Разработка информационной системы управления закупочной деятельности в области информационных технологий и программного обеспечения

Предприятие зарегистрировано 25 сентября 2003 года.

Адрес ООО «КБЕ»: г. Новошахтинск, ул. Калинина, стр. 10/1.

Данная организация занимается производством металлопластиковых конструкций и ограждений.

Это требует наличия следующих  комплектующих материалов:

1. профиль пластиковый;

2. металлопрокат;

3. стекло;

4. запорная арматура;

5. фурнитура;

6. расходные материалы.

Ассортимент продукции: оконные  и дверные рамы, витражи, витрины, офисные перегородки, зимние сады, теплые крыши, теплицы и т.п.

В зависимости от заказов  потребителей возможны вариации изделий  по следующим параметрам:

· по площади (без ограничений);

· по количеству степеней открывания (1, 2 или 3);

· по форме контуров (прямые или фигурные);

· по виду стекла (простое, тонированное, бронированное и т.п.) и т.д.

На предприятии ООО  «КБЕ» находятся производственный и сборочный цеха. Производственный цех занимается изготовлением фурнитуры  и запорной арматуры. Наличие остальных  комплектующих материалов обеспечивается поставщиками, с которыми взаимодействует  данное предприятие.

Предприятием ООО «КБЕ»  осуществляются следующие виды деятельности:

· производственная и сборочная  деятельность металлопластиковых конструкций  и ограждений;

· осуществление необходимых  мероприятий по рекламе своих  услуг;

· участие и организация  выставок;

· заключение хозяйственных  и иных договоров в пределах своей  компетенции;

· соблюдение требований к  качеству продукции.

Деятельность предприятия  осуществляется на основе самостоятельно разработанных планов. Перспективные  планы, а также годовые и текущие  утверждаются руководством ООО «КБЕ».

Структура управления предприятием должна удовлетворять таким требованиям:

· соответствовать функциональному  содержанию процесса управления предприятием;

· обеспечивать планомерное  развитие управляемой системы;

· обладать возможностями  для внедрения в практику достижений науки и передового опыта.

На структуру управления оказывают влияние численность  сотрудников, подчиненных одному руководителю, объем товарооборота, специализация, количество структурных подразделений.

Организационная структура  предприятия ООО «КБЕ» представлена в приложении 1.

Таким образом, на предприятия  ООО «КБЕ» работает следующий  персонал, представленный в таблице 2.

Таблица 2 Наличие персонала  на предприятии ООО «КБЕ» по состоянию  на 31 января 2010 г.

Должность	Количество человек
Директор	1
Заместитель директора	1
Юрист	1
Главный бухгалтер	1
Менеджер по снабжению	2
Менеджер по сбыту	2
Начальник производственного  цеха	1
Начальник сборочного цеха	1
Главный технолог	1
Бухгалтер-кассир	1
Заведующий складом	1
Сменные мастера производственного  цеха	2
Сменные мастера сборочного цеха	2
Механик по обслуживанию цехов	1
Рабочие склада	5
Рабочие производственного  цеха	4
Рабочие сборочного цеха	6
Подсобный персонал: Охранники Уборщицы	4 4
Общая численность	41

На предприятии находятся  следующие участки производства и сборки металлопластиковых конструкций:

1. Участок заготовки

2. Участок сварки изделий  из ПВХ

3. Участок зачистки углов  изделий из ПВХ

4. Участок установки импостов  и уплотнительной резины

5. Участок производства  фурнитуры

6. Участок производства  запорной арматуры

7. Участок установки фурнитуры

8. Участок установки готовых  стеклопакетов

Участки производства фурнитуры  и запорной арматуры относятся к  производственному цеху, остальные  к сборочному.

Так же к заводу ООО «КБЕ»  прилегает склад, который взят в  аренду, площадью 120 м².

Предприятие выпускает продукцию  семь дней в неделю. Рабочие трудятся в две смены, включая подсобный  персонал. С недавнего времени  была внедрена улучшенная линия обработки  металлопластиковых профилей фирмы  Schuring (Германия) мощностью 20-30 окон в смену. На линии сборки металлопластиковых дверей выпускается 10-15 изделий в смену. Остальные линии выпускают перегородки и другие виды металлопластиковых конструкций (под заказ потребителя), в количестве 10 изделий в смену.

Количество произведенной  продукции за весь период деятельности данной компании представлен на таблице 3.

Таблица 3 Объем произведенной  продукции ООО «КБЕ» за период с 2004 г. по 2009 г., тыс. шт.

Изделия	2004	2005	2006	2007	2008	2009
Металлопластиковые окна	4,2	4,5	4,9	5,1	5,8	6,6
Металлопластиковые двери	2,3	2,1	2,2	2,1	3,1	4,0
Другие виды м/п конструкций	−	−	−	1,3	1,8	2
Итого	6,5	6,6	7,1	8,5	10,7	12,6

Данная таблица свидетельствует  об увеличении объема производимых металлопластиковых конструкций и ограждений с каждым годом.

В целом, предприятие работает стабильно и продолжает наращивать объемы своего производства, совершенствуя не только производственную, складскую, сбытовую деятельность, но и закупочную, уделяя ей должное внимание.

От организационной структуры  и вида деятельности предприятия  зависит степень использования  логистики и информационного  обеспечения в управлении закупочной деятельностью и, соответственно, материальными  потоками на данном предприятии.

2.2 Оценка степени  использования логистики и информационного  обеспечения в управлении материальными  потоками на предприятии ООО  «КБЕ»

Для более четкого и  скоординированного взаимодействия на предприятии ООО «КБЕ» были внедрены следующие программные комплексы

1. «1С-Логистика: Управление  складом»

2. «Oracle»

«Oracle» используется отделом снабжения относительно недавно. Программа была внедрена в конце 2007 года, что позволило автоматизировать процесс закупки и снизить затраты, по сравнению с предыдущими годами, что видно из рисунка 5.

Рис. 5 Снижение затрат с использованием КИС «Oracle»

 

Из данного рисунка  видно, что до 2007 года были высокие  затраты, включающие в себя заработную плату сотрудников (до использования  системы «Oracle» на предприятии находилось почти вдвое больше рабочих), также оплату аренды основного помещения и склада, платежи за электроэнергию, воду и прочие расходы. После внедрения системы идет снижение суммы затрат, что также можно проследить на рисунке 5. Использование системы позволило сократить численность работников, занятых как в отделе снабжения, так и в отделе сбыта, складской персонал, уменьшить количество сотрудников аппарата управления, полностью автоматизировав их деятельность.

«1С-Логистика: Управление складом» используется отделом сбыта (так  как из организационной структуры  данного предприятия видно, что  складское хозяйство подчиняется  именно этому отделу), и частично отделом снабжения – в фазе закупки, когда материалы и ресурсы  приобретены, и их необходимо разместить на склад.

Для повседневных операций, выполняемых службой снабжения  на предприятии ООО «КБЕ», используются разнообразные технические средства, в том числе факс-аппараты и  электронная почта. Это позволяет  наладить более четкую работу по снабжению  предприятия ресурсами и эффективному взаимодействию с поставщиками, так  как в настоящее время практически  все поставщики пользуются системой EDI (электронная передача данных).

С помощью факс-аппаратов  и электронной почты предприятие  ООО «КБЕ» осуществляет переговоры с поставщиками, отправляя заказы на необходимые материалы и ресурсы, оформляя их в электронном виде. Так же данные технические средства используются для принятия заявки на готовую продукцию от посредников, занимающихся покупкой и реализацией  изделий данной компании. Эти заявки также принимаются в электронном виде и обрабатываются сотрудниками отдела сбыта. После этого информация о необходимых металлопластиковых конструкциях поступает в отдел снабжения, а оттуда на производство.

Действующий на предприятии  ООО «КБЕ» программный комплекс «Oracle» позволяет свести к минимуму бумажный документооборот, тем самым позволяя сократить издержки и время на обработку заказов или заявок.

В связи с тем, что предприятие  уделяет все больше внимания на автоматизацию  некоторых процессов снабжения, это позволяет избавиться от ненужных повторных работ, параллельные работы объединить в одну, снижаются затраты и ускоряется весь процесс закупки. Данные преимущества ведут к ускорению оборачиваемости капитала и, соответственно, к получению большей прибыли.

От степени использования  логистики и информационного  обеспечения закупочной деятельности на предприятии ООО «КБЕ» зависит  его дальнейшая политика в области  организации закупок и работы с поставщиками и посредниками. Это  одни из самых основополагающих деятельностей  данного предприятия, которые будут  влиять на эффективность не только закупочной деятельности, но и работу всего предприятия в целом.

2.3 Организация  закупок и формы связей предприятия  с поставщиками и посредниками

Предприятие ООО «КБЕ»  производит металлопластиковые конструкции  и ограждения. Это требует наличия  следующих комплектующих материалов:

1. профиль пластиковый;

2. металлопрокат;

3. стекло;

4. запорная арматура;

5. фурнитура;

6. расходные материалы.

Сырьевая база производства обеспечивается следующими поставщиками:

· Стекло – ОАО «Стекольщик», г. Москва и ОАО «Дунган», г. Брянск.

· Профиль пластиковый  и металлопрокат – ООО «Завод полимерных конструкций», г. Зеленоград.

· Расходные материалы (клеевая  основа, различные крепежные материалы) – ЗАО «Терморос», г. Шахты.

Остальные комплектующие (фурнитура, запорная арматура) производятся на самом  предприятии ООО «КБЕ».

Предприятие ООО «КБЕ»  пользуется услугами посредников только для приобретения расходных материалов, то есть ЗАО «Терморос», г. Шахты является единственным посредником данного предприятия. Остальные материалы приобретаются непосредственно у производителей продукции.

Как видно из организационной  структуры (приложение 1), у данного  предприятия отсутствует свой автопарк, поэтому при заключении контракта  с поставщиками и посредниками обязательным условием является доставка материала  до склада предприятия. Это приводит к еще большей зависимости  от поставщиков, так как повышается риск сбоя поставки материалов.

Взаимодействием с данными  поставщиками материалов занимается отдел  снабжения, в котором работают два  специалиста. Их обязанности распределены, но, тем не менее, они должны сотрудничать и вместе решать возникающие проблемы. Каждый из них обеспечивает необходимые  предприятию сырье и материалы. Так один менеджер по закупкам занимается организацией поставок стекла из двух городов: Москва и Брянск. А другой организует поставку металлопластикового  профиля и металлопроката из города Зеленограда, и расходных материалов из города Шахты. Это облегчает процесс сотрудничества с ними и повышает степень контроля над всем сбытовым процессом.