Управление связями с общественностью на предприятии (организации)

При этом по социально - психологическим  основаниям, подробно эту тему мы рассмотрим чуть позже, выделяются подгруппы [6, с. 33]:

• руководителей всех уровней (они, как правило, ценят качественную информацию, не нуждаясь в комментариях);
• опытных служащих без специального образования, знающих дело вдоль и поперек (их интересуют житейские и неофициальные новости);
• новичков, только еще входящих в курс дела (для них важно понравиться всем сразу);
• молодых служащих, случайно оказавшихся в коллективе (не любят свою работу, почти безразличных к управленческой деятельности).

Если же взять за основания  сегментации функциональные роли служащих, то возможно выделение таких малых  групп:

• руководители высшего звена;
• специалисты (эксперты, ученые, сотрудники лабораторий и т.п. - они целиком поглощены отслеживанием потока научно - технической информации, на управленческую информацию времени почти не остается);
• управляющие, а также руководители временных творческих коллективов, рабочих групп, технических проектов и прочие (все их рабочее время отдается контрольно - распорядительным функциям, на чтение директив и приказов руководства отводится минимум времени);
• обслуживающий персонал - квалифицированный, неквалифицированный (занят постоянно поиском другой, более подходящей работы, - как вне, так и внутри коллектива).

В процессе взаимодействия с руководством фирмы реализуются  следующие задачи:

• определяется, а в дальнейшем уточняется миссия фирмы, ее социальная цель;
• разрабатывается и реализуется концепция формирования взаимосогласованных имиджей руководящего состава, организации в целом, ее товаров и услуг;
• осуществляется подготовка выступлений руководителей организации на переговорах, в средствах массовой информации;
• проводятся презентации, встречи, выставки, семинары, пресс - конференции и т.п.;
• разрабатываются антикризисные мероприятия, и осуществляется контроль за их реализацией;
• разрабатываются товарные знаки, фирменный стиль, комплекса мероприятий по формированию и поддержанию имиджа фирмы.

При работе с сотрудниками фирмы решаются следующие задачи:

• участие в подборе персонала, особенно непосредственно работающего с клиентами;
• поддержание взаимопонимания между членами коллектива, хорошего микроклимата;
• воспитание персонала в духе приверженности, лояльности по отношению к фирме;
• тренинг персонала для повышения навыков коммуникативного взаимодействия с клиентами и партнерами;
• исключение неподготовленного общения сотрудников с прессой по вопросам деятельности фирмы;
• проведение конкурсов "на лучшую рекламную идею", "лучшего менеджера" и т.п.;
• подготовка общественного мнения к изменению внутреннего распорядка, условий труда и оплаты, модернизации оборудования, переходу к выпуску новой продукции и т.п.;
• разъяснительная работа при назначениях и увольнениях ;
• сбор и хранение материалов по истории жизнедеятельности фирмы;
• упреждение появления слухов;
• работа с документацией, ориентированной на клиента или партнера.

Большое значение при  использовании внутренних технологий, применяемых с целью управления внутриорганизационными отношениями, имеет гармоничное и точное взаимодействие внешних коммуникаций и внутренних отношений организации. Одним из основных элементов, используемых во внутренних технологиях PR, является система консалтинга, применяемая во внутренней сфере организации [1, с. 23].

Организационное консультирование - это комплексное изучение ситуации и выработка мер по улучшению  результатов деятельности организации. Набор технологий, используемых здесь, многообразен. Психологическая работа с руководителем предприятия - главный элемент технологии внутриорганизационного консультирования. Здесь действует правило - никаких серьезных изменений в организации произойти не может, пока не изменится (или не сменится) сам руководитель. Вторая составляющая - организация деятельности: коррекция технологических цепочек, распределения обязанностей. Третья часть - работа с персоналом: повышение его квалификации, атмосфера и целевые установки коллектива, индивидуальные особенности каждого и их оптимальное сочетание для достижения успеха в деле.

Таким образом, внешние технологии в общем случае нацелены на работу с населением, большими или меньшими группами людей, то внутренние - на работу с коллективами организаций.

 

2.2 Внутрикорпоративное  общение как внутренние связи с общественностью

 

Работники и специалисты  по связям с общественностью должны осознавать, что нет служащих вообще, есть многогранная система взаимодействия малых групп, сегментов, на которые  распадается коллектив соответствии с кругом ежедневных работ каждого сотрудника. И каждая такая малая группа, обладающая своей культурой, - сфера практической деятельности по связям с общественностью. А потому внутренний PR должен осуществляться, с одной стороны, дифференцированно, с учетом структуры и культуры каждой конкретной аудитории, а с другой - с учетом необходимости интеграции усилий всех участников процесса в общую технологию, нацеленную на достижение конкретной цели. Только в этом случае можно обеспечить внимание и осмысленный отклик (обратную связь) с их стороны, что в итоге будет способствовать повышению мотивации персонала, укреплению общей корпоративной культуры [4, с. 83].

Одна из наиболее приоритетных задач внутрифирменного PR исходит  из постоянных информационных потребностей служащих: всегда быть в курсе дела относительно планов на будущее своего руководства ( об общей политике фирмы, о вновь создаваемых рабочих местах, вакансиях, о продвижениях по службе, об изменениях служебных обязанностях и т.д.).

Свободный доступ к информации способствует установлению климата  доверия между администрацией и персоналом, создает чувство общности, причастности к одному коллективу.

Успех компании тем вероятней, чем больше руководство понимает необходимость постоянного информирования служащих о будущих мероприятиях, о смысле грядущих реорганизаций и преобразований, если оно серьезно рассчитывает на помощь своих сотрудников в решении общих проблем. У специалистов PR в этой связи возникает следующие функции:

1. Оказание помощи коллективу в знании и понимании целей организации;
2. Разъяснение общей политики руководства и принципов его работы с персоналом;
3. Удовлетворение потребности служащих в информации, ознакомление с финансовой документацией и отчетностью;
4. Разъяснение особенностей новой технологии, техники безопасности, действующих норм и инструкций;
5. Информирование персонала о наличии вакансий, о системе поощрений и т.д.;
6. Ранее информирование коллектива о предстоящих нововведениях, пресечения распространения слухов и дезинформации, демотивирующих коллектив;
7. Подготовка персонала для лучшего восприятия приказов и распоряжений руководства, развивающая гибкость и адаптивность культуры организации;
8. Разъяснительная работа при новых назначениях и увольнениях.

При правильном применении теории общения информация будет  понята правильно и принята к  исполнению обеими сторонами.

Законы успешного общения  по Блэку.

Сэм Блэк, признанный авторитет  в области PR, предлагает девять правил эффективного общения [1, с. 16]:

- Всегда настаивать  на полной правде и информации.

- Сообщение должно  быть большим и понятным.

- Не преувеличивайте, не набивайте цену.

- Помните, что половина  вашей аудитории - женщины.

- Делайте общение увлекательным,  не допускайте излишней скуки,  обыденности.

- Следите за формой  общения, оно не должно быть  слишком вычурным и экстравагантным.

- Не жалейте времени на выяснения общественного мнения.

- Помните: непрерывность  общения и выяснения общественного  мнения жизненно необходимы.

- Старайтесь быть убедительным  и конструктивным на каждом  этапе общения.

Итак, говоря другими словами: приятный организационный климат, поддерживает в глазах сотрудников позитивный имидж компании и укрепляет тем самым ее корпоративную культуру.

 

2.3 Социально-психологическая  характеристика коллектива

 

Психология группы - это  совокупность определенных социально-психологических  явлений, которые оказывают сильное влияние на поведение членов группы. В их числе выделяются:

• общественное мнение (коллективные взгляды, установки, суждения);
• социальные чувства и коллективные настроения;
• коллективные привычки, обычаи, традиции;
• различные явления, возникающие в процессе взаимообщения людей (взаимные оценки, требования, авторитет).

Психология группы очень  сильно влияет на поведение людей  в группе.

От того как члены  коллектива проявляют себя в труде, общении и познании, складывается характер межличностных отношений в коллективе, формируются групповые интересы, нормы поведения, создается общественное мнение о коллективе (дружный, инициативный, склочный и т.п.).

Основными социально-психологическими характеристиками коллектива можно  считать его информированность, дисциплинированность, активность, организованность и сплоченность [5, с. 89].

1. Информированность  является одним из основных  условий сознательного поведения  человека в соответствии с  его целями и состоянием коллектива. От уровня информированности коллектива зависят результаты работы членов коллектива и всего коллектива.

Хорошо организованная информация, адресованная всем и доходящая  до каждого, делает человека сопричастным к жизни коллектива, к его целям. В таких случаях меньше остается равнодушных, пассивных работников. Гласность и сближение экономических интересов всех членов коллектива повышает стремление работающих к участию в управлении коллективом.

Никакой руководитель не может рассчитывать на поддержку  коллектива, если он не использует или слабо использует все каналы информации - устные и печатные.

2. Дисциплина - это установленный  порядок поведения людей, отвечающий  существующим в коллективе нормам  морали и права. Она позволяет  регулировать поведение в коллективе  и обеспечивать согласованность действий внутри него.

Дисциплинированность  личности в коллективе - это прежде всего показатель социального развития и ответственности человека, его  отношения к работе. Высокое сознание и понимание своей роли в коллективе определяют добросовестное отношение к выполняемой работе.

Способы поддержания  дисциплины бывают самые разнообразные: прямое государственное и должностное  вмешательство, общественное мнение, личная сознательность людей. Формами общественной дисциплины является мораль, а также  обычаи, нравы, традиции.

3. Под активностью  понимается деятельность, которая  совершается личностью не столько  в силу необходимости выполнения  служебно-должностных обязанностей, сколько как свободное самовыражение.  В этом случае активность личности  есть стремление к удовлетворению потребности в труде и познании.

Человек стремится полнее реализовать и раскрыть свои способности  и наклонности, и этим осуществляется его всестороннее, целостное развитие как личности. И чувства, и моральное  состояние, и сознательная активность человека на людях заметно отличаются от его поведения в одиночестве.

Отношение людей к  труду, их производственная и общественная активность находятся в прямой зависимости  от характера взаимоотношений руководителя и коллектива и внутри коллектива.

4. Организованность обеспечивается  четким определением и упорядочением  функций, прав и ответственности  членов коллектива. Она проявляется  в характере реакций данного  коллектива на изменения внешней  среды, на внутреннюю и внешнюю  информацию. От организованности трудового процесса зависит отношение работников к труду и состояние трудовой дисциплины.

Руководителю легче  работать в высокоорганизованном коллективе, но для создания такого коллектива от руководителя требуются большие  усилия и высокая квалификация. Дело в том, что на организованность коллектива влияет очень много объективных и субъективных факторов: и ролевая особенность личности, и общее состояние дисциплины в коллективе, и другие. Но даже идеально организованный коллектив (в его формализованном виде) в процессе его работы испытывает сбои в силу ролевых особенностей его членов как субъектов труда, общения и познания.