическое значение приобретают методы перспективного анализа, когда нужно принимать управленческие решения, оценивая возможные ситуации и делая выбор из нескольких альтернативных вариантов.

Пример 2 принятия управленческого решения в ООО «СТР»: издается приказ или распоряжение либо получается корреспонденция (в приказах и распоряжениях указываются ответственные и сроки исполнения, а на корреспонденции ставится виза директора кому и срок исполнения); регистрируется секретарем в журнале регистрации приказов, распоряжений или входящей корреспонденции; передается ответственному исполнителю под роспись.

Пример 3 принятия управленческого решения в ООО «СТР»: секретарь принимает по телефону звонок-зявку и заносит ее в журнал регистрации заявок; директор с группой специалистов выезжают на объект для составления предварительной сметы расходов и сроков исполнения; затем в офисе рассчитывается окончательный вариант сметы, составляется договор на оказание услуги, с указание сроков исполнения, которые подписываются ведущим специалистом, главным бухгалтером и  директором, с одной стороны и заказчиком услуги, с другой стороны.

На ООО «СТР» применяются следующие виды контроля:

1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Предварительный контроль используется в трех областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

2. Текущий контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Объектом является подчиненные сотрудники.

3. Заключительный контроль основывается на обратной связи. Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, то есть руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Пример 1 контроля за выполнением управленческого решения в ООО «СТР»: после передачи распоряжений или входящей корреспонденции ответственному исполнителю под роспись,  исполнитель выполняет поручение директора; после исполнения в срок, указанный для исполнения отчитывается о выполнении; если, по какой либо причине указание директора выполнить не удается, то составляется промежуточный отчет с указанием причины невозможности исполнить данное указание; после рассмотрения отчета директором принимается решение о наказании исполнителя (если вина исполнителя сроков (если причина уважительная) или принятии альтернативного указания (если данное указание невыполнимо в принципе).

Пример 2 контроля за выполнением управленческого решения в ООО «СТР»: после подписания окончательного варианта сметы и договора на оказание услуги, выполняются работы, по завершению которых составляется и подписывается акт выполненных работ, после чего решение считается выполненным; если работа в определенный срок не исполняется, то решается вопрос о продлении сроков, с выяснением причин задержки.

Для проведения анализа количества выполненных и невыполненных управленческих решений была разработана сводная таблица с данными за три года.

Таблица 2 - Анализ количества выполненных и невыполненных управленческих решений с 2003-2005 года

Год	Количество принятых управленческих решений за календарный год	Количество выполненных управленческих решений в срок	Количество невыполненных управленческих решений в срок
2003	912	698	214
2004	1315	1029	286
2005	1520	1249	271

 

Рисунок 4 - Показатель количества выполненных и невыполненных управленческих решений с 2003-2005 года

 

Из проведенного анализа видно, что:

 в 2003 году процент невыполненных управленческих решений в срок составил 30,7%;

в 2004 году процент невыполненных управленческих решений в срок составил 27,8%;

а в 2005 году процент невыполненных управленческих решений в срок составил 21,7%.

Из этого можно сделать вывод о том, что процент невыполненных управленческих решений в срок ежегодно уменьшается, но часть управленческих решений выполняется с задержкой.

Причины невыполненных управленческих решений в срок в ООО «СТР»:

- несвоевременное финансирование  закупок расходных материалов и комплектующих;

- несвоевременная транспортировка  материалов и комплектующих на  объект для производства;

- несоответствие сметных документов  с реальными затратами;

- несвоевременная передача информации;

- отсутствие современной офисной  техники (факс, компьютеры);

- нарушение трудовой дисциплины;

- выход из строя и износ  оборудования и т.д.

Для более глубокого анализа состояния дел с принятием управленческих решений и контролем за их выполнением и для выявления недостатков по данному вопросу был проведен опрос сотрудников ООО «СТР».

Для проведения опроса был составлен опросный лист, ответы, на вопросы которого представлены ниже в таблицах, а также на схемах – рисунках, отражающих мнения респондентов.

Вопрос 1 Кто чаще на вашем предприятии принимает управленческие решения?

 

 

Таблица 3 - Показатель участия сотрудников ООО «СТР» в принятии управленческих решений

Категории Сотрудников	Варианты ответа
	управленческий состав	инженерно-технический состав	производственные и вспомогательные рабочие
управленческий состав	80%	20%	0%
инженерно-технический состав	70%	30%	0%
производственные и вспомогательные рабочие	50%	50%	0%

 

 

Рисунок 5 - Показатель участия сотрудников ООО «СТР» в принятии управленческих решений

 

Как видно из таблицы  3 и рисунка 5 управленческий состав ООО «СТР» считает, что 80% управленческих решений принимает их группа и 20% управленческих решений принимает инженерно-технический состав.

Инженерно-технический состав считает, что они принимают 30% из общего числа управленческих решений и 70% принимает управленческий состав.

Производственные и вспомогательные рабочие считают, что управленческий состав и инженерно-технический состав принимают управленческие решения по 50%.

И все категории сотрудников единодушно считают, что производственные и вспомогательные рабочие не принимают участия в принятии управленческих решений.

Вопрос 2 На сколько, по Вашему мнению, объективны, грамотно сформулированы и своевременны принимаемые управленческие решения на вашем предприятии?

Таблица 4 - Показатель объективности, грамотности формулировки и своевременности принимаемых управленческих решений

Категории Сотрудников	Варианты ответа
	Все принимаемые решения статочно объективны, грамотно сформулированы и своевременны	Иногда решения принимаются в срочном порядке, существуют недочеты	Довольно часто решения принимаются в срочном порядке, существуют недочеты
управленческий состав	90%	10%	0%
инженерно-технический состав	80%	20%	0%
производственные и вспомогательные рабочие	75%	25%	0%

 

 

Рисунок 6 - Показатель объективности, грамотности формулировки и своевременности принимаемых управленческих решений

На основе проведенного опроса управленческого состава было выявлено, что 90% управленческих решений принимается достаточно объективно, грамотно сформулированы и своевременны и только 10% управленческих решений принимается иногда в срочном порядке, существуют недочеты.

Инженерно-технический состав считает, что они принимают 80% из общего числа управленческих решений, что управленческие решения принимаются достаточно объективно, грамотно сформулированы и своевременны и 20% управленческих решений принимается иногда в срочном порядке, существуют недочеты.

Производственные и вспомогательные рабочие считают, что 75% управленческих решений принимается достаточно объективно, грамотно сформулированы и своевременны и 25% управленческих решений принимается иногда в срочном порядке, существуют недочеты.