Трудовая книжка: понятие, правила заполнения, учета и хранения

3. Сведения о награждениях  и поощрениях: награждения орденами  и      медалями, присвоение  почетных званий; награждения и поощрения за       успехи в работе,  предусмотренные правилами внутреннего  трудового       распорядка и   уставами   о   дисциплине; другие   поощрения   в       соответствии с действующим законодательством;

4. Сведения об   открытиях,   на   которые выданы  дипломы,  об       использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

В графе 3 раздела "Сведения о работе" в  виде  заголовка пишется полное

наименование предприятия. Под этим  заголовком  в  графе  1  ставится

порядковый  номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 пишется: "Принят или назначен в такой-то цех, отдел, подразделение,  участок,  производство" с указанием их конкретного наименования, а также наименования работы, профессии или должности  и присвоенного разряда. 

Отмечается в   трудовой   книжке   и    работа в    составе специализированных   или   комплексных   бригад   с одновременным указанием совмещения нескольких профессий. Запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится администрацией по месту основной работы на  основании  приказа администрации предприятия,  учреждения,  организации,  где работник принят на работу по совместительству. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы. Перевод работника  на  другую  постоянную работу  на  том  же      предприятии оформляется в таком же порядке, как и прием на работу.

В  трудовые книжки рабочих и служащих в раздел "Сведения       о

награждениях" вносятся следующие сведения:

• о  награждении  орденами и медалями и о присвоении почетных званий на основании указов Президиума  Верховного  Совета  СССР  и указов   Президиумов Верховных   Советов  союзных  и  автономных республик; о награждении почетными грамотами Президиумов Верховных Советов союзных и автономных республик;
• о присвоении званий: "Лауреат Ленинской  премии",  "Лауреат Государственной премии";
• о награждении почетными грамотами и нагрудными  знаками  на основании постановлений ВЦСПС;
• о награждении и присвоении  почетных  званий  на  основании решений ЦК ВЛКСМ;
• о  присвоении  званий  и  награждении  нагрудными  знаками, значками, дипломами,   почетными   грамотами,   производимыми  в соответствии  с законодательством  министерствами,   ведомствами, исполкомами   Советов народных   депутатов   совместно   или  по согласованию с соответствующими профсоюзными  органами  (например, присвоение   звания   "Почетный   горняк", "Почетный  металлург",  "Почетный шахтер",  присвоение звания лучшего
• работника по  данной профессии,   награждение   почетной  грамотой
• министерства  и  ЦК профсоюза;
• о награждении медалями,  ценными подарками и Дипломами ВДНХ;
• о  присвоении  звания  Ударника  труда (в случае  лишения  звания  в
• трудовую  книжку  вносится   об   этом  соответствующая запись).

В  трудовые книжки рабочих и служащих в раздел "Сведения о поощрениях"

вносятся следующие сведения:

• О  поощрениях  за  успехи  в  труде,  применяемых  трудовым коллективом в соответствии с Законом СССР "О трудовых  коллективах и  повышении  их  роли в управлении предприятиями,  учреждениями, организациями";
• О   поощрениях   за  успехи  в  работе  на  предприятии,  в учреждении, организации,  предусмотренных  правилами  внутреннего трудового   распорядка и  уставами   о  дисциплине   (объявление  благодарности,   выдача   премии, награждение  ценным  подарком, награждение  почетной  грамотой  предприятия, занесение  в Книгу       почета,  на Доску почета и др.),  а также о поощрениях, полученных рабочими и служащими в колхозах, совхозах и других государственных предприятиях  сельского  хозяйства  в период  оказания помощи этим хозяйствам;
• О   других   поощрениях   в   соответствии   с  действующим законодательством;
• Об открытиях,  на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о  выплаченных  в связи с этим вознаграждениях.

3. Исправление записей в трудовой книжке 

В  случае  выявления  неправильной  или  неточной  записи      сведений  о работе,  переводе  на  другую  постоянную  работу,  о награждениях   и поощрениях исправление  производится  администрацией того предприятия,  где была внесена соответствующая запись.  Администрация по  новому  месту  работы  обязана оказать работнику в этом необходимую помощь.

Если  предприятие,  внесшее  неправильную  или   неточную      запись,

ликвидировано, исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией,  которой было подчинено  ликвидированное предприятие.

Исправленные сведения о работе,  о  переводах  на  другую      постоянную работу,  о  награждениях  и  поощрениях  и др.  должны      полностью соответствовать подлиннику приказа или  распоряжения.  В случае  утраты приказа  или  распоряжения  либо несоответствия их  фактически выполнявшейся работе  исправление  сведений  о  работе производится   на   основании других  документов,  подтверждающих      выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания   не   могут  служить  основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах "Сведения   о   работе", "Сведения   о   награждениях", «Сведения о поощрениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание  ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

Изменения записей в трудовых книжках о  фамилии,  имени, отчестве и дате рождения производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов  (паспорта,  свидетельства о  рождении, о  браке, о  расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и  др.)  и со  ссылкой  на  номер  и  дату  этих    документов. Указанные изменения вносятся  на  первой  странице  (титульном  листе)  трудовой  книжки. Одной  чертой зачеркивается и  записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы записываются на внутренней стороне  обложки  и заверяются  подписью  руководителя  предприятия  или  специально уполномоченного  им  лица  и печатью предприятия или печатью отдела кадров.

В таком  же  порядке  при  необходимости  вносятся изменения в сведения об образовании, профессии, специальности. Если за время работы рабочего или служащего наименование предприятия изменяется, то  об этом отдельной строкой  в  графе  3 трудовой книжки делается запись, а  в  графе  4 проставляется      основание  переименования  - приказ  (распоряжение),  его  дата и номер.

2.4. Дубликат трудовой книжки

При наличии  в  трудовой  книжке  записи  об  увольнении   или      переводе на    другую    работу,    впоследствии    признанной      недействительной, по просьбе работника выдается дубликат трудовой  книжки без внесения в нее записи, признанной недействительной. Выдача дубликата трудовой книжки производится  администрацией  по последнему месту работы. Документы, подтверждающие стаж работы,  предшествующий поступлению на данное предприятие,  в  учреждение, организацию,  не требуются. При этом в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись:  "Дубликат".  На первой  странице  прежней  трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" и  она  возвращается  владельцу  для представления  ее впоследствии  в органы социального обеспечения для документального подтверждения  трудового  стажа  до  поступления  на работу на предприятие, в учреждение, организацию, где выдан дубликат.

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно  заявить об  этом  администрации предприятия по  месту  последней работы.  Не  позднее  15 дней после заявления администрация выдает работнику  другую  трудовую  книжку  или вкладыш  к  ней (новых  образцов)  с  надписью  "Дубликат" в  правом верхнем углу первой страницы.

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим  правилам.  В разделы "Сведения  о  работе", "Сведения  о награждениях" и  "Сведения о поощрениях" при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях  по  месту  последней  работы  на  основании  ранее изданных  приказов  (распоряжений).

Если  работник  до  поступления на данное предприятие уже работал в качестве рабочего  или  служащего,  то  при  заполнении дубликата  трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3, прежде всего, вносится запись об  общем стаже  работы  в  качестве рабочего  или  служащего  до  поступления  на данное предприятие, подтвержденном документами.

Общий стаж  работы записывается суммарно, то есть указывается общее

количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и на каких должностях работал  в прошлом владелец трудовой книжки. Если из   представленных   документов видно,   что  работник переводился на другую постоянную работу в том же  предприятии, то об этом делается соответствующая запись. Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в графе  3 - причина  увольнения, если  в  представленном работником документе имеются такие данные. В том случае,  когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе  в  прошлом,  в  дубликат трудовой  книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.  В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на  основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.

Документы,  подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу.

Администрация  обязана  оказать  содействие  работнику в получении

документов,  подтверждающих  стаж   его   работы,   предшествующий

поступлению в данное предприятие. Не указываются в  суммированном  общем  стаже  работы, а записываются отдельной  строкой  со  ссылкой  на  дату,  номер  и наименование соответствующих   документов   следующие записи:

• о  времени  пребывания  в народном ополчении и партизанских отрядах с указанием даты зачисления и даты увольнения со службы;
• о времени обучения в совпартшколах и на рабфаках;
• о работе в качестве члена артели промысловой кооперации.

Если  трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность (обгорела, изорвана,  замазана  и  т.п.),  то  администрация  предприятия по  последнему  месту работы  выдает  рабочему или служащему дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней. При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы в данной организации осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника, а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности в одной организации. Если работник до поступления в данную организацию уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт. По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника. Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки. В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил). Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника, либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, в организациях ведутся:

• приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социального развития Российской Федерации.

В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка. В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.