Автоматизація обліку витрати палива на автотранспортному підприємстві

1. Виберіть команду Створити в меню Файл, а потім виберіть посилання Загальні шаблони.

2. У діалоговому вікні Шаблони відкрийте вкладку, що містить шаблон цієї форми, і двічі клацніть цей шаблон.

Якщо потрібний шаблон не відображається на жодній із вкладок, переконаєтеся, що цей шаблон зберігається в папці Шаблони чи її підпапці, або звернітьсядо системного адміністратора за довідкою по пошуку і використанню форми.

3. Уведіть необхідні зведення і випливайте іншим інструкціям у формі.

4. Натисніть кнопку  Зберегти

5. У поле Папка відкрийте  папку, у якій варто зберегти  дану копію форми.

Якщо форма використовується іншими користувачами, і потрібно зберегти її копію в мережі, довідайтеся в адміністратора системи, де варто зберегти данукопію форми і під яким ім'ям.

6. У поле Ім'я файлу введіть ім'я форми і натисніть кнопку Зберегти.

Якщо форма була спроектована таким чином, щоб копіювати введені дані в базу даних, при збереженні форми буде задаватися питання про тім, чи варто додати дані в базу як новий запис. Натисніть кнопку Так, щоб додати дані.

РОЗДІЛ 3. АЛГОРИТМ ВИРІШЕННЯ  ЗАВДАННЯ ВИТРАТ ПАЛИВА

3.1. Проектування інтерфейсу

В нашому випадку таблиці використовуються в якості баз даних. Розглянемо особливості їх формування в середовищі Excel.

Список - це набір рядків таблиці Excel, який зберігає пов'язані  дані. Якщо сформувати робочий лист, дотримуючись певних правил, то програма буде сприймати його як базу даних.

Список складається  з трьох основних структурних  елементів:

Записи подібні картками бібліотечного каталогу. Кожна запис  повинен містити повний опис конкретного  елемента.

Поля - це окремі категорії, по яких впорядкована інформації в списку (окремий стовпець - окрема категорія).

Заголовна рядок складається  із заголовків стовпців і розташовується на самому початку списку. Заголовки - це мітки відповідних полів. Excel використовує їх при сортуванні, пошуку, видачі звітів за списками. Рекомендується виділяти заголовну рядок, відформатувавши її інакше, ніж інші дані. Не слід вставляти порожній рядок між заголовної рядком та іншими рядками списку, тому що деякі інструменти, наприклад, автофільтр коректно працюють тільки з безперервними діапазонами.

У списку Excel кожен стовпець - це поле, а кожен рядок - це запис.

У діалоговому вікні Form (Форма) нескладно відредагувати  будь-який запис. Однак редагувати таким  чином можна лише значення, але  не формули. Значення, що є результатом обчислення за формулою, також з'являється у вікні Form (Форма), але в цій графі не можна здійснити редагування. Те ж відноситься до захищених осередкам.

Якщо в робочій книзі  є діапазон, ім'я якого база_данних, обробляти за допомогою форми  Ви зможете тільки цей діапазон. Причому, якщо Ви спробуєте скористатися формою для роботи зі списком на аркуші, не містить діапазон база_данних, Ви отримаєте повідомлення про помилку.

Після клацання на кнопці Criteria (Критерії) діалогове вікно Form (Форма) перетворюється у вікно пошуку. Тепер Ви можете ввести критерії пошуку по одному або декількох полях, причому, щоб знайти групу записів, необхідно використовувати оператори порівняння. Щоб видалити критерії пошуку, клацніть на кнопці Clear (Очистити). Сам пошук запису здійснюється за допомогою клавіш Find Next (Далі) і Find Prev (Назад). При клацанні на відповідній кнопці у вікні форми з'явиться наступна (або попередня) запис, що задовольняє заданим критеріям. Якщо ж критерій не заданий, тоді Ви будете просто переміщатися по елементах списку. Щоб повернутися в форму, не здійснюючи пошук, клікніть на кнопці Form (Виправлення). Клацання на клавіші Restore (Повернути) скине зміни до запису або в критеріях пошуку і поверне попередні значення.

На робочому листі  Модель (рис. 3.1.) В області А2: С7 знаходиться таблиця, призначена для введення найменування моделі автомобіля і його базової лінійної норми витрати палива на 100 км. пробігу автомобіля. Дані в неї вводяться на підставі відповідних нормативів. Представлена ​​таблиця при необхідності може бути розширена залежно від наявного на підприємстві автопарку. 

Рис. 3.1. Робочий лист Модель

 

 

Робочий лист Норми

Робочий лист Норми (рис. 3.2.) Призначений для введення різних коригувальних коефіцієнтів витрати палива, які дозволяють враховувати виконану транспортну роботу, кліматичні, дорожні та інші умови експлуатації автомобіля з його урахуванням специфіки роботи. 

Рис. 3.2. Робочий лист Норми

Таблиця на аркуші Норми  займає область А2: С14 і складається  з трьох складових:

• найменування статей норм (стовпець А), на підставі яких відбувається збільшення або зниження нормативної  витрати палива;

• в стовпчик В введені  скорочені найменування цих норм для присвоєння імен осередкам, які  знаходяться в стовпці С;

• в стовпець З безпосередньо введені розміри цих норм.

Для присвоєння імен осередкам  з введеними даними, виділіть діапазон комірок В2: С14 і за допомогою комбінації клавіш Ctrl + Shift + F3 викличте діалогове  вікно Створити імена та натисніть  кнопку ОК. При необхідності цей список може бути розширений

Таблиця імен осередків  використовуються в додатку

У створюваному додатку  буде присвоюватися досить велика кількість  імен, тому є сенс на окремому аркуші помістити ці імена та адреси осередків, яким вони будуть привласнені. Для цього на виділеному для цієї мети робочому листі Імена виділіть клітинку, з якої буде формуватися цей список, і виконайте команду Вставка / Имя / Вставити або натисніть клавішу F3. У діалоговому вікні Вставлення імені (рис. 3.3). Натисніть на кнопку Всі імена, після чого відбудеться вставка всіх імен привласнених в цьому додатку. В якості довідки імена, використовувані в книзі Витрата палива, показані на рис. 3.3. 

Рис. 3.3. Робочий лист Імена з іменами осередків, використовуваними в книзі Витрата палива

Робочий лист Водії

На робочому листі  Водії (рис. 3.4.) Знаходяться два списки:

• в шпальтах А: В обліковий  склад водіїв;

• в шпальтах D: Е державні номерні знаки автомобілів, що перебувають  на підприємстві. 

 

Рис. 3.4.Робочий лист Водії

Робочий лист БазаДанних

Робочий лист БазаДанних зображений на рис. 3.5. і призначений для збору і зберігання інформації по вводиться дорожніми листами. На ньому зліва направо розташовані такі дані:

Модель автомобіля, державний  реєстраційний. номер, прізвище та ініціали водія;

• Дата виїзду з гаража;

• Дата повернення в гараж;

• Кількість днів дії подорожнього листа (днів);

• Показання спідометра при виїзді з гаража (км.);

• Показання спідометра при поверненні (км.);

• Пробіг (км.);

• Часів на обігрів (год);

• Виконання транспортної роботи (т-км);

• Витрата ПММ згідно подорожнього листа (л.);

• Лінійна норма на пробіг (л.);

• Обігрівач (л.);

• Транспортна робота (л.);

• Часті технологічні зупинки (л.);

• Бітумне покриття за містом (л.);

• Термін експлуатації автомобіля більше 8 років (л.);

• За роботу при температурі (л.);

• За роботу в місті (л.);

• За гірську місцевість (л.);

• Загальна витрата ПММ за нормами (л.);

• Економія ПММ (л.);

• Перевитрата ПММ (л.).

Записи в табличній базі даних  на аркуші БазаДанних відсортовані за спадною по стовпці F - показання спідометра при поверненні в гараж. Операція сортування здійснюватиметься в момент введення інформації в табличну базу даних. Це буде надалі необхідно для пошуку самої останньої введеної записи по обраному  автомобілю.

 

Рис. 3.5. Рабочий лист База Даних

Робочий лист Введення Даних

Робочий лист Введення Даних (рис. 3.6.) Є найскладнішим в створюваному додатку. Перш ніж приступити до створення робочого лист Введення Данних розглянемо складові нормативної витрати палива.

Складові витрати палива

Складові нормативної  витрати палива можна визначити  за формулою:

ОРТ = ЛРТ + (ЛРТ х ПК) + ДРТ

, Де

ОРТ - загальна витрата  палива;

ЛРТ - лінійна витрата  палива;

ПК - поправочні коефіцієнти

ДРТ - додаткову витрату  палива.

Лінійна витрата палива (ЛРТ) прямо пропорційно залежить від пробігу автомобіля і лінійної норми витрати палива на 100 км пробігу на цю модель автомобіля. Пробіг автомобіля визначається показаннями спідометра, як різниця між його показаннями при поверненні в гараж та виїзді з нього.

Друга складова формули  залежить від лінійного витрати  палива і її можна розрахувати  двома способами:

• визначити загальний  сумарний поправочний коефіцієнт і  потім його помножити на лінійний витрата палива;

• визначити витрату  палива по кожному поправочного коефіцієнту і потім провести їх додавання.

У свою чергу поправочні коефіцієнти бувають:

• однорівневими - враховуються чи ні при розрахунку нормативних  витрат палива (наприклад, часті технологічні зупинки);

• дворівневими - якщо враховуються, то можуть розділятися ще й за величиною. Наприклад, робота взимку, залежно від температури навколишнього повітря. До однієї температури - один коефіцієнт, понад - інший.

Третя складова формули (ДРТ) визначення нормативних витрат палива, не залежить від лінійної норми, а визначається додатковими умовами. Наприклад, виконання транспортної роботи, яка визначається вагою і відстанню перевезеного вантажу. Для визначення витрати палива за цією складовою потрібно вводити додаткові дані, наприклад тонно-кілометраж виробленої роботи. А витрата палива на кожні 100т-км визначається за нормами, введеним в робочий лист Норми.

Вид робочого аркуша ВводДанних

При розробці програми задайтеся  умовою, що введення даних по подорожнього листа в робочий лист ВводДанних буде проводитися зверху вниз. Лінійний витрата палива визначається множенням обчисленого відстані пробігу автомобіля, як різниці між показаннями спідометра між поверненням і виїздом з гаража на введену в лист Норми базову лінійну норму витрати палива на 100 км.

Додатковий витрата палива (ДРТ) враховується в розрахунках тільки при активізації елемента управління Прапорець, який дозволить вводити в розрахунки додатково введені в лист ВводДанних умови (наприклад, кількість годин роботи обігрівача для обігріву в холодну пору року).

Додатковий витрата  палива, що залежить від лінійного  пробігу, враховується в розрахунках  залежно від рівня цих коефіцієнтів. Якщо коефіцієнт однорівневий, то тоді достатньо буде створення тільки одного елемента управління Прапорець, який активізує цей параметр.

Якщо ж по одній  і тій же категорії коефіцієнтів додаткової витрати палива кілька, то елементи управління об'єднуються  в групу. Тоді для введення в розрахунки одного з коефіцієнтів цього параметра, активізується елемент управління Прапорець, який займає перший рівень ієрархії. А активізація елемента управління Прапорець дозволяє ввести в розрахунки вибраний розмір коефіцієнта додаткової витрати палива активізацією одного з елементів управління Перемикач, що входять в цю групу.

Бажано ввести в лист і контролюючі функції, що дозволяють вчасно помітити введені помилки.

Робочий лист ВводДанних зображений на рис. 3.7. і буде розглянутий поблочно в послідовності даних, що вводяться і виконуваних операцій обчислення. 

 

 

 

   

Рис. 3.7. Робочий лист ВводДанних

Область введення марки, номери автомобіля і прізвища водія

Дані про модель автомобіля вводяться в клітинку D1 (рис. 3.8.). Можна вводити дані з клавіатури, але подібний метод вимагає значного часу на виконання цієї операції і уважності. Тому введіть у комірку D1 формулу:

= ВПР (E1; Модель! $ A $ 3: $ B $ 20; 2; БРЕХНЯ)

яка проводитиме пошук  обраній моделі автомобіля за порядковим номером, введеному в клітинку Е1, серед введених найменувань моделей  в таблиці на робочим аркуші Модель. Але це також не є зручним, тому що для введення порядкового номера бажано мати під руками аркуш паперу з таблицею наявних у підприємства марок автомобілів. 

Рис. 3.8. Фрагмент робочого аркуша ВводДанних з областю введення даних марки автомобіля, державного реєстраційного номера і даних про водія