Разработка информационной системы управления закупочной деятельности в области информационных технологий и программного обеспечения

Информационное обеспечение  закупочной деятельности на предприятия  представляет собой деятельность по прогнозу, переработке, учету и анализу  информации и является инструментом интеграции элементов системы логистического управления закупочной деятельностью. [9, с. 182]

Информационное обеспечение  не возможно без информационных систем.

Информационные системы  – это комбинация взаимосвязанных  компонентов, которые собирают, обрабатывают и хранят исходные данные и распределяют информацию так, чтобы с ее помощью принимать решения, контролировать их выполнение и координировать деятельность предприятия. Информационные системы построены на основе инфраструктур информационных технологий, включающих компьютеры и программное обеспечение. [6, с. 122]

Технологии информационных систем могут дать предприятию следующие  основные преимущества:

1. Снижение затрат и  повышение эффективности за счет  упрощения процессов закупок  и высвобождения времени сотрудников  службы закупок, в результате  чего они могут заниматься  работой, добавляющей более высокую  ценность.

2. Быстрый и более легкий  доступ к наиболее важным данным  в режиме реального времени  помогает принимать обоснованные  решения.

3. Благодаря сокращению  времени на административную  и тактическую деятельность в  процессе поставок работники  могут уделять больше времени  стратегическим инициативам и  более сфокусированной работе  с важными поставщиками и основными  проектами по поставкам.

4. В масштабах всего предприятия, системы позволяют контролировать расходы. [6, с.125]

Переход с ручных систем на автоматизированные повышает точность информации. Вследствие чего могут  быть снижены запасы (например, резервный  запас), сокращение случаев дефицитов, снижение затрат на ускорение выполнения заказов и т.д.

Все информационные системы  основаны на электронном обмене данными (EDI) – это вариант, облегчающий  проведение документации в стандартизированной  электронной форме, осуществляемой непосредственно между компьютерным приложением в одной организации  и аналогичным приложением в  другой. [5, с. 53]

Использование информационных систем приводит к автоматизации  закупочной деятельности, что представлено на рисунке 3. [7, с. 130]

 

Рис. 3 Схема автоматизированной системы закупок

 

На российских и зарубежных предприятиях для информационного  обеспечения закупочной деятельности используются следующие основные программные  комплексы:

1. «Галактика». Комплексная  информационная система (КИС)  «Галактика» предназначена для  автоматизации всего спектра  финансово-хозяйственной деятельности  средних и крупных предприятий.  Основные ее блоки: «Контур  логистики», «Контур управления  производством», «Финансовый контур»  и др. В состав «Контура логистики»  входят следующие модули: «Управление  снабжением», «Управление договорами»,  «Складской учет», «Управление  сбытом», «Поставщики, получатели». [10, с. 95]

Реализованные в системе  функции (рис. 4) позволяют автоматизировать:

· определение объемов  и направлений материальных потоков;

· организацию складского хозяйства;

· организацию перевозки, а также всех необходимых операций в пути следования грузов к пунктам  назначения и т.д.

 

 

Рис. 4 Схема единого информационного  пространства

 

В составе «Контура логистики» все задачи решаются комплексно, это является основным преимуществом его использования для управления закупочной деятельностью. По мнению специалистов в области управления логистической деятельностью на предприятии, «Контур логистики» системы «Галактика» отличается функциональной полнотой и удобством эксплуатации.

2. «1С-Логистика: Управление  складом». Данный программный продукт  предназначен для автоматизации  управления складским хозяйством  предприятия. При ее использовании  уменьшается количество ошибочных  складских операций, повышается  точной и оперативность учета  товара, уменьшаются затраты на  заработную плату складских работников  и т.д. Система поддерживает  работу с различными типами  оборудования: принтерами этикеток, сканерами штрих-кода и др. [10, с. 149]

3. «Фолио». Данный программный  продукт отличается большой функциональной  полнотой. Он включает в себя: «Фолио-WinСклад», «Фолио-ЛогистикСклад», «Фолио-ЗаказПоставка», «Фолио-Интернет-Заказ» и т.д. Программный модуль «Фолио-ЗаказПоставка» автоматизирует работу отдела закупки и отдела логистики. В функциональном смысле представляет собой систему, отслеживающую цепочку поставок от заказа поставщику до прихода на склад. Преимущества: поддержка полного цикла документооборота, подбор поставщиков по нескольким критериям (цена, сроки, качество, надежность), возможность консолидации и подачи заявок в разной форме. [10, с. 68]

4. «Oracle». В данной системе находится модуль «Закупки», который представляет собой интегрированное программное решение для учета данных о поставщиках, ведения информации о заявках и заказах предприятия, а также для управления процессом поступления сырья и ресурсов. Данный модуль позволяет вести базу данных поставщиков, автоматизировать работу с заявками на приобретение, управлять процессом получения сырья и материалов. [10, с. 240]

Здесь рассмотрены только наиболее известные программные  продукты отечественных и зарубежных производителей, которые уже достаточно широко внедрены в бизнес-практику, а на самом деле их ассортимент  гораздо шире и продолжает увеличиваться.

На любом предприятии  необходимо оценивать степень эффективности  использования информационного  обеспечения закупочной деятельности, также необходимо знать, какие программные  продукты существуют и как, по возможности, внедрить их. От этого зависят отношения  с поставщиками предприятия, а также  целесообразный их поиск и выбор.

1.4 Поиск и выбор  поставщиков

Выбор поставщиков играет очень важную роль в деятельности предприятия. Для того чтобы фирма  получала прибыль, существует множество  факторов, один из которых – бесперебойность  поставки сырья и материалов. Это  может обеспечиваться именно поставщиками, эффективно и качественно занимающимися  своей деятельностью.

Решение о размещении заказа определенного объема у того или  иного поставщика должно приниматься  на основе совокупности критериев, разрабатываемых  каждой компанией для своего производства.

Все критерии, применяемые  при оценке потенциального поставщика, классифицируются на три группы –  техническую, организационно-экономическую  и психологическую. [8, с. 95]

Техническая группа критериев  включает оценки потенциальных поставщиков:

· производственная мощность поставщика;

· соответствие современному уровню технологии;

· комплектность поставляемой продукции и возможные нарушения;

· развитость инфраструктуры (транспорт, информационные системы);

· ассортимент поставляемой продукции, т.е. возможности поставщика;

· наличие дефектов в продукции (оценка постоянства качества).

Организационно-экономическая  группа критериев включает в себя:

· доступность продукции (наличие продукции на различных  складах);

· условия доставки продукции (выбор транспортного средства);

· сроки поставки и условия  оплаты продукции;

· удаленность поставщика;

· финансовое положение поставщика (долги, кредиты, грань банкротства);

· организация логистики;

· стабильность стиля поставки (восприятие продукции потребителем).

Психологическая группа критериев  включает в себя:

· надежность поставщика (честность, порядочность и т.д.);

· предыдущая история поставщика, его репутация (период существования  поставщика на рынке в условиях конкуренции);

· местонахождение поставщика (климатические и другие условия  расположения потенциального поставщика);

· договорная дисциплина (выполнение своих обязанностей).

Информацию по перечисленным  критериям выбора поставщика не всегда удается получить у потенциальных  поставщиков, поэтому необходимо прибегать  к услугам предприятий, владеющих  определенными данными, характеризующими поставщика.

Одним из важных вопросов при  работе с потенциальными поставщиками является принятие альтернативного  решения:

· иметь одного поставщика на условиях прямых длительных производственно-хозяйственных  связей;

· сотрудничать с несколькими  источниками материально-технических  ресурсов. [8, с. 103]

Оба варианта решения этой проблемы имеют, соответственно, положительные  стороны и целый ряд преимуществ, представленных в таблице 1. [11, с. 337]

Таблица 1 Преимущества при  выборе одного или нескольких источников снабжения

Один поставщик	Несколько поставщиков
1. Долгосрочный контакт  может исключать возможность  разделения заказа	1. Решение проблемы при  появлении срочных и объемных  заказов
2. Поставщик является эксклюзивным  обладателем патентов	2. Повышение гарантий снабжения  за счет использования нескольких  источников
3. Поставщик удовлетворяет  критериям качества продукции  и стоимости	3. Значительное снижение  зависимости потребителя от поставщика
4. Объем заказа достаточно  мал, и нецелесообразно делить  его между поставщиками	4. Возможность предоставления  дополнительных сервисных услуг
5. Концентрация закупок  может привести к соответствующим  скидкам	5. Гибкость снабжения и  снижение риска несвоевременности  поставок продукции

Для поиска потенциальных  поставщиков могут быть использованы следующие методы: объявление конкурса, размещение рекламы в Интернете, изучение каталогов, объявлений в СМИ, посещение выставок и ярмарок, переписка  и личные контакты с возможными поставщиками, обращение к специальным посредникам. Наиболее распространенными и эффективными методами получения и оценки предложений  от потенциальных поставщиков являются конкурсные торги и письменные согласования между поставщиками и потребителями. [4, с. 196]

Основной показатель профессионализма любого специалиста по закупкам –  знание источников. А инструменты, к  которым наиболее часто прибегают  эти специалисты в настоящее  время, - онлайновые поиски, электронные  каталоги и веб-сайты компании. К другим источникам этого рода относятся профессиональные журналы, рекламные объявления, переговоры с торговыми представителями, коллегами, профессиональные контакты и собственные учетные документы отдела продаж.

В отборе источников информации следует руководствоваться правилами:

1. Нельзя ограничиваться  одним источником информации, в  независимости от объема и  глубины предоставляемой им информации.

2. Как минимум 1 из используемых  источников должен быть независимым.

После принятия решения о  выборе поставщика осуществляется работа с ним. Проводится подготовка и планирование переговоров; знакомство с торговыми  представителями поставщика и анализ предлагаемых условий; обсуждение технических  условий с указанием типа, количества, качества и цены продукции, места  и времени исполнения заказов, условий  обслуживания и гарантийных обязательств. Как правило, на начальной стадии работы с поставщиками практикуется вариант проведения пробных заказов, по результатам которых проводится оценка способности поставщика по обеспечению потребности потребителя в краткосрочной и долгосрочной перспективе.

В дальнейшем осуществляется оперативная работа в различных режимах, используемых на конкретном предприятии. [8, с. 105]

Таким образом, сущность закупочной деятельности предприятия будет  складываться из самого процесса снабжения  и выбора оптимального метода закупки, а также из поиска и выбора поставщиков  ресурсов и сырья для данного  предприятия, и все это необходимо рассматривать в разрезе с  информационным обеспечением закупочной деятельности данной фирмы.

Все эти составляющие закупочной деятельности важны для каждой организации, и их подробное рассмотрение необходимо совместить с эффективным применением  на практике.

 

2. Анализ закупочной  деятельности на предприятии  ООО «КБЕ»

2.1 Организационная  структура и описание вида  деятельности предприятия ООО  «КБЕ»

Организационно-правовая форма  предприятия – общество с ограниченной ответственностью «КБЕ». «Обществом с  ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими  лицами общество, уставный капитал  которого разделен на доли определенных учредительными документами размеров; участники общества с ограниченной ответственностью не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов». [2, ст. 87]