Административная служба гостиницы

Административная служба гостиницы

 

Данная служба чаще всего включает в себя: секретариат (executive office), отчетную часть (controlling department = accounting department), отдел  кадров (human resources department = personal department).

Расчетная часть отеля, или бухгалтерия, решает все финансовые вопросы. В своем составе данное подразделение имеет главного бухгалтера (controller). В расчетной части существует специализация бухгалтеров по выполнению определенных операций. Так, один бухгалтер обрабатывает платежные документы, поступающие из службы приема в размещения и связанные с приемом оплаты за проживание и дополнительные платные услуги. Другой бухгалтер ведет финансовую документацию, поступающую из службы организации питания. Третий – занимается расчетами, связанными с начислениями заработной платы сотрудникам отеля. В этом подразделении необходима позиция кассира. В рамках этой службы может быть отдел дебиторов, отдел кредиторов. Как правило, к финансовой службе отеля относится отдел контроля за движением товаров и цен (cost Control), а также отдел снабжения (Purchasing Department).

Отдел кадров, или другими словами, отдел управления человеческими  ресурсами, решает вопросы подбора, расстановки, продвижения персонала, организации обучения и повышения  его классификации. Это подразделение призвано создавать и поддерживать необходимые условия труда, техники безопасности. Подразделение возглавляет начальник отдела кадров (personnel manager), или по-иному – управляющий по персоналу (chief human resources manager). В больших гостиницах предусмотрена должность заместителя начальника отдела кадров (assistant human resource manager), менеджер по обучению (training manager). В некоторых гостиницах есть штатная единица секретаря, инспектора по аттестации, психолога, эколога и т. д., часто служба безопасности (security), включая персонал служебного входа (staff entrance), а также персонал медицинского пункта (doctors), которые находятся в подчинении отдела кадров

 

 

Административный отдел  отвечает за организацию правления всеми службами и отделами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм, правил по охране труда, по технике безопасности, по противопожарной и экологической безопасности 
 
 
Административная служба отвечает за организацию управления всеми службами гостиничного комплекса, решает финансовые вопросы, вопросы кадрового обеспечения, занимается созданием и поддержанием необходимых условий труда для персонала гостиницы, контролирует соблюдение установленных норм и правил по охране труда, технике безопасности, противопожарной и экологической безопасности.

 

В состав службы входят секретариат, финансовая служба, кадровая служба, эколог, инспекторы по противопожарной безопасности и технике безопасности.

 

Финансовая служба решает вопросы финансового обеспечения предприятия, получает отчеты от кассиров каждой торговой точки предприятия, включая службу питания, службу портье, сувенирные киоски и спортивные комплексы, если таковые имеются. Финансовая служба ведет единый финансовый учет на предприятии (то есть доходы от торговых точек, учет расходов и доходов, ведение операций по учету оплачиваемого рабочего времени, выплачиваемые бонусы, а также получаемые отдельными работниками чаевые).

 

Кадровая служба решает вопросы подбора, расстановки и  повышения квалификации кадров. В  обязанности этого подразделения  входит ведение личных дел всех сотрудников  гостиницы.

 

Секретариат занимается вопросами документационного и  информационного обеспечения деятельности гостиничного комплекса

 

Учет:

Учетом в гостинице  занимается финансовая служба, которая  ведет следующие операции: 

 

1. Расчеты по счетам  клиентов. Ежедневно (обычно ночью) подводятся балансы по всем клиентским счетам.

2. Подсчет ежедневных  доходов по каждому доходообразующему  подразделению отеля (касса в  каждом подразделении ведет свой  учет).

3. Составление ежедневного  отчета генеральному директору, в котором представлены доходы по подразделениям, загрузка номерного фонда и некоторые другие показатели в сравнении с прошлым периодом.

4. Расчеты по закупкам. Счета-фактуры, завизированные в  соответствующем подразделении  отеля, поступают в бухгалтерию. Оплата поставщикам обычно производится в конце месяца.

5. Начисления и выплата  заработной платы.

6. Ведение финансового  и управленческого учета.

 

Финансовая  служба

Финансовая служба гостиницы  управляет денежными потоками. Её деятельность направлена на повышение результативности гостиничного бизнеса. В отличие от бухгалтерской службы финансисты контролируют деятельность с точки зрения экономической прибыли, т.е. учета соотношения реальной прибыли и всех ресурсов, потраченных на её получение.

Одним из методов деятельности финансовой службы является бюджетирование, т.е. построение внутреннего экономического учета доходов и расходов по предприятию в целом и по подразделениям, что позволяет выявить реальный финансовый результат работы. На предприятии, кроме финансовой службы, работает бухгалтерское подразделение, которое структурно может входить в ее состав.

Все организации обязаны  вести бухгалтерский учет. Ответственность  за его ведение несет руководитель организации. За уклонение от бухгалтерского учета, искажение отчетности и несоблюдение сроков ее представления руководители и лица, отвечающие за постановку бухгалтерского учета, привлекаются к административной и уголовной ответственности.

 

В зависимости от организационно - правовой формы организации, объема учетной работы, степени механизации и автоматизации обработки экономической информации руководитель может:

 

· Создать бухгалтерскую  службу как структурное подразделение, возглавляемое главным бухгалтером;

 

· Ввести в штат должность  бухгалтера;

 

· Передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру специалисту;

 

· Вести бухгалтерский  учет лично.

 

Крупные компании, имеющие  филиалы или дочерние организации, выделенные на самостоятельные балансы, обычно используют децентрализованную форму ведения бухгалтерского учета. Отдельные предприятия передают в бухгалтерию головной организации свои итоговые финансовые показатели в виде отчетности, а в бухгалтерии материнской компании ведется сводная консолидированная отчетность по всей компании с учетом результатов деятельности всех предприятий

кадровая служба гостиничного комплекса

формирование  кадров организации

• развитие работников;

• совершенствование организации  труда и его стимулирование, создание безопасных условий труда.